Foto: Rene Schmöl
Die Experten aus Soest schwingen die Moral-Keule: Ein strukturierter Umgang mit Software-Lizenzen sei "letztlich auch ein Prozess für den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmenswerten", so die Beraterfirma Aagon Consulting. Wen das nicht überzeugt, der sei auf juristischen Konsequenzen einer Unterlizenzierung oder Mehrausgaben durch Überlizenzierung hingewiesen.
Aagon Consulting gibt für ein effizientes Lizenz-Management folgende zehn Ratschläge:
1. Einen verantwortlichen Lizenz-Manager bestimmen: Bevor irgendein Tool gekauft wird, sollte das Unternehmen einen verantwortlichen Lizenz-Manager benennen. Er muss die Prozesse im Unternehmen etablieren, überprüfen und in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung gegebenenfalls anpassen. Diese Aufgabe erfordert in erster Linie kaufmännische und organisatorische Kompetenzen. Daher muss ein Lizenz-Manager nicht unbedingt aus der IT-Abteilung kommen. Ein Kollege aus dem Einkauf, der sich auf Vertragsmanagement spezialisiert hat, wäre auch ein guter Kandidat.
2. Software konsolidieren: Je geringer die Zahl Programme, desto einfacher das Management der jeweiligen Lizenzen. Wer beispielsweise schon einmal die Anzahl von unterschiedlichen PDF-Tools auf ein Mindestmaß begrenzt, erspart der Systemadministration und dem Support beträchtlich Arbeit. Es braucht auch kein Unternehmen fünf verschiedene Anwendungen zur Bildbearbeitung.
3. Software-Beschaffung zentralisieren: Software sollte im Unternehmen grundsätzlich durch eine zentrale Stelle beschafft werden. Dadurch vermeidet der CIO, dass sie über Umwege wie Spesenabrechnungen in das Unternehmen gelangt. Außerdem kann nur ein zentraler Software-Beschaffer prüfen, ob noch freie Lizenzen vorhanden sind oder ob alternative Software in Frage kommt. Das vereinfacht Verwaltung und Kontrolle der Lizenznachweise und Datenträger.
4. Auf korrekte Lizenzierung achten: Dieser Punkt sei "wohl einer der schwierigsten im gesamten Lizenzmanagement-Prozess", schreiben die Berater von Aagon. Die hohe Kunst bestehe darin, die "für die jeweilige Unternehmenssituation beste Lizenzform zu wählen". Das sei nicht immer die Billigste. Dazu zwei Beispiele: Für Microsoft Exchange gibt es Lizenzen auf Benutzer-Basis oder Gerätebasis. Wählt ein Unternehmen die Gerätebasis und will dann zusätzlich auch per Smartphone auf Exchange zugreifen, werden weitere Gerätelizenzen fällig.
Beispiel zwei: Bei Microsoft Office liebäugelt mancher CIO mit der günstigen Home&Business-Lizenz. Problem laut Aagon: hierbei gibt es einen Lizenzschlüssel pro Installation und die Software muss zudem von dem jeweiligen Datenträger installiert werden. Eine automatische Verteilung von Software mit einem Unternehmensschlüssel ist bei dieser Lizenz explizit untersagt. Außerdem muss die IT-Administration alle Lizenzschlüssel dokumentieren und gemeinsam mit den Datenträgern archivieren.
Aagons Fazit: Der enorme Mehraufwand für die Einzelinstallationen sowie für die Administration der Datenträger und Lizenzschlüssel kann den im Vergleich zur Volumenlizenz günstigeren Einkaufspreis schnell mehr als zunichtemachen. Da jeder Hersteller bei den Lizenzbedingungen sein eigenes Süppchen kocht, sollten Unternehmen an Lizenzschulungen der großen Hersteller teilzunehmen.
Auch an Notebooks und Heimarbeitsplätze denken
5. Lizenz-Management in Client-Management integrieren: Zur einheitlichen Beschaffung von Software gehört auch ein einheitlicher und zentral gesteuerter Prozess für deren Installation. Dabei unterstützt ein professionelles Client-Management-System (CMS). Die Inventarisierungsfunktion des CMS soll regelmäßig aktuelle Daten über alle im Unternehmen installierte Software liefern. Das Lizenz-Management stellt diese dann in Form einer Lizenzbilanz oder eines Compliance-Checks den im CMS hinterlegten Lizenzpaketen gegenüber und weist Über- und Unterlizenzierungen aus.
Getrennte Systeme für Inventarisierung, Software-Verteilung und Lizenz-Management führen zwangsläufig zu Reibungsverlusten, redundanten oder fehlenden Daten sowie einem Mehraufwand in der Administration, schreibt Aagon. CIOs müssen darauf achten, dass das Client-Management-System alle PCs abdeckt, also auch mobile und externe Geräte wie Notebooks oder Heimarbeitsplätze.
6. Open-Source- und Gebraucht-Software gesondert ausweisen: Der Einsatz von Open-Source-Software oder Shareware kann in Unternehmen kostenpflichtig sein. Für die Datenbank MySQL etwa besteht bei kommerzieller Nutzung eine Lizenzpflicht. Lizenz-Manager müssen deshalb auch die Lizenzbedingungen von Open-Source-Software prüfen und diesen Software-Typ separat ausweisen.
Ähnliches gilt für gebrauchte Software. Hier ist die Rechtslage nach wie vor nicht geklärt, daher sollten die Lizenzen im Lizenz-Management gesondert ausgewiesen werden.
Mitarbeiter müssen den Sinn von Lizenz-Management verstehen
7. Lizenznachweise und Datenträger zentral und sicher aufbewahren: Im Büro des Anwenders oder gar in dessen Homeoffice haben Lizenznachweise und Datenträger von Software nichts verloren. CIOs müssen sicherstellen, dass alle mit einer Lizenz verbundenen Unterlagen zentral und an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.
Auch Nachweise über die Beschaffung von Software wie etwa Rechnungskopien auf Papierform gehören an diesen Platz. Die Berater empfehlen, diese Dokumente außerdem zu digitalisieren und im Client-Management-System bei den jeweiligen Lizenzpaketen zu hinterlegen.
8. Mitarbeiter sensibilisieren: Die Belegschaft muss verstehen, warum Lizenz-Management wichtig ist. Sensibilisierungsmaßnahmen sollen verhindern, dass Mitarbeiter selbst Software mitbringen und auf ihren Rechnern installieren - und das Unternehmen gegebenenfalls dafür haftet.
9. Eine Betriebsvereinbarung und Mitarbeitervereinbarung abschließen: Jedes Unternehmen sollte eine Betriebsvereinbarung und gegebenenfalls zusätzliche Mitarbeitervereinbarungen für die private Nutzung des Arbeitsplatz-PCs und des Internets abschließen. Das empfiehlt Aagon grundsätzlich.
Ein Zertifikat für ein Jahr Ruhe
10. Den Lizenzstatus durch die Hersteller zertifizieren lassen: Wer sein Lizenzmanagement in Ordnung gebracht hat, kann sich dies von den großen Software-Herstellern zertifizieren lassen. Glaubt man Aagon, ist ein Unternehmen mit einem solchen Zertifikat für ein Jahr vor Lizenz-Audits zumindest des ausstellenden Herstellers sicher.