4 Module für das Architektur-Redesign

Sind wir mit unserer Finanz-IT-Architektur auf dem richtigen Weg? Unterstützt sie die Unternehmensstrategie? Verschafft sie uns einen Wettbewerbsvorteil? Können Optimierung und Investition zusätzliche Wertschöpfung generieren

Diese Fragen stellen sich Unternehmen immer häufiger. Grundsätzlich werden Anforderungen bezüglich Planung, Konsolidierung, Analyse und Reporting erfüllt: Die Lösungen sind aber oft weit entfernt von einer integrierten Plattform. Die Folge sind aufwendige Prozesse mit einem hohen Grad an manuellen Tätigkeiten und einer Vielzahl an Medienbrüchen. Die benötigten Informationen werden zu langsam geliefert und sind zudem nicht frei von Widersprüchen. Das Vertrauen in die Systeme sinkt.

Die optimale Finanz-IT-Architektur

Die optimale Finanz-IT-Architektur basiert auf einer integrierten und harmonisierten Datenbasis. Sie beinhaltet Ist-, Plan-, Budget- und Forecast-Daten. Die bedarfsgerechte Datenbereitstellung und -integration erfolgt automatisiert über standardisierte Schnittstellen.

Der Anwender greift innerhalb seiner Berechtigungen mittels Werkzeugen auf alle relevanten Informationen zu. Die Reporting- und Planungsapplikationen sind sinnvoll standardisiert und stehen in notwendiger Vielfalt zur Verfügung, um die täglichen Aufgaben schnell und effizient zu bearbeiten.

Das System wird von transparenten und klar definierten Zugriffsrollen und Berechtigungen umspannt, um den geforderten Schutz zu gewährleisten.

Der Weg zur optimalen Finanz-IT-Architektur

Diese anspruchsvollen Ziele lassen sich häufig nur durch ein Redesign der Finanz-IT-Architektur erreichen. Dabei muss das Gesamtkonzept von Anfang an die Vision der zukünftigen Architektur berücksichtigen und integrieren. Die Realisierung kann dann in kleinen Schritten erfolgen, die sich letztendlich zu einer Gesamtarchitektur zusammenfügen - "think big, start small".

Der angemessene Reifegrad der Prozesse wird durch eine "state-of-the-art" IT-Architektur und eine solide Governance erreicht. Beides basiert auf dem langfristigen Konzept der Finanz-IT-Architektur und -Systemlandschaft und dient für zukünftige IT-Projekte (z.B. ERP oder BI) im Finanzumfeld als Grundlage. Es umfasst:

• Definition der Geschäfts- und IT-Anforderungen und ein daran ausgerichtetes Informationsmodell als Basis für die Systemauswahl und -entwicklung

• Design der Ziel-IT-Architektur, inklusive der strategischen Komponenten (siehe Abbildung 1) für eine nachhaltige Systemlandschaft

Projektvorgehen

Das Redesign kann je nach Unternehmenskomplexität und den spezifischen Anforderungen umfangreich und zeitaufwendig sein. Der Einsatz geeigneter Methoden und Werkzeuge ist daher entscheidend für den Projekterfolg.

Architektur-Frameworks (siehe Abbildung 2) mit folgenden Eckpfeilern empfehlen sich:

• Durchführung von Workshops zur Stakeholder-Einbindung

• Orientierung an Best-Practice-Architektur-Referenzen und Adaption auf die spezifischen Anforderungen

• Vorlagenanpassung für Anforderungskataloge, Projektplan und IT-Architekturen

Zusammen mit internen Fachexperten des Rechnungswesens, Controllings und der IT werden die vorhandenen Systeme analysiert und unter Berücksichtigung der Umständen und Anforderungen bewertet. In Workshops mit Technologie- und Branchen-Experten werden die Erkenntnisse dann um das spezifische Know-How sowie Best Practices ergänzt.

Das Ergebnis ist die zukünftige Finanz-IT-Architektur und eine Roadmap zur Umsetzung, basierend auf den Analysen und fachlichen Anforderungen, kombiniert mit modernen Technologien und aktuellen Trends.

Es empfiehlt sich ein vier-moduliges Vorgehen, das die Ist-Analyse, die Anforderungen mit Informationsmodell, das Konzept und Design sowie die Roadmap und Aufwandschätzung umfasst. Jedes Modul besteht aus drei Phasen und wird durch folgende Projektmanagement-Komponenten unterstützt:

• Vorbereitung und Informationssammlung

• Entwicklungsworkshops

• Ergebnisentwicklung und -zusammenstellung

Modul 1: Ist-Analyse

Ziel des ersten Moduls ist die effektive Ist-Analyse der bestehenden Finanz-IT-Systemlandschaft bezogen auf Standardisierungs- und Integrationsoptionen sowie existierende Herausforderungen und Schwachstellen.

Die Schritte sind:

• Analyse der bestehenden Finanz-Systemlandschaft (z.B. ERP-, Konsolidierungs- und BI-Lösung)

• Zusammenfassung der bekannten Probleme und Möglichkeiten

• Entwicklung eines strukturierten Überblicks der aktuellen Landschaft

Modul 2: Anforderungen und Informationsmodell

Im Anschluss werden die Fachanforderungen aufgenommen. Neben der Finanz- und IT-Strategie werden die technischen und fachlichen Einschränkungen, laufende Projekte sowie der gewünschte Standardisierungsgrad berücksichtigt.

Die Schritte sind:

• Sammlung der Anforderungen von Rechnungswesen, Controlling und IT

• Beschreibung des "High-Level"-Informationsmodells und dessen Reifegrades

Modul 3: Konzept und Design

Modul 3 definiert Kernkomponenten und Prinzipien der neuen Finanz-IT-Landschaft:

• Festlegen der Architekturprinzipien der künftigen Reporting-Landschaft

• Definition des Architekturrahmens für die Gestaltung der IT-Landschaft (ERP, Konsolidierung und BI)

• Vollständige Skizzierung der zukünftigen Finanz-IT-Landschaft

Modul 4: Roadmap und Aufwandschätzung

Dieses Modul priorisiert die identifizierten Initiativen und legt die Reihenfolge mittels Roadmap fest. Die einzelnen Aktivitäten werden mit einer ersten Aufwandschätzung versehen.

Die Hauptaufgaben sind:

• Analyse der System-Roadmaps

• Darstellung der unterschiedlichen Umsetzungsszenarien für die zukünftige Landschaft

• Definition eines Projektplans für das optimale Umsetzungsszenario unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten zu anderen Programmen

Fazit

Ein Redesign bestehender Systemlandschaften ist immer eine anspruchsvolle Aufgabe. Die Neustrukturierung der Finanz-IT-Architektur macht da keine Ausnahme - aufgrund der zentralen Bedeutung dieses Bereiches für die Unternehmenssteuerung sind Änderungen hier häufig sogar besonders heikel.

Trotzdem sollte man vor den anstehenden Aufgaben nicht zurückschrecken, denn die nachhaltige Investition in IT-Architektur und -Systemlandschaft schafft einen langfristigen Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen. Eine Neugestaltung der Finanz-IT-Architektur ist realistisch, wenn sie mit dem richtigen methodischen Vorgehen und den geeigneten Werkzeugen angegangen wird. Die hier beschriebene konzeptionelle Umsetzung ist zügig, wie das Kundenbeispiel mittlerer Komplexität (Abbildung 3) zeigt.

Peter Ratzer ist Partner und Marcel Grandpierre ist Direktor bei Deloitte.