Dabei wird die E-Akte, anders als bisher bei der Bearbeitung von Papierakten, den sofortigen und gleichzeitigen Zugriff von berechtigten Mitarbeitern auf Dokumente und Akten ermöglichen. Sie verbessert laut IBM damit "maßgeblich" die Auskunftsfähigkeit in den Arbeitsagenturen.

Laufwege und Aktensuche gehören der Vergangenheit an

Laufwege und Aktensuche sollen ab dann der Vergangenheit angehören. Grundlage hierfür ist die Enterprise Content Management Plattform FileNet8 von IBM, eine integrierte Lösung für die Verwaltung von Dokumenten und zur Steuerung von Abläufen. Sie bietet standardisierte Schnittstellen für alle IT-Fachanwendungen und stellt die technisch-organisatorische Klammer für das digitale Dokumenten-Management und die Dokumenten-Bearbeitung dar. IBM entwickelte darüber hinaus eine für die Bundesagentur maßgeschneiderte Bedienoberfläche.

"Unser Arbeitsziel war eine transparente und mandantenfähige Ablage, mit der die Verteilung, Bearbeitung und Verwaltung der elektronische Dokumente und Akten sicher und effizient möglich ist", sagte Ekkehard Ludewigs, Leiter des Bereichs Öffentliche Auftraggeber bei IBM Global Business Services.

Die Arbeitsagenturen haben bundesweit ein sehr großes Akten-Volumen zu bewältigen: Zu den 22,2 Millionen Kundenakten kommen täglich 260.000 neue Dokumente hinzu. Das ist auch eine Herausforderung für die Digitalisierung. Diese erfolgt durch einen externen Dienstleister, der mit jedem seiner Hochleistungsscanner etwa 10.000 Blatt pro Stunde schafft. Die eingescannten Dokumente werden anschließend durch Mitarbeiter der BA signiert und per sicherer Datenleitung direkt an das E-Akte-System und somit an den Computer-Arbeitsplatz der zuständigen Mitarbeiter der Arbeitsagentur übertragen.

Verläuft die Testphase erfolgreich, soll, so IBM, das Projekt im kommenden Jahr auf ganz Deutschland ausgeweitet werden. Dann werden etwa 40.000 Nutzer Zugriff auf die Plattform haben und zehn Scan-Zentren in Betrieb sein.