Die Arbeit an digitalen Daten und Dokumenten mit unterschiedlichen Endgeräten gehört für immer mehr Anwender zum Büroalltag. Dabei spielen vor allem mobile Endgeräte wie Laptops, Tablet-PCs und Smartphones eine wichtige Rolle. Für viele Freiberufler kommt hinzu, dass sie oft an unterschiedlichen stationären Arbeitsplätzen bei verschiedenen Auftraggebern arbeiten. Eine zentrale Herausforderung dabei lautet: „Wie schaffe ich es, immer auf alle jeweils benötigten Daten sofortigen Zugriff zu haben?“
Die Antwort liefern Cloud-Speicher
Cloud-basierte Speicherdienste liefern einfache Antworten auf diese zentrale Fragestellung. Was vor wenigen Jahren mit Dropbox als „exotischem“ Angebot begann, hat sich heute als einer der verbreitetsten Cloud-Services etabliert. Daran ändern auch die berechtigten Diskussionen über die Sicherheit der Daten im Internet wenig. Denn wer sich an die rechtlichen Vorschriften hält, ist zumindest juristisch auf der sicheren Seite – selbst wenn es insbesondere für die staatlichen Geheimdienste immer Möglichkeiten gibt, auch die besten Schutzmechanismen zu umgehen. Zudem darf man natürlich in Zusammenhang mit Cloud-Speichern das Thema Wirtschafts-Spionage nicht vergessen. Dagegen hilft aber die sorgsame Verschlüsselung der auf dem Cloud-Speicher abgelegten Daten.
Abgesehen davon arbeiten die Anbieter laufend an der Verbesserung von Sicherheit und Verfügbarkeit der Systeme, um ihrer Wettbewerbsposition langfristig zu sichern. Dass dazu auch die Bereitstellung von Rechenzentrumskapazität auf deutschem oder zumindest europäischem Boden gehört, um die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes zum Umgang mit personenbezogenen Daten zu erfüllen, haben viele Anbieter inzwischen erkannt.
Vertragliche Details genau regeln
Allerdings ist es Sache des Anwenders, Transparenz der Angebote zu fordern und sich nicht mit unverbindlichen Zusagen zufrieden zu geben, sondern auf schriftlichen Vereinbarungen zu bestehen. Darin sollten sowohl der Speicherstandort als auch die eingesetzten Verschlüsselungstechnologien, aktuelle Sicherheitszertifikate sowie das vereinbarte Service-Level inklusive der Reaktionszeiten im Falle eines Ausfalls dokumentiert sein.
Komfort und Leistungsfähigkeit
Sicherheit ist ein wichtiges, aber bei weitem nicht das einzige Auswahlkriterium für Speicherdienste. Hinzu kommen Aspekte wie eine möglichst komfortable Synchronisation der Daten und ihre Offline-Verfügbarkeit auf unterschiedlichen Endgeräten. Auch die Unterstützung der Online-Zusammenarbeit spielt für immer mehr Benutzer eine Rolle. Dabei geht es unter anderem um die Möglichkeit, Dateien und Dokumente von mehreren räumlich getrennten Benutzern bearbeiten zu lassen, so dass alle Änderungen nachvollziehbar und gegebenenfalls auch wieder rückgängig zu machen sind. Die Skalierbarkeit des verfügbaren Speichers und der anfallenden Kosten entsprechend dem eigenen Datenaufkommen schließlich ist ein weiteres Auswahlkriterium. Hier unterscheiden sich die Angebote teilweise beträchtlich. Was zum eigenen Unternehmen am besten passt, lässt sich letztlich immer im praktischen Test am einfachsten und zuverlässigsten herausfinden.
Wie sicher sind Online-Speicher?
Wer einmal erlebt hat, welche katastrophalen Folgen ein einfacher Festplatten-Crash am eigenen PC für die eigene Arbeitsfähigkeit und Produktivität haben kann, der weiß, wie trügerisch die Vorstellung von der Sicherheit der Daten im eigenen Büro sein kann. Zwar helfen die zahlreichen Anbieter von Backup-Programmen, das Risiko zu minimieren, indem sie die Daten – teils automatisiert – auf externe Speichermedien sichern. Doch wer kontrolliert wirklich regelmäßig, ob die Sicherungen umfassend durchgeführt und anschließend auch wie gewünscht wiederherstellbar sind?
Hier haben die Benutzer von Online-Speicher einen erheblichen Vorteil: In der Regel übernimmt der Dienstleister das Backup der Daten – und das mit einer Qualität in Bezug auf Sicherheit und Verfügbarkeit, die ein kleines Unternehmen selbst kaum gewährleisten kann. Dabei existiert jedoch eine wichtige Einschränkung: Die Arbeit mit dem Online-Speicher setzt eine bestehende Internet-Verbindung voraus. Und die ist vor allem für mobile Arbeiter nicht immer gegeben. Viele Freiberufler arbeiten deshalb gern zusätzlich mit portablen externen Festplatten. Sicher ist sicher.
Zehn Dropbox-Alternativen vorgestellt
Foto: Box
Box Business
Wie viele Anbieter von Online-Speicherkapazitäten positioniert sich Box als „Content-Sharing-Plattform“ für die Zusammenarbeit im Unternehmen und in der Kooperation mit anderen Firmen. Funktional beinhaltet der Dienst alles, was kleine Unternehmen und Freiberufler für eine effiziente Projektarbeit benötigen: Einen sicheren Speicher, in dem die Daten verschlüsselt aufbewahrt werden.
Das Content-Management erlaubt dem Benutzer, die Ablage systematisch nach seinen Anforderungen und Präferenzen zu strukturieren. Und der Datenaustausch durch den Versand von Links oder die Freigabe des virtuellen Datenraums für weitere Benutzer unterstützen den sicheren Zugriff von Projektteams auf alle Inhalte von unterschiedlichen Endgeräten aus. Box Business kostet 36 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer pro Monat für drei Benutzer und bietet 1 TB Speicher. Jeder weitere Benutzer kostet 12 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer. Die maximale Dateigröße beim Upload ist auf 5 GB beschränkt. Für einen vierzehntägigen kostenlosen Test des Angebots ist die Angabe einer Kreditkarte erforderlich – kundenfreundlich geht anders. Weitere Pakete zu unterschiedlichen Konditionen auf https://www.box.com/business/ und im Telekom Business Marketplace.
Foto: CloudSafe
Cloudsafe
Sichern, teilen, zugreifen – diese drei Worte beschreiben den Leistungsumfang von Cloudsafe. Der deutsche Anbieter ermöglicht dem Benutzer, seine Daten in virtuellen Safes abzulegen und auszutauschen. Sowohl die Datenübertragung als auch die Speicherung sind mit Verschlüsselung gegen unbefugten Zugang zu den Dokumenten gesichert. Das von Cloudsafe genutzte Rechenzentrum steht in Deutschland und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Die Möglichkeit zum Zugriff per WebDAV vereinfacht die Verwaltung von Dateien und Dokumenten. Eine Besonderheit des Dienstes besteht in der Tatsache, dass Cloudsafe nur die verschlüsselten Daten – ohne das Passwort des Benutzers – ablegt und somit selbst keinen Zugriff auf die Daten hat. Die Kosten des Dienstes richten sich nach dem benötigten Speicherplatz. Das Angebot „Premium L“ beinhaltet 50 GB Speicher und beliebig viele virtuelle Safes sowie die Einrichtung von Benutzergruppen zum Preis von 7,99 Euro pro Benutzer im Monat oder 79,99 Euro im Jahr.
Folio Cloud
Foto: Folio Cloud
Egal ob Deutschland, Österreich oder Schweiz: Fabasoft tritt mit dem Anspruch an, die Cloud-Daten seiner Kunden garantiert im gewünschten Land zu speichern. Damit adressiert der österreichische Anbieter vor allem Firmen, die besonderen Wert auf die Erfüllung der länderspezifischen Datenschutzregelungen legen. Die Zertifizierung nach den ISO-Normen ISO 9001, ISO 27001 und ISO 20000, die nur wenige Cloud-Betreiber aufweisen, kommt vor allem Benutzern mit hohem Sicherheitsbedürfnis entgegen. Die inhaltliche Ausrichtung des Angebots lässt sich am besten unter dem Begriff Dokumenten-Management zusammenfassen.
Beispielsweise bieten die höherwertigen Pakete leggero und medio eine durchgängige Versionierung. Benutzerfreundlich: In einem Tutorial Video auf der Webseite des Anbieters erhalten Interessenten eine anschauliche Einführung in die wichtigsten Funktionen des Dienstes. So können sie sich auch ohne Registrierung einen guten Überblick über die Lösung verschaffen. So viel Qualität und Transparenz haben auch ihren Preis: Mit gerade mal fünf GB Speichervolumen für 9,90 Euro (zzgl. MwSt.) pro Benutzer und Monat bei einer maximalen Dateigröße von zwei GB und einer Begrenzung auf 2.000 Objekte ist die Folio Cloud nicht gerade ein Schnäppchen. Für die Erweiterung auf ein Terabyte werden satte 339 Euro (zzgl . MwSt.) fällig. Zum Vergleich: Für so viel Geld gibt es netzwerkfähige Speichersysteme mit 2x2 TB Speicherkapazität für den lokalen Einsatz.
Google Drive
Erst im April 2012 kam Google mit einem eigenen Online-Speicher-Angebot auf den Markt. Allerdings hatte der Suchmaschinengigant bereits zuvor mit Diensten wie Gmail oder Google Docs Online-Speicher anwendungsbezogen zur Verfügung gestellt. Inzwischen fungiert Google Drive als gemeinsame Plattform aller Google Services und stellt dem Benutzer 15 GB Speicher kostenlos zur Verfügung. Per Android- und iOS-App lässt sich diese Kapazität auch von mobilen Endgeräten aus nutzen. Für 4 Euro pro Monat (zzgl. MwSt.) gibt es 30 GB. Um auf 200 GB zu kommen, müssen Unternehmen 13,50 Euro zzgl. MwSt. pro Benutzer und Monat ausgeben. Dafür gibt es eine 99,9-prozentige Verfügbarkeitsgarantie, doch die Wahlmöglichkeit des Serverstandortes oder eine ISO-Zertifizierung nach ISO 27001 fehlen.
Livedrive
Als „Aktenmappe“ (Briefcase) präsentiert sich der Online Speicherdienst von livedrive. Wie viele andere Online-Speicher auch lässt sich der Dienst wie eine physische externe Festplatte als eigenes Laufwerk im Windows Explorer oder in MacOS anlegen. Das vereinfacht die Verwaltung von Inhalten und ermöglicht das automatisierte Backup von PCs und Macs in einem Unternehmen. Den Zugriff von unterwegs stellen Apps für iOS, Windows 8 und Android sicher. Der Serverstandort in Großbritannien, also innerhalb der EU, qualifiziert den Dienst für die Speicherung personenbezogener Daten gemäß den europäischen Datenschutzrichtlinien. Wer sich für einen Zweijahresvertrag entscheidet und im Voraus bezahlt, erhält das Paket Business Express mit 2 TB Speicher und Zugriff für drei separate User zum Preis von 25 Euro pro Monat für drei Benutzer. Bei monatlicher Zahlungsweise werden 35 Euro (zzgl. MwSt.) fällig.
Skydrive
Neben den 7 GB Speicherplatz, die jedem Windows-Benutzer kostenlos zur Verfügung stehen, bietet Microsoft jetzt auch verschiedene Pläne zur Erweiterung der Speicherkapazität an. Die Kosten belaufen sich im größten Paket auf 74 Euro pro Jahr für 200 GB. Das entspricht einer Monatsgebühr von 5,83 Euro und liegt damit deutlich unter dem Google-Angebot. Der Zugriff vom PC erfolgt wahlweise über den Web-Browser – dann präsentiert der Dienst sich in der kühlen Kachel-Optik von Windows 8 – oder durch Integration des Speichers in den Windows-Explorer als eigenes Laufwerk. Das funktioniert sowohl bei Windows 8 als auch bei Windows 7 ganz einfach durch den Download einer App – wie bei anderen Diensten auch. Analog dazu erfolgt der Zugriff via iOS-, Windows 8- oder Android Device mittels entsprechender Apps. Neben den reinen File-Sharing-Funktionen hebt der Anbieter vor allem die Möglichkeit zur Zusammenarbeit an den Dokumenten im Skydrive mittels Office Web Apps hervor.
HiDrive Pro
„TÜV-geprüfte Datensicherheit“ nach ISO 27001 bietet Strato seinen Kunden mit dem Service „HiDrive Pro“ , einem Online-Speicher für den Einsatz mit den Betriebssystemen Mac OS, Windows und Linux. Der Dienst verschlüsselt die Datenübertragung mit SSL/SSH und lässt sich per SMB/CIFS als normales Laufwerk einbinden. So können Benutzer den Speicher wie lokale Laufwerke verwenden und ihre Daten und Dokumente per Drag&Drop organisieren. Die Online Festplatte mit einem Terabyte kostet 39,90 Euro pro Monat bei monatlicher Zahlung und einer Vertragslaufzeit von 24 Monaten. Darin enthalten sind 20 Benutzer- und 5 Admin-Konten ohne Begrenzung des Transfervolumens. Hinzu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr in Höhe von 9,90 Euro. Damit eignet sich der Dienst besonders für die Übertragung großer Datenmengen im Bereich von mehreren Gigabyte, die bei anderen Diensten häufig nicht vorgenommen werden können.
Schön: Strato bietet Transparenz über die eingesetzten Technologien, Zertifikate sowie über den Serverstandort (Deutschland).
Unschön: Strato verlangt für die Registrierung zum kostenlosen 30-Tage-Test die Eingabe von Mobilfunknummer und Bankdaten.
Sugarsync
Der Name deutet es an: Sugarsync stellt die Synchronisierung des Datenbestandes auf dem eigenen PC mit dem Onlinespeicher in den Fokus des Dienstes. Während der Benutzer arbeitet, werden seine Dateien fortlaufend und mit SSL-Verschlüsselung auf seiner SugarSync-Webseite gesichert. Nachdem die Daten übertragen wurden, werden sie mit 256-bit AES verschlüsselt. Das Versprechen des Anbieters lautet: „Synchronisieren ohne Grenzen“ – unabhängig von Art und Anzahl der genutzten Endgeräte. Dazu gehört das Versenden von Dateien jeder Größe. Sugarsync sorgt dafür, dass die korrekten Daten auch das entsprechende Teammitglied erreichen.
Teammitglieder können ein aktualisiertes Dokument mit wenigen Klicks zurücksenden. SugarSync speichert automatisch bis zu fünf Versionen einer gegebenen Datei. So lassen sich unerwünschte Änderungen einfach rückgängig machen. Widersprüchlich sind die Angaben zu den Konditionen von Sugarsync auf der deutschen Webseite. Dort heißt es einerseits: „Beginnen Sie mit 3 Benutzern und unbegrenztem* Speicherplatz“ und andererseits: „*Zu Beginn 1 TB Speicherplatz.“ Angeboten wird das Ganze zum „zeitbegrenzten Einführungspreis“ von 55 Dollar pro Monat. Wer sich von der kostenlosen Testversion mehr Klarheit erhofft, muss auch hier zunächst einmal seine Kreditkartendaten eingeben.
Safesync for Business
Bei Trend Micro können interessierte Kleinunternehmer und Freiberufler die Funktionalität von Safesync einfach, schnell und ohne Eingabe von Kreditkarteninfos oder sonstigen Bankdaten ausprobieren. Der Fokus des Dienstes liegt auf der Backup-Funktionalität. Darüber hinaus dient der Service als Plattform für das Teilen von Inhalten mit anderen. Dazu können Links zu freigegebenen Ordnern per Mail versendet oder Teamordner für einen festen Benutzerkreis eingerichtet werden. Letztere haben den Vorteil, dass Änderungen an den Inhalten im Teamordner automatisch allen Beteiligten automatisch zur Verfügung stehen.
Safesync for Business kostet bei 3 bis 5 Benutzern 66 Euro pro Benutzer und Jahr. Jede Benutzerlizenz beinhaltet 50 GB Speicher. Der individuelle Speicherplatz wird zu einem zentralen Unternehmensspeicher zusammengefasst. Ein Unternehmen mit vier Benutzerlizenzen zum Beispiel erhält so einen zentralen Speicherplatz von 200 GB, der von allen Anwendern gemeinsam verwendet wird.
Wuala
Wuala von LaCie mit Sitz in der Schweiz bietet Unternehmen skalierbaren Speicher und ermöglicht ihnen das Teilen von Dateien, das Sichern von Computern und die Synchronisation von Ordnern über mehrere Workstations. Besonderen Wert legt der Anbieter auf die hohen Sicherheitsstandards und die gruppenorientierte Struktur des Dienstes: Konzipiert für Teams, Arbeitsgruppen und KMUs, kann Wuala Business unabhängig von einzelnen Benutzern verwendet werden. Im Unterschied zum individuellen Speicher wird der Speicherverbrauch nicht einem einzelnen Benutzer-Konto zugeschrieben, sondern einer Firma, die aus mehreren Gruppen bestehen kann. Damit positioniert sich Wuala als Plattform für das sichere Aufbewahren und Teilen von gemeinsam genutzten Dateien und Dokumenten in der Cloud. Nur die vom Anwender dazu berechtigten Personen haben Zugriff auf die auf Wuala gespeicherten Dateien.
Zugriffsberechtigungen lassen sich auf Gruppenebene verwalten, um zu kontrollieren, wer Zugriff auf welche Informationen hat. Die Zugriffsmöglichkeit besteht bei entsprechender Berechtigung unabhängig davon, ob ein PC, Mac oder mobiles Gerät verwendet wird. Die Möglichkeit, bis zu 10 Versionen einer Datei wiederherzustellen, erleichtert das Nachvollziehen von Änderungen. Da die Daten verschlüsselt werden, können auch die Angestellten von Wuala nicht auf die Daten des Benutzers zugreifen. Wuala verwendet Verschlüsselungstechnologien wie AES, RSA sowie SHA und speichert die Dateien an mehreren Orten in der Schweiz, in Deutschland und in Frankreich. Das Starter Pack von Wuala Business kostet 389 Euro pro Jahr inklusive MwSt. und beinhaltet 100 GB Speicher für fünf Gruppen mit je 5 Benutzern. (PC-Welt)