3 Schritte gegen das Payroll-Chaos

Management und Personalabteilung international tätiger Unternehmen behandeln das Thema Gehaltsabrechnung (Payroll) oft stiefmütterlich - jedes Land scheint diesbezüglich sein eigenes Süppchen zu kochen.

Hierfür gibt es auf den ersten Blick einleuchtende Gründe: Payroll hat keine strategische Relevanz - sie soll lediglich die korrekte und pünktliche Bezahlung der Mitarbeiter regeln. Zudem unterscheiden sich Payroll Prozesse von Land zu Land (z.B. durch die Gesetzgebung) und erschweren die globale Harmonisierung. Und schließlich gibt es Länder mit nur wenigen Payroll-Mitarbeitern, bei denen die kritische Masse für Kosteneinsparungen fehlt. Daraus resultiert bei vielen Konzernen ein unübersichtliches Bild aus unterschiedlichen Payroll-Systemen.

Warum sich eine globale Optimierung der Payroll dennoch lohnen kann und wie andere Unternehmen Licht ins Chaos ihrer globalen Payroll-Organisation gebracht haben, erfahren Sie in diesem Artikel.

Licht ins Chaos der globalen Payroll-Organisation

Die meisten Unternehmen konzentrieren sich auf eine Lösung mit externen Payroll-Dienstleistern, da diese Vorteile bietet: Die standardisierten und erprobten Systeme des Dienstleisters sind meist schneller und kostengünstiger nutzbar als interne. Sie bieten Mengendegressionseffekte und niedrige Ausführungsrisiken aufgrund der hohen Transaktionalität mit wiederkehrenden Standardprozessen. Außerdem können komplexe und sich ändernde regulatorische Anforderungen besser und günstiger durch einen Dienstleister gemanagt werden als durch eigene Experten.

Es gibt jedoch vielfältige Gründe, die für eine länderübergreifende, standardisierte Payroll sprechen und aus Konzernsicht vorteilhaft sind:

• Payroll als HR-Informations- und Steuerungsinstrument. Viele regelmäßig notwendige Steuerungsinformationen müssen bei unterschiedlichen lokalen Payrollsystemen mühsam erhoben werden. Eine integrierte Payroll-Lösung kann hier Abhilfe verschaffen.

• Compliance mit lokaler Gesetzgebung. Bei vielen Unternehmen, die Länder mit kleinen HR- und Payroll-Abteilungen haben, müssen neue oder geänderte gesetzliche Anforderungen identifiziert und umgesetzt werden. Payroll-Dienstleister garantieren hier die richtige Überführung dieser Vorschriften und Regeln in die Payroll-Systeme.

• Risikominimierung. In Ländern, in denen kein Payroll-System existiert und sie im Extremfall manuell von wenigen Mitarbeitern durchgeführt wird, bestehen höhere Risiken (z.B. Fraud-Risiken), die oft nur durch nachgelagerte Kontrollen (Audits) geprüft werden können.

• Kosteneinsparungen. Auch wenn Payroll Business Cases oft nur knapp positiv sind, lassen sich bei richtiger Herangehensweise Kosteneinsparungen generieren.

Idealerweise würden die Payroll-Prozesse von einem globalen Dienstleister für alle Konzernländer geliefert. Leider gibt es derzeit keinen solchen weltweiten Dienstleister. Die wenigen internationalen Dienstleister müssen zur Abdeckung aller Länder eines Kunden auf lokale zurückgreifen (Aggregator Lösung). Des Weiteren verfügen die meisten Länder bereits über leistungsfähige lokale Dienstleister. Bestehen bereits Verträge mit diesen, ist ein vom Konzern verordneter Wechsel zu einem länderübergreifenden Dienstleister aus Sicht des lokalen Personalleiters nicht zwangsläufig vorteilhaft.

Dies bedeutet aber nicht, dass man sich mit dem beschriebenen "Chaos" in der globalen Payroll-Organisation abfinden muss. So haben viele globale Unternehmen bereits eine Payroll-Strategie entwickelt und umgesetzt.

Payroll Filter-Modell

Um Unternehmen bei der Erstellung eines Konzeptes für die effektivste Payroll zu unterstützen haben einige Beraterunternehmen ein globales Filter-Modell entwickelt, in welches die Erfahrung von zahlreichen Payroll-Transformationsprojekten eingeflossen ist.

Das Filter-Modell hilft Kunden das scheinbare "Chaos" der globalen Payroll zu strukturieren:

• Welche Länder sind für eine Outsourcing Lösung geeignet?

• Welcher Serviceumfang ist für welches Land der richtige?

• Welche Länder sollten gesondert betrachtet werden, weil der Status Quo aus bestimmten Gründen nicht verändert werden soll?

Aus den Antworten können weitere Analysen sowie die Berechnung des finanziellen Business Cases folgen.

Fundierte Kenntnisse von typischen Herausforderungen, lokalen Besonderheiten und des globalen Providermarktes sind elementarer Bestandteil dieses Filter-Modells:

Die drei Schritte

Schritt 1 - Datenerhebung Kunde: Erfassung und Analyse der wesentlichen Aspekte der aktuellen Kundensituation in Bezug auf die Payroll:

• Welches sind die zentralen Anforderungen, Ziele und Prioritäten im Hinblick auf ein mögliches Payroll-Transformationsprojekt?

• Welche Länder existieren im Konzern und wie viele Mitarbeiter gibt es jeweils?

• Wie ist die Payroll lokal organisiert und was sind die wesentlichen lokalen Anforderungen?

Schritt 2 - Anwendung des Filters: Die Anwendung des Payroll-Filters liefert anschließend Antworten auf wesentliche Fragestellungen und hilft dabei, eine umsetzbare Strategie und Lösung für die zukünftige Payroll zu erarbeiten:

• Gibt es Payroll-Dienstleister, die den kundenindividuellen Länderscope ganz oder teilweise abdecken?

• Welches sind die Stärken/ Schwächen der jeweiligen Anbieter. Was sind die größten Kunden/ besten Referenzen?

• Welche Systeme und Funktionalitäten bringen die jeweiligen Anbieter mit?

• Welche Preise sind zu erwarten?

• Wie hoch sind die Abweichungen der aktuellen Kosten im Vergleich zu den am Markt erzielbaren Preisen?

Schritt 3 - Entwicklung und Bewertung von Szenarien: Die Ergebnisse des Payroll-Filters führen in der Regel zu mehreren denkbaren Szenarien für die zukünftige Gestaltung der Payroll-Organisation. Die Szenarien werden auf Basis definierter Kriterien bewertet und ein Business Case gerechnet. Die Resultate können Unternehmen mit den Leitern ihrer Payroll im Detail erörtern, die Ergebnisse verfeinern und eine kollaborative Entscheidung über eine mögliche Umsetzung treffen.

Fazit

Payroll-Tansformationsprojekte werden komplexer mit der steigenden Anzahl der Länder und den damit verbundenen lokalen Anforderungen. Gleichzeitig gilt aber auch: Je mehr Mitarbeiter in einem Land beschäftigt sind, desto mehr Verbesserungsmöglichkeiten, Systeme und Dienstleister gibt es.

Es gilt valide Optionen zu erkennen und zu bewerten. Für eine erfolgreiche Strategie zur globalen Payroll betrachtet man einerseits die Situation des Unternehmens als Ganzes, und andererseits die Fähigkeiten möglicher lokaler, regionaler und globaler Dienstleister.

Ein Filtermodell hilft dabei, eine auf das Unternehmen zugeschnittene Lösung zu erarbeiten und Ordnung in die Vielseitigkeit der Payroll zu bringen, in einzelnen Regionen oder in der ganzen Welt.

Matthias Krüger ist Principal Consultant und Benjamin Fuß Senior Consultant bei der Information Services Group.

Weitere Informationen zum Thema Payroll finden Sie unter "Information Service Group".