Der Umfang des Projekts ist kurz davor, sich zu vervierfachen. Leider verstehen einige Teammitglieder das Problem nicht, weil es ihnen an Sachkenntnis mangelt. Und darüber hinaus läuft die Kommunikation mit anderen Abteilungen schief. Nur allzu häufig gibt es in Unternehmen solche Alptraumprojekte.
Jennifer Lonoff Schiff von unserer amerikanischen Schwesterpublikation cio.com hat sich angesehen, was IT-Chefs tun können, um ihre Projekte zum Erfolg zu führen und wie sich solche Monsterprojekte vermeiden lassen.
Einige erfolgreiche Projektmanager haben wertvolle Tipps gegeben, wie man mit den Herausforderungen des Projektmanagements umgehen kann und wie man IT-Projekte unter Kontrolle behält. Klar ist: Auch ein fähiges Team muss im Zaum gehalten werden, wenn Umfang, Zeit und Kosten nicht explodieren sollen. Und ohne Kommunikation geht nichts: Um wöchentliche Power-Meetings kommen auch erfolgreiche Projektmanager einfach nicht herum.
Wir haben Ihnen in einer Bilderstrecke 13 Tipps zusammengestellt, mit denen Ihr Projekt besser laufen wird. Damit vermeiden Sie häufige Fehler im Projektmanagement.
1. Der richtige Projektmanager
Klingt banal, wird aber oft falsch gemacht. "Stellen Sie denjenigen als Projektmanager ein, der den Respekt der Entwickler hat und der versteht, was sie tun", sagt Harry E. Keller, CEO von Smart Science Education Inc. "Nichts killt IT-Projekte schneller als schlechtes Management." Den idealen Projektmanager zu finden ist aber nicht einfach: Viele Entwickler haben kaum Management Skills - und viele Manager haben keine Ahnung von IT. Aber die Suche nach einem guten Projektmanager lohnt sich.
2. Ein guter Projektmanager braucht ein gutes Team
Ein guter Projektmanager ist nichts ohne ein gutes Team. "Der CIO muss auch dafür die richtigen Leute aussuchen", sagt Ben Lichtenwalner, Senior Manager bei Whirlpool Corporation. Ohne gute Mitarbeiter läuft der Projektmanager Gefahr, alles selbst machen zu müssen. Achten Sie zudem darauf, die Projektmitarbeiter nach Qualität auszuwählen, nicht nach Verfügbarkeit. Viel zu oft werden Leute auf ein Projekt gesetzt, einfach, weil sie gerade nichts anderes zu tun haben und nicht, weil sie sich besonders dafür eignen. Auf diese Art verhindern Sie garantiert, dass das Projekt ein Erfolg wird.
3. Lernen Sie Stärken und Schwächen Ihres Teams kennen
Nicht jeder im Team hat die gleichen Fähigkeiten. "Das wichtigste ist es, dass man seine "Pferde kennt", wie mein Vater sagen würde", sagt Tim Lynch, CEO von PsychosoftPC. "Man muss wissen, wer ohne Kontrolle arbeiten kann, wer angespornt werden muss und bei wem die Zügel angezogen werden müssen."
5. Prioritäten setzen
Setzen Sie Prioritäten und legen Sie Regeln fest, für den Fall, dass zwei wichtige Aufgaben sich überschneiden. "Multitasking killt jede Produktivität. Also sollten Projektmanager eine Umgebung schaffen, wo sich das Team auf einige wenige Aufgaben konzentrieren kann", sagt Sanjeev Gupta, CEO von Realization Technologies. Je weniger parallele work streams, desto besser. Gupta rät auch dazu, einzelnen Aufgaben unterschiedliche Bedeutung einzuräumen und Guidelines im Umgang mit ihnen. Das steigert die Produktivität maßgeblich.
6. Überwachen Sie das Projekt aktiv
Auch selbstständig arbeitende Kollegen müssen überwacht werden. "Ein Projektmanager muss immer wissen, wer gerade an was arbeitet", sagt Albert Sarvis, Projektmanagement-Planer an der Harrisburg University. Er rät auch dazu, sich nicht zu sehr auf Tools zu verlassen. Die Technik kann regelmäßige und persönliche Gespräche nicht ersetzen.
7. Nutzen Sie Project Management Software
Es gibt inzwischen so viele Tools für das Projektmanagement, deswegen: "Nutzen Sie nicht E-Mails als ein Projekt-Management-Tool", sagt Kent Milholland, Präsident von Neonexus. "Dem kann keiner folgen." Änderungen an Dokumenten oder Terminabsprachen sind bei web-basierten Lösungen viel leichter zu folgen. Das spart Zeit, Kosten und Nerven.
8. Jede Woche ein Meeting
Noch ein Meeting? Wenn Sie Ihr Projekt erfolgreich umsetzen wollen: Ja. Aber halten Sie es kurz und schmerzlos. "Setzen Sie jede Woche ein verpflichtendes Meeting mit allen Teammitgliedern an, in dem jeder ein bis zwei Minuten berichtet, was er vergangene Woche getan hat und was seine Pläne für die folgende Woche sind", sagt Grant M. Howe, R&D Vizepräsident bei Sage Nonprofit Solutions. Das verbindet das Team und gibt ihnen ein Gefühl des gemeinsamen Erfolgs.
9. Change Management
Natürlich kann man vor Projektbeginn nicht alle Eventualitäten berücksichtigen. Fast immer müssen sich Teams flexibel zeigen und die Ziele entsprechend anpassen. Aber auch das will gesteuert werden. "Change Management ist essenziell, damit das Projekt unter Kontrolle bleibt", sagt Jaimin Doshi, Berater bei AppleTech Consultants. Er rät, auch kleinere Änderungen im Blick zu haben. "Selbst kosmetische Verbesserungen können bei der Einführung und in der Kontrollphase zu großem Aufwand führen", warnt Doshi. Projektleiter sollten zudem ein Auge darauf haben, wie sich Veränderungen auf Zeitplan, Kosten und Priorisierung auswirken, um Scope Creep zu vermeiden (siehe nächste Seite).
10. Verhindern Sie unkontrolliertes Wachstum
Der ursprünglich begrenzte Projektumfang kann schleichend und unbemerkt zu einem riesigen Berg anwachsen. "Scope Creep ist die häufigste Ursache dafür, dass Projekte außer Kontrolle geraten", beobachtet Nick Coons, technischer Direktor von Hyperion Works. Legen Sie also lieber vorher genau den Umfang fest und versuchen Sie, so wenig wie möglich davon abzuweichen. Manchmal haben Kunden zwar im Verlauf des Projekts andere Wünsche - und schon ist der Scope Creep im Anmarsch. "Aber scheuen Sie sich nicht zu sagen, dass der zusätzliche Aufwand zur "Phase Zwei" des Projekts gehört. Und die hat natürlich ein eigenes Budget", rät Coons.
11. Legen Sie Zwischenziele fest
Legen Sie vor Projektbeginn Zwischenziele für jeden einzelnen Mitarbeiter fest und feiern Sie sie bei Erreichen. "Das hilft, den Fortschritt des Projekts im Auge zu behalten. Außerdem hat man schon bei jedem erreichten Zwischenziel das Gefühl, etwas geleistet zu haben, nicht erst am Ende", sagt G. Karthik, Projektleiter bei Hexaware Technologies. Eine kleine Feier ist dabei mindestens genauso wichtig. Loben Sie ausdrücklich, wenn das Zwischenziel erreicht wurde, etwa bei einem Kaffee-Meeting. Das stärkt den Zusammenhalt im Team.
12. Passen agile Methoden zu Ihnen?
Freie Zeiteinteilung, flexibles Reagieren auf Unerwartetes und mehr Platz für Kreativität - agile Methoden können ein Projekt effizienter machen. "Für uns funktionieren die agilen Methoden sehr gut", findet etwa Andre Winter, Senior Engineering Projektmanager bei CA Technologies. "Mit dieser Methode kann das Team die Projekte an die Erfordernisse des Marktes anpassen. Gleichzeitig können wir so den Interessen und Werten unserer Firma treu bleiben." Ob wendige Vorgehensweisen wie Scrum zu Ihrem Projekt passen, müssen Sie selbst entscheiden.
13. Behalten Sie die Zeit im Auge
"Behalten Sie den Überblick darüber, wer wieviel Zeit an seinem Teil des Projekts arbeitet", sagt Ken Leland III, Vice President bei Monmouth Telecom. So merken Projektmanager schnell, wenn sich Teile des Projekts in die Länge ziehen und sie können besser mit den Folgen umgehen.
4. Verkleinern Sie das Projekt
Klingt paradox? Keine Sorge. Die meisten Projekte vergrößern sich von ganz alleine. Und Patrick Clements, CEO von bigwebApps.com meint es auch nicht so wörtlich: "Wir sehen uns von der Start- bis zur Ziellinie den Gesamtumfang des Projekts an - und dann sehen wir, ob wir ihn um die Hälfte kürzen können." Das ist noch nicht alles: "Von diesen 50 Prozent wählen wir die drei wesentlichen Punkte, die das Projekt zum Erfolg führen", sagt er. Sie weisen den kürzesten Weg zum Ziel.