4 Schritte, scheiternde Projekte zu retten

Der Sommer ist die perfekte Zeit darüber nachzudenken, ob die im Januar gestarteten Projekte noch nach Plan oder längst aus dem Ruder laufen. Zu dieser Zeit sollten Sie und Ihr Management-Team genug Daten haben, um zu prüfen, ob die angeleierten Maßnahmen tatsächlich helfen, die gesteckten Ziele zu erreichen. Vielleicht wissen Sie zu diesem Zeitpunkt auch schon, dass das Projekt nicht auf dem richtigen Weg ist und trotzdem Geld und personelle Ressourcen verbraucht.

Wenn Sie sich den gegenwärtigen Stand Ihrer Projekte anschauen, finden Sie dort eins der folgenden Anzeichen für das Scheitern?

• Kritische Punkte sind noch immer offen, und es gibt noch keinen Weg, damit umzugehen.

• Die Projektziele ändern sich ständig.

• Ihr Projekt liegt außerhalb des Zeit- und Budgetplans. Und es bräuchte es große Anstrengungen, es dorthin zurück zu führen.

• Andere Projekte und Aufgaben stören Sie beim Umsetzen dieses speziellen Projekts.

Treffen gleich alle diese Punkte zu, sollten Sie das Projekt schleunigst beerdigen, um nicht noch mehr Gelder damit zu verschwenden. Zumindest sollten Sie dafür sorgen, dass sich die Arbeit am Projekt radikal ändert. Sie wissen besser als andere, dass das gute Geld, das man dem schlechten hinterher wirft, ein Projekt nicht rettet, solange man nicht an die Ursachen des Problems geht.

Um ein zu scheitern drohendes Projekt zurück in die Spur zu bringen, stellen Sie sich und Ihrem Projekt die folgenden Fragen:

• Was kann man vom Projekt noch retten?

• Was kann man mit Zeit und Budget, die übrig geblieben sind, noch schaffen?

• Haben Sie das richtige Projektteam und die richtige Projektleitung, um am Ende doch noch erfolgreich zu sein?

• Ist der Plan für die Wiederbelebung gut und realistisch?

• Unternehmen Sie und Ihr Team alles Notwendige, um den Neustart des Projekts zu ermöglichen?

Ein Neustart ist möglich

Ein Neustart des Projekts ist möglich,

• wenn das komplette Projekt mit den verbliebenen Mitteln in-time und in-budget gerettet werden kann

• wenn Sie die richtigen Leute für das Projekt haben

• wenn der neue Plan solide und tragfähig genug ist und

• wenn Ihr Management den Fortgang weiter unterstützt.

Die folgenden vier Schritte helfen Ihnen beim doch noch erfolgreichen Abschluss.

1. Analysieren Sie die aktuelle Situation.

Besorgen Sie sich alle Informationen, die Sie zum gegenwärtigen Stand des Projekts bekommen können. Nutzen Sie diese Daten, um fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, was als nächstes zu tun ist.

Sollte es zu diesem Zeitpunkt mehr Fragen als Antworten geben, grämen Sie sich nicht: Das ist normal. Wichtig ist es, die richtigen Fragen zu stellen, um ein korrektes Bild vom Stand der Dinge zu bekommen. Zum Beispiel diese:

• Wie kritisch ist das Enddatum des Projekts?

• Welche Funktionalität brauchen Sie zum Ausrollen einer Lösungen wirklich und mindestens?

• Was davon ist bereits abgeschlossen und was ist noch offen?

• Werden Ihre Mitarbeiter und Kollegen dabei mitziehen, das Budget, den Zeitplan oder das Ziel des Projektes zu ändern?

Gerade die letzte Frage nach dem Change Management ist kritisch, weil es die menschlichen und politischen Aspekte direkt betrifft. Sogar unmittelbar mit der Gefahr des Scheiterns konfrontiert, haben die Projektmitarbeiter Schwierigkeiten, ihre Arbeit oder ihre Ziele zu verändern, wenn sie und ihr Team nicht direkt davon profitieren. Um das Scheitern eines Projektes zu verhindern, müssen sich die Erwartungen der Projektbeteiligten ändern.

Das Projektteam nach Gründen fragen

Wenn Sie Daten rund um den Stand der Dinge sammeln, vergessen Sie nicht, das Projektteam nach Ihrer Meinung und darüber zu befragen, was falsch gelaufen ist. Es ist allerdings leichter, ihre Ansichten zu ignorieren, weil ihre Arbeit ja mit dem drohenden Scheitern eines Projekts direkt verbunden ist. Tatsächlich kann jeder Projektmitarbeiter aber wertvolle Hinweise darüber geben, warum ein Projekt so schlecht gelaufen ist, wie es ist.

2. Bereiten Sie Ihr Team auf die Rettungsaktion vor

Jeder Manager oder Mitarbeiter, der im Projekt arbeitet, muss akzeptieren, dass das Vorhaben zu scheitern droht und dass es nötig ist, es zu retten. Dazu gehört auch das Eingeständnis aller, dass die bisherigen Pläne verändert werden müssen.

Sobald aber alle Beteiligten die Notwendigkeit für Veränderungen der Pläne akzeptiert haben, ist es an Ihnen, realistische Erwartungen an die Zukunft des Projektes zu definieren. Wenn Sie Erfolgskriterien für das Projekt am Anfang gesetzt haben, formulieren sie nun neue.

Sowohl das Management eines Unternehmens als auch die Projektverantwortlichen müssen dafür sorgen, dass es eine geeignete Umgebung für das Projekt gibt. Sorgen Sie für realistische Ziele und versorgen Sie Ihre Mitarbeiter mit den notwendigen Freiräumen, Ausrüstungsgegenständen und Trainings, damit sie dabei erfolgreich sein können.

3. Entwickeln Sie eine Strategie für die Rettung des Projekts

Verstehen Sie die Rettung Ihres Projekts einfach als neues, eigenes Vorhaben, das mit dem alten nichts mehr oder nur wenig zu tun hat. Dieses neue Projekt braucht eigene Ziele und Kriterien für einen erfolgreichen Abschluss. Die Ziele des "neuen" Projekts fordern von Ihnen eine Einschätzung darüber, ob Sie die notwendigen Ressourcen und Mitarbeiter zur Verfügung haben, oder ob Sie an der einen oder anderen Stelle nachbessern müssen.

Auf der Basis des neuen Plans müssen Projektmanager und -mitarbeiter eine klare und realistische Roadmap entwickeln, mit der sie ihre Ziele erreichen. Der größte Unterschied zu vorangegangenen Plänen: Dieser darf nicht scheitern.

Zudem wird er unter viel stärkerer Beobachtung durch die Geschäftsleitung stehen. Also ist es wichtig, kürzere Etappenziele zu definieren, um allen Beteiligten und Verantwortlichen unterwegs Teilerfolge präsentieren und notfalls leichte Kurskorrekturen vornehmen zu können. Die kleineren Schritte werden zudem wertvolle Daten über den Stand des Projektes liefern.

Informations- und Entscheidungswege festlegen

4. Setzen Sie Ihre Strategie um

Sie haben einen Plan? Dann beginnen Sie damit ihn umzusetzen. Vergegenwärtigen Sie sich, dass nicht nur die Projektmitarbeiter in der Verantwortung stehen, sondern auch Sie und das Management. Dieses Wissen braucht jeder, der mit dem Projekt und den einzelnen Schritten und Maßnahmen zu tun hat.

Um sicherzugehen, dass alle in der Spur sind, sorgen Sie für eine klare und regelmäßige Kommunikation innerhalb des Projektteams. Definieren Sie dafür die Informations- und Entscheidungswege genau.

Ein Projekt, das zu scheitern droht, ist nicht leicht zurück in die Spur zu bringen. Man benötigt dafür Engagement, Konzentration, Ziele und Verpflichtungen. Während des Rettungsdienstes ist wenig Zeit für persönliche Themen und Wünsche. Jeder Projektmitarbeiter wird bei der Rettungsaktion voll gefordert sein. Daher ist es für den Projektleiter wichtig, die Belastungen seiner Mitarbeiter im Auge zu behalten. Sorgen Sie für positives Feedback auf diese Anstrengungen.

Mit dem Team feiern

Wenn das Projekt dann doch erfolgreich zu Ende gebracht worden ist, feiern und würdigen Sie die Anstrengungen jedes einzelnen Team-Mitglieds. Und lernen Sie am Ende von der Erfahrung, die Sie bei der Rettung des Projekts gemacht haben. Es hilft Ihnen beim nächsten Mal, bedrohliche Situationen von vorneherein zu vermeiden. Achten Sie auf ihren kommenden Wegen auf alle Warnhinweise und reagieren Sie schnell und konsequent auf neue Gefahren.

Ron Ponce ist Präsident der Fog City Consulting, einer Beratungsfirma aus San Francisco. Dieser Beitrag erschien bei unseren Kollegen von CIO.com.