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Wer regelmäßig die Mittagspause ausfallen lassen muss und vor Meetings und Deadlines häufig ins Schwitzen gerät, sollte an seinem Zeitmanagement arbeiten. Je intensiver man sich mit dem Thema beschäftigt, umso mehr kann man für sich herausholen, findet Rich Hein von unserer amerikanischen Schwesterpublikation CIO.com. Aus Quellen wie der Washington Post, der Huffington Post sowie der Chicago Tribune hat er zehn Zeitmanagement-Empfehlungen für IT-Experten ausgewählt.
1. Listen zur Planung verwenden: Heins erster Ratschlag besteht darin, Aufgaben in einer To-Do-Liste zu dokumentieren. Das bringt auch den Vorteil mit sich, dass man nicht länger über eine Sache nachdenkt und sich auf andere Themen konzentrieren kann. In der Liste sollte man Aufgaben so gut wie möglich dokumentieren, um sich schnell wieder einfinden zu können, wenn man zu diesem Punkt zurückkehrt.
Aus der Fülle von verfügbaren Tools zur Dokumentation hat Hein keine eindeutige Empfehlung. Jeder sollte das nutzen, was zu seinen Gewohnheiten passt. Das kann das klassische Notizbuch sein, die Aufgaben-Funktion bei Outlook oder eine der zahlreichen To-Do-Apps, die es für Smartphones und Tablets gibt.
Wichtig ist, dass man wirklich nur eine Funktion nutzt und seine To-Dos nicht auf mehrere Apps verteilt. Hilfreich kann es zum Beispiel sein, wenn man nach jedem Arbeitstag die Liste durchgeht und organisiert. Damit die Aufgaben übersichtlich bleiben, sollte man sie kategorisieren, zum Beispiel in Berufliches und Privates.
2. Multitasking vermeiden: Hartnäckig hält sich bei einigen die Annahme, dass Multitasking sie produktiver macht. Ein Mythos! Menschen sind immer dann am produktivsten, wenn sie sich nur auf eine Aufgabe konzentrieren, stellt Hein klar.
3. Aufgaben priorisieren: Wer seine To-Do-Liste erstellt hat, sollte sie sich genau ansehen und Punkte mit hoher Priorität markieren. Diese Aufgaben erledigt man dann, wenn man sich am besten auf eine Sache konzentrieren kann. Zu welcher Tageszeit das so ist, ist Typsache. Die einen erledigen die wichtigen Aufgaben bevorzugt zu Beginn ihres Arbeitstages, andere kurz vor Feierabend, wenn die Kollegen bereits das Büro verlassen.
Ziele und Deadlines - das SMART-Modell
4. Ziele und Deadlines definieren: Damit man Aufgaben und Projekte erfolgreich abschließt und auch Fortschritte erkennen kann, sollte man sich immer Fristen setzen und Ziele formulieren. Bei den Abgabefristen sollte man wenn möglich immer einen Puffer einplanen, sonst setzt man sich und sein Team nur unnötigem Stress aus, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert.
Zu den Zielen empfiehlt Hein, sich an das SMART-Modell zu halten, nach dem ein Ziel die folgenden Kriterien erfüllen sollte: Specific, Measurable, Action-focused, Realistic und Time-Specific. Damit man sich nicht in der Kleinteiligkeit der Tagesaufgaben verliert, sollte man auch langfristige To-Dos in die Liste mit aufnehmen. So gibt man sich selbst eine Richtung vor und kann sich besser auf wichtige Dinge konzentrieren.
5. Zeit optimal nutzen: Jeder findet in seinem Tagesablauf sicherlich Zeiträume, die er effektiver nutzen könnte, zum Beispiel auf dem Weg zur Arbeit, beim Sport oder unter der Dusche. Hein rät, sich währenddessen Gedanken über den anstehenden Tag zu machen, zum Beispiel zu bevorstehenden Projekten oder Zielen. Oder man überlegt sich, welche der anliegenden Aufgaben eine hohe Priorität haben.
6. Zeit erfassen: Um sein Zeitmanagement zu optimieren, sollte man genau wissen, mit welchen Aufgaben man wie viel Zeit verbringt. Das klingt komplizierter als es ist, denn für die Zeiterfassung gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Apps.
Nützliche Apps für iPhone, Android und PC
Hein empfiehlt die Folgenden:
Für iPhone-Nutzer
Für Android-Nutzer
Mit PC oder Mac
Wer mit einer dieser Anwendungen ein bis zwei Tage lang seine Aufgaben dokumentiert hat, wird Zeitfresser schnell erkennen und kann handeln. Die meisten Menschen sind überrascht, wenn sie erkennen, welche Aufgaben ihnen unnötig viel Zeit stehlen.
7. Nicht aufschieben: Das Prokrastinieren von anstehenden Aufgaben bringt niemanden voran, deshalb sollte man wichtige To-Dos nicht wochenlang vor sich herschieben oder eine Präsentation erst auf den letzten Drücker vorbereiten. Ein Trick zum Überwinden des inneren Schweinehundes ist es, sich nach der Erledigung einer schwierigen Aufgabe zu belohnen, zum Beispiel mit einer Kaffeepause, einem Spaziergang oder auch einer angenehmeren Aufgabe.
8. Batterien aufladen: Für viele mag es selbstverständlich klingen, doch gerade in anstrengenden Phasen muss man es sich immer wieder in Erinnerung rufen. Zu erfolgreichem Zeitmanagement trägt laut Hein auch bei, wenn man regelmäßig isst, Sport macht und ausreichend schläft. So achtet man auf sich und kann am Arbeitsplatz mit voller Energie durchstarten.
Nicht ablenken lassen
9. Ablenkungen ausschalten: Ob es nun die Kollegen, E-Mails, soziale Netzwerke, SMS oder das Handy sind - die Ablenkungen im Arbeitsalltag sind zahlreich. Wer seine Aufgaben mit einer der empfohlenen Zeit-Apps erfasst hat, kann vielleicht schon erste Zeitfresser wie das E-Mail-Programm identifizieren und handeln. So könnte man zum Beispiel E-Mails nur noch zu bestimmten Zeitpunkten abrufen, das Handy während der Arbeitszeit lautlos stellen oder Kopfhörer tragen, um störende Bürogeräusche auszublenden.
Um während anstrengender Aufgaben nicht unterbrochen zu werden, könnte man beispielsweise kurz vorher beim Chef vorbeigehen. Dann erzählt man, dass man jetzt gleich mit einer Sache beginnt, für die man volle Aufmerksamkeit benötigt und fragt, ob der Vorgesetzte vorher noch andere Dinge besprechen möchte. So kann man anschließend ungestört arbeiten.
10. Aufgaben delegieren: Ein häufiger Zeitfresser besteht auch darin, dass man zu wenige Aufgaben an Mitarbeiter delegiert und viel zu viel selbst erledigt. Man muss Aufgaben abgeben, um sich auf seine Prioritäten zu konzentrieren und freie Zeit für neue Aufgaben zu schaffen. Wer Aufgaben abgibt, sollte die Stärken und Schwächen seiner Mitarbeiter kennen. Überträgt man ihnen eine Aufgabe, sollten Erwartungen, Ziele und Abgabefristen klar definiert sein.
Wie beim eigenen Zeitmanagement, plant man auch hier einen Puffer für Unvorhergesehenes ein. Während der Erledigung der Aufgabe steht man dem Mitarbeiter für Fragen zur Verfügung, bei größeren Aufgaben bespricht man sich nach dem Erreichen von Zwischenschritten.
Letztendlich gelingt erfolgreiches Zeitmanagement dann, wenn man seine eigenen Verhaltensweisen kennt. Wer seine persönlichen Zeitfresser identifiziert hat, findet Wege, um sie zu überlisten. Viele Tools und Anwendungen helfen einem dabei. Es liegt an einem selbst, den richtigen Weg zu finden und ihn dann auch konsequent zu gehen.