Foto: Microsoft
Wenn es darum geht, Ideen visuell zu skizzieren und auszutauschen, gibt es nichts Besseres als ein digitales Whiteboard. Diese Tools replizieren die kollaborative Dynamik eines physischen Whiteboards im Office, sind dabei aber für die hybride Arbeitsrealität geeignet. Auch Microsoft hat eine digitale Whiteboard-App zu bieten, die in seiner 365-Suite enthalten ist. Sie können Microsoft Whiteboard:
als Web-App über einen Browser,
als Desktop-App für Windows oder
als mobile App für Android- oder iOS-Geräte nutzen.
Darüber hinaus lässt sich Whiteboard auch in Microsoft Teams integrieren, was das volle Potenzial des Tools erschließt. Um Whiteboard nutzen zu können, ist ein Microsoft-365- oder ein kostenloses Microsoft-Konto obligatorisch. In Kombination mit einem kostenpflichtigen 365-Account bietet Whiteboard zusätzliche Funktionen, von denen die meisten auch für Collaboration-Zwecke hilfreich sind. In diesem Leitfaden gehen wir zunächst auf die grundlegenden Funktionen von Microsoft Whiteboard ein - und geben Ihnen im Anschluss 13 hilfreiche Tipps, um das Microsoft-Tool in der Praxis optimal zu nutzen.
Microsoft Whiteboard: Basis-Anleitung
Starten Sie die Windows-, Android- oder iOS-Whiteboard-App oder öffnen Sie die Whiteboard-Web-App in Ihrem Browser. Auf diesem Startbildschirm werden schließlich alle Whiteboards angezeigt, die Sie erstellt haben und die Ihre Kollegen mit Ihnen geteilt haben. Wenn Sie und Ihr Team noch keine erstellt haben, sehen Sie eine weitgehend leere Seite.
Neues Whiteboard erstellen: Klicken oder tippen Sie auf die Schaltfläche "neues Whiteboard". Sie gelangen zu einem leeren Whiteboard mit einem Schnellmenü auf der linken Seite, über das Sie verschiedene Elemente wie Text, Formen, Notizen, Videos, Dokumente oder Bilder hinzufügen können. Auch eine Freihandeingabe und Kommentare sind möglich.
Test zum Whiteboard hinzufügen: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen" und anschließend auf "Text". Setzen Sie nun den Cursor auf das Whiteboard und Sie können losschreiben.
Andere Elemente zum Whiteboard hinzufügen: Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche und treffen Sie eine Auswahl. In den einzelnen Unterpunkten stehen Ihnen teilweise weitere Optionen zur Verfügung. Geht es um Bilder, können Sie zum Beispiel wählen, ob Sie ein lokal gespeichertes hochladen oder lieber Bing Images durchsuchen möchten.
Auf dem Whiteboard zeichnen: Wählen Sie Freihandeingabe und anschließend eines der mittig oben auf dem Whiteboard angezeigten Zeichenwerkzeuge. Anschließend können Sie mit Maus, Touchpad oder Fingern (auf Touch-fähigen Geräten) ihrem kreativen Drang freien Lauf lassen.
Elemente auf dem Whiteboard verschieben: Wählen Sie das Element aus, das Sie verschieben möchten, und ziehen Sie es dann einfach an eine andere Stelle auf dem Whiteboard.
Größe von Elementen auf dem Whiteboard verändern: Wählen Sie das Element aus und skalieren Sie es dann über einen der vier Eckpunkte auf die gewünschte Größe.
Elemente vom Whiteboard löschen: Wählen Sie das entsprechende Element aus und klicken Sie auf das Mülleimersymbol, das über ihm erscheint.
Zum Startbildschirm zurückkehren: Klicken Sie auf das Home-Symbol oben links.
Sie können auf alle Ihre Whiteboards (auch auf die in Teams erstellten) über den Startbildschirm der Whiteboard-Online-App, der Windows-Desktop-App oder der mobilen App zugreifen:
Whiteboard öffnen: Klicken Sie dazu einfach auf das zugehörige Thumbnail.
Whiteboard löschen oder umbenennen: Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol unten rechts auf dem Thumbnail.
Das ist alles, was Sie wissen müssen, um mit Microsoft Whiteboard zu arbeiten. Im Folgenden geben wir Ihnen die richtigen Tipps an die Hand, um das Optimum aus der Digital-Whiteboard-App herauszuholen.
Microsoft Whiteboard: 13 Tipps für die Praxis
Da zu zeichnen, zu schreiben und Elemente auf einem Whiteboard hinzuzufügen wie gelesen eher keine komplexen Tasks darstellen, können die erstellten digitalen Leinwände auch schnell unübersichtlich werden. Die folgenden 13 Tipps unterstützen Sie dabei, bessere Whiteboards zu generieren.
1. Notizen für Text nutzen
Wenn Sie einem Whiteboard eine größere Menge Text hinzufügen wollen, empfiehlt es sich Notizen zu verwenden. Die stehen Ihnen in in diversen verschiedenen Farben zur Verfügung und werden als rechteckige Karte auf dem Whiteboard abgebildet, die den Text beherbergt. Letzterer lässt sich auch formatieren und farblich anpassen. Eine Notiz lässt sich wie jedes andere Element auf dem Whiteboard verschieben und hinsichtlich ihrer Größe anpassen. Die Textgröße skaliert dabei automatisch mit der Fenster- beziehungsweise Notizgröße.
Sie könnten Text auch direkt auf der Pinnwand einfügen - allerdings erschwert das im Vergleich zu Notizen die Sichtbarkeit und größere Textmengen zu managen. Text als direktes Whiteboard-Element empfiehlt sich im Grunde nur bei Überschriften oder kurzen Textausschnitten.
2. Notizenraster für noch mehr Text nutzen
Wenn Ihnen eine Notiz nicht genügt, haben Sie auch die Möglichkeit, Ihrem Whiteboard ein Notizenraster hinzuzufügen. Wie der Name bereits nahelegt, werden dabei mehrere Notizen in einem Raster angeordnet. Jede davon kann dabei wie eine "normale" Notiz bearbeitet und angepasst werden. Sollten die im Raster enthaltenen Notizen nicht ausreichen, schaffen Sie über die Schaltfläche "Notiz hinzufügen" Abhilfe. Auch Notizraster lassen sich darüber hinaus verschieben und in ihrer Größe skalieren. Die enthaltenen Notizen passen sich entsprechend an.
Sie können außerdem auch eine beliebige Notiz aus dem Raster lösen (oder diesem hinzufügen) und Sie an einer beliebigen anderen Stelle des Whitebaords platzieren.
3. Multimedia-Inhalte hinzufügen
Microsoft Whiteboard erlaubt es, verschiedene Multimediaelemente hinzuzufügen. Zum Beispiel:
Bilder,
Seiten aus einem PDF-Dokument,
Slides einer PowerPoint-Präsentation,
Links zu Dateien oder Webseiten,
Embedded Videos über YouTube (und andere Quellen) oder
Microsoft-Loop-Komponenten, die in Outlook und Teams erstellt wurden.
Weil Bilder Links und Videos hinzuzufügen selbsterklärend ist, verzichten wir an dieser Stelle auf die Details. Um eine Loop-Komponente einzubetten, kopieren Sie sie in Outlook oder Teams und klicken dann mit der rechten Maustaste auf die Stelle Ihres Whiteboards, an der Sie sie einbetten möchten. Auch Multimedia-Elemente lassen sich verschieben und in Sachen Größe anpassen.
Bedenken Sie bei der Einbindung von multimedialem Content allerdings, dass nur solche Elemente Einzug halten sollten, die auch einen Mehrwert bringen. Schließlich sollte ein Whiteboard Ideen auf möglichst einfache Art und Weise vermitteln, so dass sie schnell erfasst werden können. Das funktioniert in erster Linie mit Zeichnungen, Formen und Text. Zudem betrachten Ihre Kollegen das Whiteboard unter Umständen auf einem kleinen Smartphone- oder Tablet-Screen.
4. Mit Vorlagen starten
Auf ein leeres Whiteboard zu starren, kann die Motivation in Grund und Boden treiben. Glücklicherweise bietet Microsoft bei Whiteboard mehr als 60 verschiedene Templates, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Diese sind in verschiedenen Kategorien sortiert - etwa:
Brainstorming,
Problemlösung,
Design und Recherche,
Strategie,
Projektplanung oder
Workshops.
Die jeweiligen Bereiche halten wiederum verschiedene Template-Optionen bereit. Im Bereich Projektplanung erwarten Sie hier zum Beispiel unterschiedliche Vorlagen für spezifische Zwecke wie Erfolgsmetriken, Teamausrichtung, Product Backlog oder Kanban. Um eine Vorlage zu verwenden, ziehen Sie sie einfach auf Ihr Whiteboard, um sie als benutzerdefiniertes Notizenraster hinzuzufügen. Innerhalb des Rasters befinden sich leere Notiz- und Textfelder, die Sie befüllen dürfen.
5. Whiteboard per App teilen
Ebenso wie ein physisches Whiteboard im Office ist auch ein digitales für die Zusammenarbeit im Team gedacht. Deshalb können Sie alle erstellten Whiteboards auch direkt mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern teilen, beziehungsweise diese zur Bearbeitung freigeben. Dazu klicken Sie auf das entsprechende Share-Symbol (oder das "Punkte"-Menü, je nachdem welche Version von Microsoft Whiteboard Sie verwenden) und kopieren den Link zur entsprechenden Weiterverbreitung. Wichtig ist dabei: Der Empfänger braucht zumindest ein (kostenloses) Microsoft-Konto, um Ihr Whiteboard einsehen zu können.
Wenn Sie das Tool über ein Microsoft-365-Business-Konto nutzen, öffnet sich ein "Freigabe"-Panel über Ihrem Whiteboard. Hier können Sie Namen, Gruppen oder E-Mail-Adressen der Empfänger eintragen. Wichtig: Standardmäßig können Personen in Ihrem Unternehmen auf Ihre Pinnwand zugreifen und Änderungen vornehmen. Das können Sie durch entsprechende Konfiguration verhindern (obwohl das den Zweck eines Collaboration Tools eher unterwandert).
Neben der Freigabe eines Whiteboard über die App können Sie diese auch direkt in Teams-Kanälen, Chats, Meetings und Calls integrieren und daran kollaborieren (dazu später mehr).
6. Whiteboard als Bild exportieren
Sollten Sie Ihr Whiteboard mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens teilen wollen, können Sie es auch als Bilddatei exportieren. Das ist übrigens auch eine gute Option, falls Sie Ihr Whiteboard mit Anderen teilen möchten, aber keinen Wert auf Änderungen legen.
Die entsprechende Funktion finden Sie im Einstellungsmenü. Beim Klick auf "Bild exportieren" dürfen Sie wählen, ob Sie ein E-Mail-taugliches Bildformat oder eine höhere Auflösung bevorzugen. Anschließend wird ein Screenshot des Whiteboards im .png-Format auf Ihrem Device gespeichert.
7. Cursor für die Zusammenarbeit verwenden
Sobald Sie ein Whiteboard für die Kollaboration freigegeben ist (über die Whiteboard-App oder Microsoft Teams), können Ihre Kollegen mit den identischen Tools, die Sie verwendet haben, auf Ihren Inhalten aufbauen.
Wenn Sie dabei auf den ersten Blick nachvollziehen möchten, sollten Sie in den Einstellungen den "Cursor für die Zusammenarbeit" aktivieren. Anschließend sehen Sie in Echtzeit die Beiträge anderer Personen auf dem Whiteboard. Diese werden dabei nicht nur farblich gekennzeichnet, sondern auch mit dem Namen des Autors versehen. Diese Funktion ist sowohl in Microsoft Teams als auch der Whiteboard-App verfügbar.
8. Whiteboards kommentieren
Sie und Ihre Kollegen können jedes Element auf dem Whiteboard mit einem Kommentar versehen. Dazu klicken Sie einfach auf das Sprechblasen-Symbol, das beim Rechtsklick auf ein Element erscheint. Oder Sie fügen Kommentare direkt in das Whiteboard ein - dann nutzen Sie dazu das Schnellmenü am linken Rand.
Kommentare erscheinen als Sprechblase mit den Initialen oder einem kleinen Foto des Verfassers. Wenn Sie darauf klicken, können Sie den Kommentar lesen oder auch beantworten. Natürlich lassen sich auch Sprechblasen nach bewährtem Muster beliebig verschieben.
9. Notizen managen
Eine weitere nützliche Collaboration-Funktion sind Notiz-Attribute. Ist sie aktiviert, werden sämtliche Notizen auf dem Whiteboard mit dem Namen ihres Verfassers versehen. Bearbeitet ein Kollege eine solche Notiz, wird auch sein Name hinzugefügt.
Die Attribut-Funktion für Notizen ist in Microsoft Whiteboard standardmäßig aktiviert, kann aber auch deaktiviert werden: Navigieren Sie dazu im Einstellungsmenü zum Punkt "Autoren".
10. Whiteboards in Teams integrieren
Sein volles Potenzial entfaltet Microsoft Whiteboard erst, wenn Sie es in Microsoft Teams nutzen. Dann können Sie beispielsweise eines oder mehrere Whiteboards für Brainstorming- Strategieentwicklungs- oder Projektplanungszwecke in einen Teams-Kanal oder -Chat integrieren. Suchen Sie dazu in Ihrem Kanal oder Chat am oberen Rand nach dem +-Symbol und fügen Sie anschließend die Whiteboard App hinzu. Nun müssen Sie Ihr Whiteboard nur noch benennen und es wird dem Kanal oder Chat als Registerkarte hinzugefügt. Die Oberfläche in Teams ist im Grunde identisch zu der der Web- und Windows-Apps. Vergessen Sie aber nicht, den Cursor für die Zusammenarbeit zu aktivieren, damit Sie nicht den Überblick verlieren.
Wichtig zu wissen: Whiteboards, die Sie mit der App erstellt haben oder die mit Ihnen geteilt wurden, lassen sich nicht (mehr) zu einem Kanal oder Chat in Teams hinzufügen.
11. Whiteboards in Teams-Meetings oder -Calls nutzen
Wenn Sie sich in einem Teams-Meeting oder -Call befinden und ein Whiteboard integrieren möchten, navigieren Sie zur "Teilen"-Schaltfläche Ihres Teams-Clients. Im folgenden Fenster wählen Sie Microsoft Whiteboard und anschließend das entsprechende Element.
Im Teams-Besprechungsfenster sehen Sie nun die bereits vertraute Oberfläche der Whiteboard-App - inklusive aller Tools. Wenn Sie den anderen Teilnehmern gestatten möchten, das Whiteboard zu bearbeiten, müssen Sie das in den Einstellungen entsprechend definieren.
12. Whiteboards mit weiteren Teams-Teilnehmern teilen
Wenn Sie ein Whiteboard innerhalb einer Teams-Besprechung oder einem -Call freigeben, können alle Teilnehmer der Besprechung oder des Anrufs damit interagieren. Wenn auch Sie Beiträge von Personen einholen wollen, die nicht an der Besprechung teilnehmen, steht Ihnen die Möglichkeit offen, einen Link zum Whiteboard von der Besprechung aus zu senden (der auch mit Zugriffs- beziehungsweise Schreibrechten ausgestattet werden kann).
Wenn die externe Person auf den Link in der E-Mail-Einladung klickt, während das Meeting noch läuft, nimmt sie nicht an der Besprechung teil. Die Whiteboard-App wird für sie geöffnet und alle Änderungen am Whiteboard werden in der Teams-Besprechung angezeigt.
13. Whiteboards aus Teams-Besprechungen nachträglich nutzen
Ist ein Teams-Meeting beendet, können Sie und andere Mitglieder Ihres Unternehmens ein Whiteboard, an dem sie während der Besprechung gearbeitet haben, auch im Nachgang weiter ausbauen.
Navigieren Sie nach dem Ende einer Teams-Besprechung oder eines Anrufs zum Startbildschirm der Whiteboard-App. Hier wird ein Thumbnail des Whiteboards angezeigt, das während der Sitzung erstellt wurde. Klicken Sie darauf, um es in der Whiteboard-App zu öffnen. Wenn Sie ein Whiteboard freigegeben haben, das eine Registerkarte in einem Teams-Kanal oder Chat war, navigieren Sie einfach zurück zu dem Kanal oder Chat und klicken Sie auf die Registerkarte. Alle Änderungen, die während der Besprechung oder des Anrufs vorgenommen wurden, werden nun übernommen.
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