Viele mittelständische Softwarehäuser betreiben ihr Projektmanagement nach wie vor pragmatisch-intuitiv, da sie einerseits hohe Wachstumsziele erfüllen müssen, andererseits aber mit ständigem Ressourcenmangel zu kämpfen haben. Früher oder später kommen sie an den Punkt, an dem eine strukturierte und konsequente Vorgehensweise über den Projekterfolg entscheidet.
Zunehmend kommt es im Projektalltag darauf an, schnell die richtigen Entscheidungen zu treffen und dabei die Zeitpläne, Kosten, Qualität und den Kunden im Auge zu behalten. Deshalb muss ein guter Projektleiter ein Allrounder sein. Seine fachliche Kompetenz bleibt wichtig, wird aber immer mehr als selbstverständliche Basis angesehen. Darüber hinaus verlangt wird ein flexibler und kommunikativer Teamleader mit einer stark ausgeprägten sozialen Kompetenz.
Foto: docstockmedia - shutterstock.com
Die wichtigsten Anforderungen an Projekt-Manager lassen sich in zehn Kernkompetenzen zusammenfassen:
1. Fachkompetenz
Umfassendes Wissen - in erster Linie über Prozesse, Geschäftszusammenhänge, Branchen und (selbstverständlich) die eigene Technologie - ist für Projektleiter grundlegend. Auch wenn er für seine Arbeit inhaltlich nicht das Wissen eines Entwicklers benötigt, sind sein technisches Verständnis und unternehmerisches Denken die absolute Ausgangsbasis für die Entwicklung von Lösungsansätzen und Verhandlungsgeschick. Je mehr interdisziplinäre Expertise er in das Projekt einbringen kann und je versierter sein Umgang mit Projekt-Management-Werkzeugen ist, desto besser fühlen sich sowohl Teammitglieder als auch Kunden aufgehoben.
2. Analytische Fähigkeiten
Einen guten Projektmanager zeichnet analytisches, logisches und vorausschauendes Denken aus. Im Projektverlauf - sowohl während der Einführung und Anpassung des Systems als auch bei jedem neuen Change Request - ergeben sich viele Fachfragen und komplexe Zusammenhänge. Diese innerhalb kürzester Zeit zu erfassen und zu untersuchen, ist eine wichtige Fähigkeit im Projektgeschäft
3. Menschenkenntnisse
Ein Projektleiter, der "gut mit Menschen kann", baut zu den Stakeholdern des Projekts positive Beziehungen auf und gewinnt damit alle Projektbeteiligten für die gemeinsame Sache. Wenn er an den Themen seiner Teammitglieder interessiert ist, ihnen zuhören und sich in ihre Probleme hineindenken kann, legt die beste Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Egal, ob Kunde oder Kollege - die Menschen fühlen sich verstanden und aufgehoben. Auch in Konfliktsi-tuationen erweist es sich als sehr hilfreich, den Charakter und das Verhalten des Gegenübers richtig einschätzen und mit verschiedenen Sichtweisen und Interessen konstruktiv umgehen zu können.
4. Kommunikationsstärke und Fingerspitzengefühl
Das nötige Fingerspitzengefühl bei der Kommunikation zeigt ein Projektleiter dann, wenn er immer die richtigen Worte findet, um seine Ideen auf den Punkt zu bringen und zu vermitteln. Es geht darum in geeigneter Form zu kommunizieren: In Abhängigkeit von der Abteilung, Kultur sowie dem Vorwissen seines Gesprächspartners muss er täglich unzählige Sachverhalte verständlich und präzise erklären. Auch die Fähigkeit, Informationen auf das Wesentliche zu beschränken und dennoch vollständig zu übermitteln, spielt im zeitknappen Projektalltag eine wichtige Rolle. Über schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen hinaus muss ein guter Projekt-Manager souverän auftreten können und ein Gefühl für Diplomatie mitbringen.
5. Motivationsstärke
Ein Projektleiter, der selbst von einer Sache überzeugt ist, kann auch andere dafür begeistern. Mit positivem Feedback sowie Anerkennung und Wertschätzung erbrachter Arbeitsergebnisse motiviert er seine Teammitglieder. Genauso ist es seine Aufgabe, die Mitarbeiter bei der Selbstmotivation zu unterstützen.
Foto: Minerva Studio - Fotolia.com
6. Ziel- und Ergebnisorientierung
Der Erfolg eines Projekts wird anhand der Zielerreichung gemessen. Deshalb zählt es für den Projekt-Manager zu einer Schlüsselkompetenz, Projektaktivitäten sowie Zeitpläne an den erwarteten Ergebnissen auszurichten. Auch in verändernden Rahmenbedingungen oder schwierigen Situationen darf er die Ziele nicht aus den Augen verlieren - Projektleiter müssen jederzeit den aktuellen Status parat haben und bei Bedarf unverzüglich Steuerungsmaßnahmen ergreifen, um das Projekt auf Kurs zu halten.
7. Kundenorientierung
Für einen guten Projektleiter spielen ein ausgeprägter Servicegedanke und die Kundenzufriedenheit eine große Rolle. Er muss die Bedürfnisse des Kunden erkennen, ihn verstehen und angemessen im Sinne von Qualität damit umgehen. So steht er beispielsweise bei der Umsetzung definierter Anforderungen in der Software den Entwicklern als "Übersetzer" und Sparrings-Partner zur Seite. Auch das Bestreben eines Projekt-Managers, die Arbeit noch stärker am Geschäftserfolg seines Auftraggebers auszurichten, ist aufgrund oft knapp bemessener Budgets besonders gefragt.
8. Zuverlässigkeit und Charakterstärke
Das Vertrauen des Kunden ist die beste Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Sich an die vereinbarten Absprachen zu halten und die Arbeitsergebnisse pünktlich sowie in zugesagter Qualität zu liefern, ist wichtig, damit sich andere auf die Aussagen des Projektleiters verlassen können. Ebenso ist es für Führungspersonen von großer Bedeutung, authentisch zu sein, Rückgrat zu haben und bei Bedarf auch eigene Standpunkte reflektieren zu können. Unbedingt notwendig ist im Projektalltag auch der Mut, kalkulierte Risiken einzugehen und dem Gegenwind - ob aus eigenen Reihen oder seitens des Kunden - standzuhalten.
9. Überblick und Organisationsgeschick
Trotz der Fülle an Aufgaben schafft es ein Allrounder, immer auf dem Laufenden zu sein und die Augen offen zu halten: in Bezug auf das Team, den Kunden, das System, den Projektstatus sowie die Zielerreichung oder extern regulierte Gesetzes- und Normänderungen. Nur ein Projektleiter, der den 360-Grad-Überblick behält, weiß jederzeit, wo jedes einzelne Teammitglied und das Projekt als Ganzes stehen und bei welchen Abweichungen wann Korrekturmaßnahmen erforderlich sind. Damit sind er und das gesamte Team in der Lage, schneller zu reagieren und effizienter zu arbeiten.
10. Flexibles Management
Künftig kommt es in IT-Projekten immer stärker auf die Fähigkeit der Projektleiter an, sich binnen kürzester Zeit an veränderte Situationen anzupassen. Dies stellt sie vor die Herausforderung, adaptiv zu planen, sich sofort mit Kunden und dem Team abstimmen zu können und neue Lösungsansätze zu finden. In diesem Zusammenhang ist es für einen Projekt-Manager wesentlich, ein gutes Maß an Entscheidungsfähigkeit mitzubringen und seinen Spielraum sowie die damit verbundene Verantwortung und Folgen zu kennen.
Ein guter Projektleiter muss also beurteilen können, ob in der jeweiligen Situation iterative, flexible Vorgehensweisen oder doch klassische Methoden geeigneter sind, und er muss auch bereit sein, neue Wege zu gehen.
Der Projekt-Manager von morgen muss also kommunikativ sein und gute Soft Skills aufweisen. In umfangreichen IT-Projekten wird es für ihn in der Zukunft noch stärker als heute wichtig sein, stets den Blick auf das große Ganze zu behalten und die Projektaktivitäten an ihrem Beitrag zum Geschäftserfolg des Kunden auszurichten.
Mehr zum Thema Projektmanager
Ein Projektmanager ist auch ein Krisenmanager