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Word steht für die Textverarbeitung am Computer schlechthin. Es wird für fast jedes Schriftstück eingesetzt: Einladungen, Bekanntmachungen, Zertifikate, Rechnungen, Firmenpost. Damit nicht alle Werke die Anmutung eines schnöden Standardbriefes ausstrahlen, bietet Word verschiedene Grafik- und Layoutwerkzeuge, die von den meisten Anwendern jedoch hartnäckig ignoriert werden.
Daran ist die Software nicht ganz unschuldig: Viele Funktionen verstecken sich erfolgreich vor dem Benutzer, während andere auf eine ziemlich undurchsichtige Weise funktionieren. Dabei reichen bereits einige elementare Layout-Techniken, um aus den altbackenen Darstellungsformen auszubrechen. Wir zeigen Ihnen 15 einfache Tipps, mit denen Ihre Dokumente mit Sicherheit schöner werden – von Layout-Grundlagen über den Umgang mit Fotos bis hin zu geometrischen Auto-Formen. Alle Tipps beziehen sich auf Word 2003, funktionieren aber ganz ähnlich in anderen Programm-Versionen.
Layoutgrundlagen
Zuerst werfen wir einen Blick auf die Verhaltensmuster von Word beim Layouten. Wenn Texte und Bilder wie bei einem Brief starr untereinander angeordnet werden, erinnert auch das Resultat immer daran. Dabei kennt das Microsoft-Programm diverse Möglichkeiten, um aus diesem festen Schema auszubrechen.
Bevor wir jedoch zu den Details kommen, aktivieren Sie als Erstes über das Word-Menü Ansicht/Symbolleisten/Zeichnen einblenden die Symbolleiste "Zeichnen".
Der Zeichnungsbereich: Das wichtigste Werkzeug für das freie Layouten nennt sich Zeichnungsbereich B. Diese spezielle Fläche ist mit "Erstellen Sie Ihre Zeichnung hier" beschriftet und taucht immer auf, wenn Sie ein Werkzeug in der "Zeichnen"-Leiste anklicken. Der Zeichnungsbereich verhält sich wie ein Floß auf einem Fluss. Ganz egal, wie sich der Text bewegt; die Elemente in diesem Bereich fließen als Ganzes mit und behalten ihre Anordnung untereinander bei, ohne dass sie gruppiert oder anderweitig gesichert werden müssen.
Bereits bestehende Texte, Fotos oder Grafiken außerhalb des Zeichnungsbereiches lassen sich übrigens problemlos in diesen hineinziehen, um automatisch ein Teil davon zu werden. Der Zeichnungsbereich kann aber auch ignoriert werden. Wenn Sie nur ein einzelnes grafisches Element benötigen, platzieren Sie es in Word einfach außerhalb der vorgeschlagenen Fläche – der Zeichnungsbereich verschwindet danach automatisch.
Textfluss und Kontursatz
Der Textfluss: Jedes grafische Element wird in Word automatisch in den Text eingebunden, sodass es bei Textänderungen automatisch mitfließt. Das kann hinderlich sein, wenn Sie bei einem einfachen Dokument – wie zum Beispiel bei einem Zertifikat – die einzelnen Elemente lieber ganz frei anordnen möchten. Um ein Element vom Text zu lösen, markieren Sie es. Klicken Sie in der Symbolleiste "Zeichnen" auf das gleichnamige Menü und wählen Sie unter Textfluss, wie die Grafik behandelt werden soll. Die Symbole sind weitgehend selbsterklärend. Jeder Befehl – außer Mit Text in Zeile – löst die Grafik vom Text.
Automatischer Kontursatz: Das erwähnte Menü Textfluss ermöglicht auch einen Effekt, der Ihr Dokument sofort professioneller aussehen lässt. Dabei fließt der Text um eine Grafik herum. Klicken Sie das Bild an und wählen Sie Zeichnen/Textfluss/Passend. Schon fließt der Text der Kontur der Grafik – zum Beispiel ein Oval – entlang.
Eigene Konturen: Bleiben wir beim attraktiven Kontursatz. Wenn es sich beim Objekt um ein Fotomotiv auf weißem Hintergrund handelt, fließt der Text um die rechteckige Kontur des Hintergrundes – das eigentliche Motiv wird hingegen nicht erkannt. Wählen Sie in solchen Fällen für den Textfluss nicht die Option Passend, sondern Rahmenpunkte bearbeiten. So erhalten Sie die Möglichkeit, die gewünschte Kontur von Hand festzulegen.
Gitterlinien und Raster
Bestimmt ist Ihnen bereits aufgefallen, dass sich Objekte nicht stufenlos auf dem Layout herumschieben lassen – stattdessen "ruckeln" sie förmlich über die Arbeitsfläche. Das rührt daher, dass Word einen unsichtbaren Raster über das gesamte Dokument legt, mit dem die Anordnung von Grafiken erleichtert werden soll. Das klingt hilfreich, doch nicht selten ärgert man sich über diese Einschränkung.
So schalten Sie den Raster temporär aus: Klicken Sie mit Links auf die Grafik und halten Sie die Maustaste fest. Drücken Sie jetzt zusätzlich die Alt-Taste. Solange diese gedrückt bleibt, lässt sich die Grafik pixelweise verschieben. Der Raster wirkt übrigens auch, wenn Sie eine markierte Grafik mit den Pfeiltasten verschieben. Halten Sie in diesem Fall die Ctrl-Taste gedrückt, um die magnetische Wirkung zu deaktivieren. Vielleicht möchten Sie den Raster nicht ignorieren, sondern besser an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wählen Sie dazu in der Symbolleiste "Zeichnen" den Befehl Zeichnen/Gitternetz. Nun lässt sich der Raster verändern, sichtbar machen oder komplett abschalten.
Präzise Änderungen: Zum Schluss ein universeller Tipp, um Objekte zu verändern: Die meisten Einstellungen für die Umrandung, Farbe, Größe etc. erreichen Sie, wenn Sie die Kante eines Rahmens oder mitten in eine Grafik doppelklicken. Danach können Sie durch die Eingabe exakter Werte (etwa für Position auf der Seite) ein Objekt wesentlich genauer verändern als mit der Maus. Auch Linien lassen sich über diese Dialogbox präzise drehen – eine unverzichtbare Hilfe, wenn etwa ein Winkel gezeichnet werden soll.
So viel zu den wichtigsten Layoutfunktionen. Eine Publikation erwacht jedoch erst so richtig zum Leben, wenn Fotos ins Spiel kommen.
Bildmanipulationen
Von allen Bildformaten ist JPEG für Endanwender das wichtigste. Es bietet eine exzellente Qualität bei relativ geringer Dateigröße und wird außerdem von allen relevanten Programmen erkannt. Auch Word mag JPEGs. Sie lassen sich via Einfügen/ Grafik/Aus Datei in ein Dokument integrieren. Wenn Sie im Windows-Explorer einen Bilderordner durchforsten, können Sie eine JPEG-Datei auch direkt mit der Maus in das offene Word-Dokument ziehen.
Bilder zuschneiden: Eine platzierte JPEG-Datei lässt sich innerhalb von Word nachträglich zuschneiden. Klicken Sie auf das Bild, damit Word die Symbolleiste "Grafik" einblendet. Falls sie nicht sichtbar wird, wählen Sie Ansicht/Symbolleisten/Grafik. Klicken Sie darin auf das Werkzeug Zuschneiden (das siebte von links).
Wenn Sie jetzt einen Anfasser an der Grafik verschieben, wird der Bildausschnitt verändert. Klicken Sie noch einmal auf das Werkzeug Zuschneiden, um es abzuschalten. Wenn Sie nun einen Anfasser verschieben, wird wieder die Größe des Bildes verändert, während der Ausschnitt derselbe bleibt. Mit dieser Technik können Sie schnell das Wesentliche aus einem Bild herausschälen und anschließend den Ausschnitt auf die gewünschte Größe bringen. Der Zuschnitt lässt sich übrigens jederzeit rückgängig machen. Klicken Sie dazu erneut auf das Werkzeug Zuschneiden und ziehen Sie die Anfasser wieder auseinander.
Die richtige Auflösung
Die Auflösung eines Bildes liefert immer wieder Stoff für Diskussionen: Ist sie zu gering, wirken Bilder unscharf – ist sie zu hoch, wächst die Dateigröße übermäßig, ohne dass die Qualität sichtbar besser wird. Lesen Sie dazu auch die Box links "Auflösung von Bildern". Trotzdem kann es sich lohnen, Fotos mit einer (zu) hohen Auflösung zu importieren.
Denn manchmal braucht es eine gewisse Reserve: Die meisten Fotos gewinnen zum Beispiel durch eine geschickte Ausschnittsvergrößerung an Kraft. Wenn danach das beschnittene Bild auch noch vergrößert wird, büsst es einen guten Teil seiner Auflösung ein, sodass die Qualität unter Umständen sichtbar schlechter wird. Deshalb sollten Sie Fotos immer in der höchsten verfügbaren Auflösung in Word importieren.
Weniger Speicherplatz: Wenn Sie sich an das soeben zur richtigen Auflösung Gesagte halten, werden Sie zwar mit hochwertigen Abbildungen belohnt, aber eventuell auch mit einer Word-Datei, die aus allen Nähten platzt; denn die hohe Auflösung kann zu sehr großen Dateien führen, die sich zum Beispiel nicht mehr per Mail verschicken lassen. Doch auch dieses Problem lässt sich direkt in Microsofts Word lösen. Markieren Sie das Bild mit der zu hohen Auflösung. Klicken Sie danach in der Symbolleiste "Grafik" auf das Werkzeug Bilder komprimieren (das fünfte von rechts).
Im folgenden Dialog offeriert Ihnen Word, nur das markierte oder alle Bilder im Dokument auf eine niedrigere Auflösung zu reduzieren. Die Option "Zugeschnittene Bildbereiche löschen" geht sogar so weit, dass abgeschnittene Bildteile aus dem Original entfernt werden. Damit lässt sich die Dateigröße zwar dramatisch verkleinern, doch eine Ausschnittsvergrößerung kann später nicht mehr rückgängig gemacht werden. Im Zweifelsfall sollten Sie deshalb die Word- Datei vor der Kompression unter einem anderen Namen sichern und das Original behalten.
Bildmanipulationen mit Word
Bilder rotieren: Wer ein Bild nur wenige Grade rotieren möchte, erlebt eine Überraschung: Die Rotation in Word funktioniert scheinbar nur in 90-Grad-Schritten. Doch der Schein trügt. Word dreht ein Bild auch stufenlos. Über den Grund der umständlichen Vorgehensweise kann nur spekuliert werden:
Markieren Sie das Bild und wählen Sie unter Zeichnen/Textfluss irgendeine Option außer "Mit Text in Zeile". Das Bild wird nun aus dem Text herausgelöst und erhält einen grünen Anfasser, mit dem es sich stufenlos rotieren lässt. Besser noch: Wenn das Bild die gewünschte Schräglage eingenommen hat, wählen Sie Zeichnen/Textfluss/Mit Text in Zeile, um es wieder in den Text einzubinden.
Externe Korrekturen: Word bietet so manche praktische Funktion für die Bearbeitung von Bildern. Bei der Korrektur von Helligkeit und Kontrast sind die Programmfunktionen allerdings zweifelhaft. Zwar stehen in der Symbolleiste "Grafik" auch für solche Anliegen spezielle Werkzeuge zur Verfügung, doch deren Verwendung verbessert weder die Belichtung, noch macht es die Fotos knackiger. Stattdessen werden sie höchstens flau, kitschig oder verlieren Details in den Lichtern und Schatten.
Falls Korrekturen der Belichtung oder des Kontrastumfangs nötig sind, sollten Sie diese vor dem Import in einer spezialisierten Software wie dem Gratisprogramm wie IrfanView vornehmen.
Bilder extrahieren: Fotos in eine Word-Datei zu importieren, ist einfach – sie da wieder herauszuholen, scheint auf den ersten Blick eine Sisyphus-Aufgabe. Wenn Sie zum Beispiel einige Dutzend Bilder aus einer fremden Word-Datei extrahieren möchten, könnten Sie jedes Bild anklicken, kopieren, in eine Bildverarbeitungs-Software einsetzen und danach speichern.
Besser, Sie erledigen diese Aufgabe mit einem einzigen Handgriff. Wählen Sie Datei/Speichern unter und sichern Sie das Dokument im Format Webseite. Nun finden Sie am Speicherort nicht nur das exportierte Word-Dokument, sondern auch einen Ordner mit allen zugehörigen Bilddateien im JPEG-Format. Achtung: Jedes Bild wird zweimal gespeichert – als Originaldatei und als reduzierte Bildschirmvorschau. Verwenden Sie für die Weiterverarbeitung immer die größere, aber dafür qualitativ bessere Originaldatei.
Runde Sache: AutoFormen: AutoFormen werden auch in der Symbolleiste "Zeichnen" aufgerufen. Sie stehen als vordefinierte Gebilde wie Sterne, Banner, Herzchen etc. zur Verfügung – oder als ganz banale Rechtecke. Die Möglichkeiten wirken auf den ersten Blick bescheiden, doch der Schein trügt.
Flexible AutoFormen
Jede AutoForm lässt sich an den Anfassern skalieren, so wie man es sich von allen Objekten in Word gewohnt ist. Darüber hinaus verfügt jede AutoForm zusätzlich über einen grünen und/ oder gelben Anfasser.
* Der gelbe Anfasser modifiziert das Aussehen. So werden Sterne spitzer, Sprechblasen länger oder Ecken runder.
*Der grüne Anfasser rotiert die AutoForm – entweder stufenlos oder bei gedrückter Shift-Taste in Schritten von 15 Grad. Halten Sie die Ctrl- Taste gedrückt, wenn die AutoForm nicht um das Zentrum, sondern um den unteren Anfasser rotieren soll. Die beiden Kürzel lassen sich übrigens auch kombinieren.
AutoFormen als Rahmen: Eine AutoForm kann nicht nur mit beliebigen Farben und Linien bestückt werden, sondern auch mit Fotos. Doppelklicken Sie dazu eine Auto Form. Wählen Sie im folgenden Dialog den Reiter Farben und Linien und danach Ausfüllen/Farbe/Fülleffekte. Die Dialogbox "Fülleffekte" öffnet sich. Klicken Sie auf den Reiter Grafik und danach auf die Schaltfläche Grafik auswählen. Nun wählen Sie eine beliebige JPEG-Datei als Füllung. Sie sollten zudem die Option "Bildseitenverhältnis sperren" markieren, damit das Bild die Proportionen beibehält.
Spartipp zum Schluss
Je mehr AutoFormen, Fotos und Grafiken Sie verwenden, umso teurer fallen die Druckkosten aus. Wenn Sie nur einen Ausdruck für das Korrekturlesen benötigen, geben Sie das Dokument am besten ohne Bilder aus. Wählen Sie Datei/Drucken und die Schaltfläche Optionen.
* Markieren Sie die Option "Konzeptausdruck", um den Druck aller Fotos zu unterbinden.
* Deaktivieren Sie die Option "Zeichnungsobjekte", um den Druck aller Grafiken (wie zum Beispiel die AutoFormen) zu verhindern.
Stichwort: Auflösung von Bildern
Die Auflösung eines Bildes wird üblicherweise in Dots per Inch (Zoll) angegeben, kurz dpi. Da 1 Zoll 2,54 cm misst, bedeuten 200 dpi, dass in einem Bild jeweils 200 Bildpunkte auf einer Länge von 2,54 cm verteilt sind. Wie hoch die Auflösung eines Bildes sein sollte, variiert mit dem Verwendungszweck und dem Motiv. Zarte Schleierwolken sehen auch mit 120 dpi gut aus, da die Bildinformationen sowieso ineinander übergehen.
Technische Zeichnungen mit feinen Linien sollten hingegen mit wenigstens 300 dpi aufgelöst werden, damit nicht die einzelnen Pixel erkennbar sind. Für den Druck eines Fotos reicht in den meisten Fällen eine Auflösung von 200 dpi. Alle diese Richtlinien verändern sich jedoch, sobald ein JPEG-Bild skaliert wird. Nehmen wir z.B. ein Bild mit einer Breite von 10 cm und einer Auflösung von 200 dpi:
Wenn dieses auf 5 cm zusammengestaucht wird, verdichtet sich die Auflösung auf 400 dpi, was in den meisten Fällen zu viel ist – denn der Speicherbedarf für das Word-Dokument nimmt zu, ohne dass sich die Qualität weiter steigert. Wird dasselbe Foto aber auf 20 cm gestreckt, reduziert sich die Auflösung auf 100 dpi, was punkto Qualität an der unteren Grenze liegt.
Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCTipp