4 schlechte Angewohnheiten

Das kennt fast jeder: Arbeitet man erst mal ein paar Jahre in einem Job, schleichen sich manche Macken ein - kleine und sicher auch ein paar Große. IT-Profis sind keine Ausnahme: Auch sie schieben nervige Aufgaben vor sich her, die mit ein paar Handgriffen erledigt wären. Sie lassen sich leicht ablenken und fällen vorschnelle Urteile. Wie Sie diese Klippen des IT-Alltags umschiffen, darüber berichtet unsere amerikanische Schwester-Seite Computerworld.

So muss es aber nicht laufen. "Wenn Sie einmal aus sich heraustreten, saugen Sie Zeit zum Nachdenken auf, zum Träumen, Überlegen, und Abwägen", rät der Unternehmensberater und Karriere-Coach Michael Ehling aus Toronto. Er kommt selbst aus der IT-Branche und coached vor allem IT-Manager. "Anstatt ständig herumzueilen und Feuer zu löschen, können Sie den Blick auf das große Ganze richten." Auf diese Weise könnten IT-Manager sich konstruktivere Arbeitsweisen angewöhnen, und ihre Produktivität und Effizienz erhöhen.

Schlechte Angewohnheit Nr. 1: Ablenken lassen

Ein neuer Code muss geschrieben oder ein Antrag eingereicht werden. Da reicht schon eine Frage vom Kollegen oder der panische Anruf aus dem Fachbereich - und schon ist man draußen. Gerade für Technik-Experten ist schwer, sich nach der Ablenkung wieder zu konzentrieren, weil sie bei den meisten ihrer Aufgaben am besten längere Zeit überlegen und tüfteln müssen.

Das führt zu Frust und dazu, dass IT-Manager sich in ihrer Arbeit vergraben. Nur besteht dann die Gefahr, dass sie bei wichtigen Entscheidungen im Unternehmen bald außen vor gelassen werden oder feststecken auf der Karriereleiter.

Zu schnell entscheiden

Das Ablenkungsproblem wird ein ewiger Kampf bleiben für die meisten IT-Entscheider. Doch mit einigen Tricks lässt es sich eindämmen: Im Kalender nicht nur Termine für Meetings eintragen, sondern Zeiten blocken für die zu bearbeitenden Aufgaben. Und manche schaffen, sich zu zwingen, die Gedanken an das Meeting von eben schnell auszublenden und sich der neuen Aufgabe zuzuwenden.

Nr. 2: Vorschnell urteilen und die Geschäftsziele gefährden

Ein Problem taucht auf, und schon schießen einem fünf verschiedene technische Lösungen durch den Kopf. Eigentlich ist das keine schlechte Sache, wenn sich nicht auf die Erstbeste stürzt und gar nicht abwartet, was für das Business am besten ist. Auf diese Weise laufen IT-Abteilungen Gefahr, Apps und andere Lösungen zu Programmieren, die sich nur halbherzig den Geschäftsanforderungen widmen.

Lösungen für diese schlechte Angewohnheit haben die Forscher und Berater der Firma Corporate Executive Board (CEB) gefunden: Eine Ursache ist, sagt CEB-Chef Shvetank Shah, dass IT-Profis oft die Skills zum Zuhören und Verhandeln fehlen. Deswegen sollten sie sich beim Verstehen eines Problems umso stärker darauf konzentrieren, es ganz zu erfassen - vor allem, was es für das Geschäft der eigenen Firma oder des Auftraggebers bedeutet.

Er muss wissen, dass das Ziel nicht die neue Website ist, sondern in einer Region 30 Prozent Marktanteil zu gewinnen. Helfen kann zum Beispiel, wenn der CIO ein Business-Analyse-Kurs belegt und das Wissen an seine Abteilung weitergibt. Firmen sollten es in ihre Prozesse einbinden, IT-Entscheidungen auf die den Unternehmensziele auszurichten.

Zu oft Feuerwehr spielen

Zum Beispiel, dass die Business-Leute und die IT-Entscheider die Geschäftsszenarien zusammen analysieren. Dass dies erfolgt, sollte der Zustimmungsprozess des Projektmanagements sicherstellen. Erst nach der Freigabe dürften dann Geld andere Ressourcen einem Projekt zugeteilt werden.

Nr. 3: Rund um die Uhr Feuerwehr spielen

Wer sich nur von einem Feuer zu nächsten durchschlägt, von einem Anwender-Problem zum nächsten, kann schlecht strategisch denken oder längerfristige Projekte vorantreiben. Sicher - die User brauchen Hilfe, wenn ihr Rechner spinnt. Und es ist nur menschlich, die dringendsten Problem zuerst anzugehen.

Nur führt dies oft dazu, dass die ganze IT-Abteilung regelmäßig Überstunden macht. Irgendwann glauben die anderen, die IT könne zaubern, und schrauben die Erwartungen auf ein unerfüllbares Niveau.

Auch für dieses Problem gibt es eine Lösung: Die User auf ihre Software trainieren, neue und stabil laufende Hardware und Programme anschaffen - und Delegieren lernen. So kann die IT zum Beispiel einen Mitarbeiter pro Tag abstellen, der sich nur um Notfälle kümmert.

Aufgaben zu lange aufschieben

Ach, wie wäre es schön, wenn der Tag doch 48 Stunden hätte - oder wir in der Zeit hin- und herspringen könnten. Doch leider müssen wir uns mit der Zeit herumschlagen, die wir zur Verfügung haben. Also: Zeitmanagement. Nur leider klappt das oft nicht so gut, weder bei Normalsterblichen noch bei IT-Managern.

Nr. 4: Morgen ist auch noch ein Tag

Da sind diejenigen, die lieber von zukünftigen Projekten träumen, die noch gar nicht bewilligt sind. Und diejenigen, die sich nicht aufraffen können, mit ein paar Handgriffen der Sekretärin die Word-Verknüpfung auf den Desktop zu legen. Ist richtig viel am Tag zu tun, verlieren wir auch gerne den Überblick.

Hier hilft manchen, Tag für Tag einen festen Stundenplan zu basteln - und ihn einzuhalten. Dann kommt heraus, welche Helpdesk Anfragen und andere IT-Aufgaben zu erledigen sind, und wie wichtig sie jeweils sind. Nur birgt diese Lösung das Henne-Ei-Problem: Woher die Zeit nehmen, um das richtige Stundenplan-System zu finden?

Ein richtiger Zeitfresser, der den ganzen Stundenplan auf den Kopf stellen kann, ist das Patchen. Manche IT-Abteilungen lassen einen Dienstag nach dem anderen verstreichen (an Dienstagen veröffentlicht Microsoft jeden Monat seine Sicherheits-Patches) und reißen so riesige Lücken in die Security. Dieses Problem umschiffen können Patch Management Pakete, die automatisch Sicherheitslücken erkennen und die neuesten Patches aufspielen.