Robotic Process Automation

10 typische Fehler bei der Automatisierung

28.08.2019 von Christiane Pütter
Robotic Process Automation (RPA) geht über den reinen Technologie-Einsatz hinaus. Entscheider sollten in RPA-Projekten zehn klassische Fehler vermeiden.

Die Vorteile der Automatisierung reichen von mehr Effizienz und niedrigeren Kosten bis hin zu einer verbesserter Qualität. Wer aber Automation-Systeme wie RPA einsetzen will, sollte zehn typische Stolpersteine kennen, berichtet unsere US-Schwesterpublikation cio.com.

Bevor Kollege Roboter übernehmen kann, müssen Entscheider eine Strategie entwickeln.
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1. Ohne ausgereifte Strategie starten: Wer ohne klare Strategie und definierte Ziele in Projekte einsteigt, könnte sich genauso gut ohne GPS und Straßenkarte ins Auto setzen, sagt Anant Adya, Senior Vice President beim IT-Dienstleister Infosys. Entscheider sollten nicht ad hoc und intuitiv vorgehen. Wer nicht gleich ganze Prozessketten analysieren und Automation End-to-end betrachten will, könne mit kleineren, abgegrenzten Projekten starten, so Adya. Aber auch diese kleineren Projekte brauchen klare Ziele.

2. Ohne Business Case starten: Bevor man für Tools und Services rund um Automatisierung Geld in die Hand nimmt, muss klar sein, wie hoch diese Investitionen sein werden und welchen Benefit das Unternehmen dafür erwarten kann. Ein kalkulierbarer Return on Investment (ROI) ist Bedingung. Gleichzeitig warnt Adya davor, sich von solchen Kalkulationen entmutigen zu lassen. Sein Tipp: auf Open-Source-Software setzen - und darauf achten, dass die Lösungen mit den unternehmenseigenen Tools integrierbar sind.

3. "Big Bang" statt kleiner Schritte: Grundsätzlich eignen sich sehr viele Prozesse für eine Automatisierung. Brancheninsider raten dennoch davon ab, in einem "Big Bang" zu früh zu viel zu automatisieren. Besser sei es, mit ausgewählten "early adopters" zu starten, deren Erfolge zu kommunizieren und dann Schritt für Schritt weiter vorzugehen.

Die Lösungen sind "zu einfach zu implementieren"

4. RPA ohne Prozessverständnis einsetzen: Robotic Process Automation genießt derzeit viel Aufmerksamkeit. Bob Moore, Executive Vice President bei der Beraterfirma SPR, kritisiert, RPA-Lösungen seien "zu einfach zu implementieren". Das könne unerwünschte Folgen nach sich ziehen. Laut Moore setzt ein sinnvoller RPA-Einsatz voraus, dass die Anwender die Daten kennen, um die es geht, und, dass sie die Prozesse durchgängig definieren und verstehen.

5. RPA auf den falschen Gebieten einsetzen: Ein typischer Fehler ist es, RPA im Dienste von Compliance einzusetzen. Michael Cantor, CIO von Park Place Technologies, betont: "Nur weil Abläufe mittels RPA automatisiert sind, ändert sich nichts an den nötigen Kontrollen." Zumindest wenn Entscheider noch wenig Erfahrung mit RPA haben, sollten sie sich auf diesem Gebiet nicht darauf verlassen.

6. Auf den Irrglauben hereinfallen, jeder beherrsche Automatisierung: Die einfache Implementierung verführt zu dem Irrglauben, jeder Sachbearbeiter könne damit Prozesse automatisieren. Das kann zu folgenschweren Fehlern führen. Auch in Sachen RPA muss getestet, kontrolliert und gemessen werden.

RPA-Hürden meistern
Keep it simple – der falsche Einstiegsprozess
Der häufigste Fehler bei der Implementierung eines RPA-Projekts ist die Wahl des falschen Prozesses. „Falsch“ heißt für den Anfang zu komplex oder zu speziell. Zu empfehlen ist für den RPA-Einstieg die Wahl eines einfachen Prozesses. Damit stellt sich der Erfolg eher ein.
Brauche Input! Aber bitte digital
Bei der Wahl des richtigen Prozesses gilt der erste Blick den Daten. Um die Interaktion durch den Menschen gering zu halten, sollten die zugrundeliegenden Daten natürlich möglichst digital vorliegen.
Strukturierte Daten: Ordnung muss sein
Was ein Unternehmen bekommt, wenn es einen semioptimalen Prozess digitalisiert, hat der damalige Bitkom-Präsident Thorsten Dirks auf dem IT-Gipfel 2015 recht drastisch beschrieben. „Organisation geht vor Automatisierung“ gilt auch bei RPA, deshalb sollten die Daten möglichst strukturiert vorliegen.
Text schlägt Bild
Noch ein Hinweis zum Thema Daten, um den richtigen Prozess für den RPA-Einstieg zu identifizieren: Text- und Zahlenbasierte Daten lassen sich leichter mit RPA verarbeiten als Bildinformationen.
Vorteil Standard
Die Vorteile von standardisierten IT-Prozessen sind mannigfaltig. Stichworte sind Kosteneffizienz, sichere IT in hoher Qualität, transparentes Monitoring und Reporting etc. Je standardisierter ein Prozess ist, desto besser ist er für den RPA-Einstieg geeignet.
Stabilität ist Trumpf
Stabilität sollte nicht mit Stagnation verwechselt werden. Für RPA sind stabile Prozesse enorm wichtig. Denn die Software dient der Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen. Sie arbeitet dabei den Prozess genauso ab, wie ein Mensch das machen würde. Läuft der Prozess stabil, sind Interaktionen von Menschen nur selten oder gar nicht nötig.
Die Masse machts - Prozesse mit hohem Volumen wählen
Je häufiger ein Prozess vorkommt, desto größer ist die Entlastung durch RPA. Da Mitarbeiter meist erst einmal skeptisch auf den Ersteinsatz von RPA reagieren, hilft ein Prozess der ein hohes Volumen hat, auch bei der Akzeptanz der Robotics durch die Belegschaft.
RPA als Erbsenzähler? Unbedingt!
Fehleranfällige Prozesse sind häufig monotone Tätigkeiten, in die sich irgendwann der berühmte Schlendrian einschleicht. Aber für RPA gibt es keine Monotonie. Wenn der Prozess fehleranfällig ist, können sie ihre Stärken besser ausspielen!
Das Team gewinnt
Automatisierungen folgen in den meisten Unternehmen einer Strategie. Diese sollte mit einem zentralen Team verfolgt werden, das Informationen bündelt und RPA über Geschäftseinheiten hinweg einführt. Kleine Gruppen ohne Informationsaustausch über Learnings sind dazu verurteilt, die Fehler der anderen zu wiederholen.
Strategie: Was sind die nächsten Schritte?
Spötter sagen, dass eine Strategie vor allen Dingen festlegt, was nicht zu tun ist. Eine Automatisierungsstrategie hat klare Vorteile: Denn sobald Robotic Process Automation gut eingeführt ist, finden sich neue Anwendungsmöglichkeiten wie von selbst. Mit einer Strategie kann das Team abwägen, welche Prozesse zu priorisieren sind.
Hauseigene IT einbeziehen
Ein Vorteil von RPA ist es, dass es von der Fachabteilung angestoßen werden kann. Eine automatisierte Schatten-IT kann aber nicht das Ziel ein. Selbst wenn das Projekt von der Fachabteilung gesteuert wird: Bei der Implementierung der RPA ist die Unterstützung der IT notwendig.

7. Den Einsatz von DevOps nicht ausreichend vorbereiten: DevOps, ein Kunstwort aus Development und Operations, soll diese beiden Bereiche durch gemeinsame Anreize, Abläufe und Werkzeuge näher zusammen bringen. Auch hier gilt: der Einsatz muss vorbereitet werden. Das beginnt schon mit der Begriffsklärung, denn Entscheider können nicht voraussetzen, dass alle Beteiligten wissen, was gemeint ist.

Nicht jeder Prozess muss automatisiert werden

8. Die Endanwender ignorieren: Automation darf nicht losgelöst von den Sachbearbeitern betrachtet werden. Nicht jeder Prozess muss automatisiert werden. CIOs und ihr Team müssen bestimmen, welche Abläufe die stärksten Bauchschmerzen verursachen und warum. Anders formuliert: führt Automatisierung nicht zu spürbaren Benefits für die Anwender, hat sie wenig Sinn.

9. Skalierbarkeit unterschätzen: Den größten Fehler bei jeder Automatisierungs-Initiative begeht, wer nicht von Anfang an auf Skalierbarkeit setzt. Das erklärt jedenfalls Bhaskar Ghosh, Group CEO bei Accenture Technology Services. Zwar raten alle Branchenkenner, mit überschaubaren, kleinen Projekten zu starten. Ziel müsse aber immer sein, die Systeme unternehmensweit skalieren zu können.

10. Zu stark auf die Technologie konzentrieren: "People, Process and Technology" - dieses Motto gilt auch bei der Automatisierung. Denn die setzt nicht nur die richtigen Tools voraus, sondern auch die richtige Unternehmenskultur. Das heißt: wer automatisiert, muss neue berufliche Rollen schaffen und Mitarbeiter qualifizieren.