Social-Collaboration-Tools von Anbietern wie Microsoft, IBM, Cisco und Salesforce können es Angestellten leichter machen, an Projekten zu arbeiten - auch wenn sie aus unterschiedlichen Abteilungen stammen oder auf verschiedene Standorte verteilt sind. Die Tools ermöglichen die Kommunikation über Text, Bild, Audio und Video. Und Blogs und Wikis organisieren das Wissen im Unternehmen und helfen Angestellten dabei, in kurzer Zeit Antworten auf ihre Fragen zu finden.
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Doch so einfach und problemlos läuft es meistens nicht ab, wenn Unternehmen ein Social-Collaboration-Tool einführen. Tom Kaneshige von unserer amerikanischen Schwesterpublikation CIO.com hat sich auf einer Konferenz in San Francisco umgehört und einige IT-Verantwortliche getroffen, die ihm von Stolperfallen bei der Einführung berichteten.
1. Fehlende oder falsche Vermarktung: So kann man zum Beispiel ein ganz wunderbares Tool im Unternehmen einführen und trotzdem scheitern. Wenn man diese Einführung nicht vermarktet und bei den Mitarbeitern bekannt macht, wird niemand das Tool benutzen. Ein internes soziales Netzwerk muss zügig eine einigermaßen hohe Anzahl an Nutzern erreichen. Doch auch bei der Vermarktung muss man den richtigen Zeitpunkt abpassen. Ein kanadisches Telekommunikationsunternehmen erstellte vor der Einführung von Social-Collaboration-Tools eine Art Film-Trailer, der die Mitarbeiter auf die Einführung vorbereiten sollte. Die Bemühungen gingen nach hinten los, die Mitarbeiter waren vom Trailer verwirrt. Es wäre besser gewesen, die Tools zu diesem Zeitpunkt schon zur Verfügung zu stellen, berichtete einer der Verantwortlichen Tom Kaneshige.
2. Mitarbeiter und Unternehmenskultur ignorieren: Ein zweiter Stolperstein bei der Einführung von Social-Collaboration-Tools im Unternehmen ist es, sich nur auf das Tool zu konzentrieren und dabei die Unternehmenskultur zu ignorieren. Daran ist zum Beispiel das NASA Spacebook, ein soziales Netzwerk fürs Unternehmen, gescheitert. Man habe bei der Einführung zu wenig an die Mitarbeiter gedacht, erzählt einer der am Projekt Beteiligten, Kevin Jones vom NASA Marshall and Goddard Space Flight Center, Autor Tom Kaneshige. Bei der Einführung wurden die Unternehmenskultur und die Unternehmenspolitik nicht beachtet. Die Mitarbeiter verstanden überhaupt nicht, warum sie von E-Mails auf Collaboration-Tools umsteigen sollten.
Kevin Jones vom NASA Marshall and Goddard Space Flight Center spricht sich für eine rabiate Umstellung im Unternehmen aus. Wenn Mitarbeiter die neuen Social-Collaboration-Tools nicht nutzen möchten, müsse man sie zwingen, so Jones. Er glaubt, dass Unternehmen scheitern werden, wenn sie sowohl E-Mail als auch Collaboration-Tools anbieten. Stünden E-Mails weiterhin zur Verfügung, nutzten Mitarbeiter sie auch. Auch wenn Angestellte sich anfangs beschwerten, würden sie letztlich die neuen Tools nutzen. Jones zieht einen Vergleich: Schlösse man alle Diskotheken bis auf eine, ginge, wer nach wie vor tanzen wolle, in den einzigen verbliebenen Club. Lasse sich so die interne Kommunikation regeln, stoße der Vorschlag bei der Verständigung mit Kunden oder anderen Firmen an seine Grenzen. Hierfür gälten andere Regeln.
Kritische Kommentare im internen Netz zulassen
3. Die vermeintliche Generationen-Kluft: Auch wenn die Einführung geglückt ist und die Mitarbeiter mit den Social-Collaboration-Tools arbeiten, gibt es weitere Stolpersteine. IT-Verantwortliche warnen oft davor, dass ältere Angestellte sich außen vor fühlten. Social-Collaboration-Tools gelten als Muss, um bei jüngeren Angestellten als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden und junge Talente ans Unternehmen zu binden. Ältere Mitarbeiter könnten das Gefühl bekommen, ins Abseits gedrängt zu werden, so die Meinung vieler. Doch auch wenn diese Bedenken immer wieder auftauchen, nennen Experten sie unbegründet. Die Einführung von Social-Collaboration-Tools erzeuge keine Kluft zwischen den Generationen, so ein Experte zu Kaneshige.
4. Der Umgang mit kritischen Kommentaren: Als weiterer Stolperstein werden Angestellte wahrgenommen, die in unternehmensinternen sozialen Netzwerken das Gespräch an sich reißen möchten. Wer Plattformen mit Kommentarfunktion im Unternehmen einführt, muss darauf gefasst sein, dass es mindestens eine Handvoll Motzer geben wird, die über diese Kommentarfunktion Dampf ablassen werden. IT-Verantwortliche raten, diese Kommentare zuzulassen, so Kaneshige. Würde man an dieser Stelle zensieren, würde man die Vertrauensbasis im Unternehmen schädigen. Auf einen negativen Kommentar folgen häufig zahlreiche positive Kommentare. Vermeintlich kritische Themen regulieren sich so oft von selbst und machen damit die Aufregung unbegründet.