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Intelligente Spaltenüberschriften
Die Spaltenüberschriften in Excel dienen bei der Verwendung als Tabelle dazu, sich in den Zeilen und Spalten zurechtzufinden. Beim Scrollen war es bislang allerdings so, dass die Spaltenüberschriften oben blieben und man weiter unten in der Tabelle orientierungslos war. Bei Excel 2010 können sie allerdings mitkommen und so mehr Übersicht bieten. Um dies einzustellen, markieren Sie beliebige Zelle in der Tabelle und unter "Start" und "Als Tabelle formatieren" angepasst. Dort gibt man ein, in welchem Bereich sich die Tabelle befindet, und weiß nach dem Klick auf OK immer, was man gerade analysiert.
Bedingte Formatierungen
Excel wird besonders häufig dazu verwendet, Zahlenwerte tabellarisch darzustellen - allerdings ist eine einfache Tabelle nicht immer die übersichtlichste Möglichkeit der Darstellung eines Sachverhalts. Die wichtigen Werte stehen oft zwischen weniger wichtigen Punkten und konnten bisher nicht professionell hervorgehoben werden. Mit der bedingten Formatierung in Excel 2010 ist das anders. Diese wird unter "Start - bedingte Formatierung" eingestellt, wo man aus mehreren verschiedenen Möglichkeiten auswählen kann. Auf diese Weise kann man beispielsweise Zahlen ab einem gewissen Schwellenwert markieren und darstellen, in welchen Abständen diese Schwellenwerte erreicht oder inwiefern sie überschritten wurden.
Sparklines - Diagramme in einer Zeile
Bei Sparklines handelt es sich um kleine Balken- oder Verlaufsdiagramme, die in eine Zeile passen. Sie sind eine Neuerung bei Excel 2010 und dienen beispielsweise dem Zweck, einen Sachverhalt in kleinem Rahmen graphisch darzustellen, anstatt für die Darstellung ein ganzes Diagramm erstellen zu müssen. Um Sparklines zu erstellen, wird zunächst die Zeile markiert, wo die Grafik erscheinen soll. Anschließend wird über "Einfügen - Sparklines"weiter gearbeitet. Dort kann man drei verschiedene Formen finden und eine auswählen. Bevor die Grafik fertig gestellt werden kann, tippt man die Daten der Zellen ein, aus denen die Materialien für die Sparklines verwendet werden sollen, und bestätigt die Eingabe.
Excel-Tipps 4 bis 6
Schutz vor Änderungen
Die fertige Excel-Tabelle lässt sich in Excel 2010 schnell und einfach gegen weitere Veränderungen schützen. Auf diese Weise kann man sicherstellen, dass beispielsweise die spielenden Kinder nicht die stundenlange Arbeit mit wenigen Klicks zunichte machen, die man bereits am folgenden Tag für eine wichtige Präsentation gebraucht hätte. Im Backstage-Menü gibt es dazu einige Möglichkeiten. Einfachen Schutz bietet die Option, die Tabelle als "abgeschlossen" zu markieren, wodurch sie nicht versehentlich noch abgeändert wird. Man kann sie aber auch mit einem Passwort verschlüsseln, um Diebstahl oder Manipulationen vorzubeugen - dies ist die sicherste Methode der sicheren Verwahrung.
Tabellen online abspeichern
Das komplette Office 2010-Paket von Microsoft bietet die Möglichkeit, die eigenen Arbeiten online im Internet abzuspeichern und sie von dort aus weiter bearbeiten zu können. Über den Dienst SkyDrive von Microsoft ist dieses nützliche Feature auch für Excel 2010 benutzbar geworden. Das Dokument wird über WebApps im Browser bearbeitet, sodass Office 2010 auf dem PC, mit dem man weiterarbeiten möchte, noch nicht einmal installiert sein muss. Die Möglichkeiten und Einsatzgebiete von SkyDrive sind nahezuunendlich: Auf diese Weise kann man zusätzliche Sicherheitskopien anfertigen oder die Präsentation hochladen und beispielsweise unterwegs vom Tablet-PC bearbeiten, ohne Office 2010 darauf installieren zu müssen.
Menüband minimieren
Wie alle anderen Office 2010-Anwendungen hat auch Excel 2010 ein deutlich verbreitertes Menüband erhalten. Dieses präsentiert dem Nutzer alle Anwendungen, die er bei der Arbeit braucht, bequem in einer Leiste über der Tabelle - beim PC ist dies noch kein Problem, sondern kann die Arbeit durchaus erleichtern. Beim Notebook oder bei noch kleineren Geräten wie dem Netbook oder dem Tablet-PC kann es durch das große Menüband allerdings zu Auflösungsproblemen kommen - daher sollte man es minimieren. Dies geht entweder über die einfache Tastenkombination STRG + F1 oder über einen Rechtsklick in die Menüleiste, um aus verschiedenen Funktionen zu wählen.
Excel-Tipps 7 bis 10
Schneller Zugriff auf Arbeitsmappen
Excel 2010 bietet einige interessante Funktionen an, die den schnellen Zugriff auf Arbeitsmappen erleichtern, die man immer wieder benötigt und mit denen man noch längere Zeit zu tun haben wird. Unter "Start - Optionen - Erweitert - Anzeige" entscheidet man sich zunächst für die Anzahl von Dokumenten, die man angezeigt bekommen möchte. Der Übersichtlichkeit halber sollte der Wert gering angesetzt werden. Um die chronologische Ordnung der Mappen zu unterbrechen und eine eigene Ordnung festzulegen, sollte man mit einem Rechtsklick auf das gewünschte Dokument "An Liste fixieren"auswählen, sodass das Dokument immer an vorderster Stelle erscheint.
Wochenendtage im Kalender einstellen
Bei der Erstellung eines Kalenders war es vor Excel 2010 schwierig, die Wochenendtage festzulegen. Eine einfache Neuerung in Nettoarbeitstage.intl hat dieses Problem nun gelöst, sodass man das Wochenende beliebig definieren kann. Voreingestellt ist dieser Wert auf 1, was bedeutet, dass Samstage und Sonntage als Wochenenden gelten. Die freien Tage kann man aber auch individuell definieren, indem man für den Wert 1 zunächst den Wert 0000000 eingibt - eine Ziffer für jeden Wochentag. Indem man eine 0 durch eine 1 ersetzt, erkennt Excel 2010 den jeweiligen Tag als freien Tag, an dem nicht gearbeitet wird.
Dropdown-Menü erstellen
Viele Unternehmen erstellen in Excel ihre Rechnungen, müssen aber dennoch bei jeder neuen Rechnung umständlich nach der Adresse des Empfängers suchen. Das muss mit Excel 2010 nicht sein, denn nun kann man einfach und bequem ein Dropdown-Menü erstellen, das alle möglichen Empfänger enthält, sodass man nur noch auswählen muss. Dazu erstellt man zuerst die Liste mit allen Inhalten der Zelle und wählt dann die Zelle aus, in der sie erscheinen sollen. Der Reiter "Daten" im Menüband enthält die "Datenüberprüfung", in der man eingibt, aus welchen Zellen sich das Dropdown-Menü zusammensetzen soll. Damit haben lange Suchen nach der richtigen Adresse ein Ende.
Vergleiche mehrerer Spalten
Ganz gleich, wie die Tabellen angeordnet sind - mit den Funktionen INDEX und VERGLEICH hat man die Möglichkeit, schnell Daten anhand weniger Parameter aus einer komplexen Tabelle zu finden. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn man Personen mit Nummer und Name in einer Tabelle angeordnet hat. Für eine solche Suche sähe die verschachtelte Funktion folgendermaßenaus: INDEX(A2;B8;VERGLEICH:"Name";B1;B8;0);2). Zwischen den Zellen A2 und B8 lägen hierbei die kompletten Daten. In der Spalte B1-B8 wären die Personen namentlich zu finden. Diese Werte muss man je nach Art der Tabelle abändern, um im richtigen Bereich zu suchen.
Quelle: PC-Welt