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Neue Geräte, neue Kapazitäten: Vielen Unternehmen fällt die Entscheidung für oder gegen virtuelle IT-Systeme nicht leicht. Obwohl die Branche den Begriff längst adaptiert und Vorteile wie Effizienzsteigerung oder höhere Verlässlichkeit in aller Munde sind.
Galen Schreck und Rachel Dines vom Marktforschungsinstitut Forrester Research befragten Unternehmen nach ihren Erfahrungen mit der neuen Technik. So kristallisierten sich einerseits Hürden heraus, die einer Virtualisierung bislang im Weg standen. Anderseits ließen sich Best-Practices aus der Praxis ableiten, die von vornherein die Fehlerquote minimieren - und die Effizienz maximieren.
Bislang scheiterte die Virtualisierung meist an der fehlenden Bereitschaft, sich leistungsfähigere Neugeräte anzuschaffen oder an notwendigen Umstrukturierungen in verantwortlichen Positionen. Anhand dreier Best Practices zeigen Schreck und Rachel konkrete Maßnahmen für eine reibungslose Umstellung auf:
1. Hole das Business an Bord
Im ersten Schritt sollten die eigenen Mitarbeiter und Kollegen von der virtuellen Technik überzeugt werden. "Get the business on your side", so lautet die Devise der beiden Autoren. Hier empfiehlt sich zunächst ein Testlauf an wenigen Rechnern, um den IT-Verantwortlichen die neue Software zu demonstrieren. Noch vor Start der Demonstration kann es durchaus von Vorteil sein, sich von einem externen IT-Spezialisten beraten zu lassen. So lassen sich Kostenaspekte neutral diskutieren oder das vielseitige Angebot an Soft- und Hardware-Lösungen nochmals prüfend unter die Lupe nehmen.
2. Qualifizierung der Mitarbeiter
Sobald sich eine Firma für eine neue Technologie entscheidet, entstehen neue Anforderungen für die Mitarbeiter. Wichtig ist ab diesem Zeitpunkt, dass keiner der Angestellten den Anschluss an den neuen IT-Standard seiner Firma verliert. Noch in der Einführungsphase sollte das Personal entsprechend geschult und in der Anwendung der neuen Technik ausgebildet werden. Schulungen können entweder vom Produktanbieter selbst, oder von bereits ausgebildeten Mitarbeitern übernommen werden.
Neben faktischem Wissen zählen bei der Virtualisierung auch die "Soft Skills" der Arbeitnehmer: So nimmt das neue System aufgrund seiner erweiterten Kapazitäten beispielsweise Einfluss auf die Kommunikation zwischen Vertragspartnern. Durch die leistungsfähigere Technik lassen sich Daten schneller erfassen oder abrufen, womit sich die Verhandlungsbasis erweitert.
3. Besseres Management, ergiebigeres IT-System
Ein umfangreicheres System bedeutet nicht, dass neue Stellen geschaffen werden müssen, um dessen Auslastung zu erhöhen. Vielmehr sollte an der strategischen Herangehensweise geschraubt werden. So kann es beispielsweise im operativen Geschäft eine große Zeitersparnis sein, sich auf einen Anbieter für Soft- und Hardware zu beschränken. Die IT-Mitarbeiter können sich dann bei Problemen an nur eine Ansprechperson wenden, die sich mit dem Aufbau und den Komponenten des kompletten Systems auskennt. Standardisierungen in der Hardware können ebenfalls dazu beitragen, dass sich Einarbeitungszeiten verkürzen und Arbeitsprozesse vereinfachen.