Agile Methoden sind oft recht einfach und lassen sich in der Regel gut mit Papier und Bleistift anwenden. Angesichts der zunehmenden Verlagerung ins Homeoffice und des Anstiegs von Remote Work ist die Nachfrage nach digitalen Lösungen stark gestiegen. Der folgende Überblick soll dabei unterstützen, für Ihre Anforderungen passende Apps zu finden.
Mentimeter (kurz Menti)
Mentimeter ist ein leichtgewichtiges Tool für Abstimmungen und Online-Umfragen. Bekannt wurde Menti als Präsentationssoftware sowie durch den Einsatz in Workshops und Seminaren. Durch anonyme Umfragen lassen sich viele heiklen Fragen klären und die Teilnehmer können in Echtzeit anonym Feedback geben. Im Rahmen von Remote Work kann Menti sehr einfach während einer Zoom- oder Teams-Sitzung aufgerufen werden. Der Zugang erfolgt über einen Link oder QR-Code. Die Resultate werden in Echtzeit im Browser angezeigt und können so von jedem eingesehen werden.
Die Einsatzszenarien von Mentimeter sind mannigfaltig: schnelle Präferenzabfrage in agilen Teams, Abfrage des Stimmungsbilds bei einer Retro, Durchführung von Planning Poker, Berechnung von Happiness Index (auch remote oder mit geografisch verteilten Teams), Durchführung einer Feedback-Runde, Bewertung von Arbeitsergebnissen in einem Review-Meeting usw.
Als Moderator und Coach setze ich sehr oft Menti ein, weil die Abfrage extrem zeiteffizient ist und in neun aus zehn Fällen ein belastbares Ergebnis produziert. Ich habe auch schon Führungskräfte gesehen, welche Mentimeter beim Abstimmen zum Standort der Weihnachtsfeier bis hin zur Präferenzabfrage für das neue IT-Architektur-Management-Tool eingesetzt haben.
Menti ist ein einfaches und effektives Werkzeug, um eigene Mitarbeiter an der Entscheidungsfindung zu beteiligen und Feedback zu diversen Themen einzuholen. Die Basisversion von Menti ist kostenlos und reicht in der Regel aus. Die Software ist webbasiert und muss nicht lokal installiert werden.
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Trello
Trello ist eine Aufgabenmanagement-Software. Sie basiert auf Kanban-Prinzipien wie zum Beispiel das Visualisieren der zu erledigenden Arbeit, "Manage the Flow" oder Limitierung der Anzahl nicht abgeschlossener Tasks. Mit Trello lassen sich mehrere Boards anlegen, zum Beispiel pro Team, Produkt, Value Strem etc. Die Boards bestehen aus Trello-Karten, welche wiederum in Listen organisiert werden, beispielsweise Backlog, Selected, in Arbeit, Erledigt. Analog zu einem Kanban-Board wird auf einer Trello-Karte eine Aufgabe beschrieben, die wiederum einer oder mehreren Personen zugewiesen werden kann. Darüber hinaus lassen sich in den einzelnen Trello-Karten Checklisten erstellen, Files anhängen, Deadlines setzen und ein Activity Track führen.
Der Charme von Trello liegt in der Einfachheit und der intuitiven Bedienung. Man gewöhnt sich sehr schnell dran. Trello-Boards werden oft in agilen Teams, Kanban-Teams, agilen Projekten oder beim Personal-Kanban genutzt.
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Insbesondere ist der Activity Track in Zeiten von Remote Work ein willkommenes Feature. In vielen Fällen verlagert sich auch die Kommunikation aus den E-Mails direkt in Trello und findet im Activity Track der jeweiligen Trello-Karten statt. Analog zu Social Media können Teammitglieder Nachrichten schreiben, Verständnisfragen stellen, Screenshots anhängen und so papierlos und ohne E-Mails miteinander kollaborieren. Die Zusammenarbeit innerhalb einer Trello-Karte strukturiert die Konversationen, reduziert die E-Mail-Flut und erhöht die Rückverfolgbarkeit.
Foto: Trello
Erwähnenswert ist auch die mobile App von Trello. Man kann dadurch ziemlich produktiv von unterwegs arbeiten, ohne Tablet oder Laptop rausholen zu müssen. Ideal für schnelles Reinschauen in der Bahn, im eigenen Garten oder beim Warten am Flughafen. Die Basisversion von Trello ist kostenlos und bietet ein umfassendes Set an Features. Die Premiumversion bietet vor allem sehr gute Intergrationsmöglichkeiten zu den anderen Services wie Jira, Slack, Evernote, Zendesk, Timely, Microsoft Teams, Salesforce, Mailchimp, Zapier oder Dropbox.
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Slack
Slack ist eine Nachrichten-App und erinnert ein bisschen an ein Chat-Programm. Konversationen sind nach sogenannten Channels organisiert. Benutzer können Channels beitreten, verlassen, eigene private oder öffentliche Channels anlegen und vieles mehr. Man kann Nachrichten an einen Channel, eine Gruppe von Benutzern oder einen einzelnen Benutzer verschicken.
Slack bringt die ganze Kommunikation zusammen. Gerade im Kundendienst oder in der Software-Entwicklung schwören viele auf Slack. Mitarbeiter können schnell Textnachrichten austauschen, aber auch Dateien und Links je nach Thema in öffentlichen Channels oder privaten Themengruppen teilen. Der Umgang miteinander im Slack ist oft locker und pragmatisch. Mit Slack lässt sich die E-Mail-Flut reduzieren, vor allem die lästigen CC-Nachrichten.
Foto: Slack
Eine weitere interessante Entwicklung sind Slackbots (Slack-basierte Chatbots). Ein schweizer Logistikdienstleister hat beispielsweise seinen Online HR-Desk durch einen Slackbot ersetzt. Mitarbeiter können Urlaubsansprüche beziehungsweise Urlaubssaldi abfragen, aber auch Auskunft zu gesetzlichen Regelungen bekommen. Ein anderes europäisches Unternehmen setzt Slackbots im Recruiting-Prozess ein.
Explain Everything
Explain Everything ist ein digitales Whiteboard und wird zum Erstellen von Screencasts genutzt. Explain Everything eignet sich vor allem sehr gut zur Erstellung kleiner Lehrvideos. Die Einsatzmöglichkeiten sind breit: schnell etwas einem Kollegen erklären, ein Trainingsvideo erstellen etc. Die iPad-App ist gut ausgereift und gerade mit Apple Pencil lassen sich sehr coole gezeichnete Videos produzieren. Ein mit Explain Everything erstelltes Video ist eine gute Alternative für überfrachtete Powerpoint-Folien. Die Kollegen sagen danke.
Qualtrics
Qualtrics ist eine Experience-Management-Plattform und ist darauf optimiert, schnell und schlank Untersuchungen zum Kunden-, Mitarbeiter- oder Markenerlebnis durchzuführen. Da wir gerade in der agilen Produktentwicklung auf das schnelle Kundenfeedback angewiesen sind, ist Qualtrics eine durchaus vielversprechende Lösung.
Qualtrics bildet den gesamten Lebenszyklus einer Umfrage ab: Man kann Fragebögen in wenigen Minuten zusammenstellen, auf Qualität überprüfen, in mehrere Sprachen übersetzen und anschließend verteilen. Qualtrics trackt Rückmeldungen und erstellt Ergebnisse in Echtzeit. Gerade in den Bereichen Customer Experience, Marktforschung und Mitarbeiterbefragung lässt sich Qualtrics gewinnbringend einsetzen.
Miro
Miro ist ein recht modernes digitales Whiteboard Tool, mit dem man in einem geografisch verteilen Team oder mit Kunden zusammenarbeiten und brainstormen kann. Auch für visuelle Denker bietet das Tool gute Möglichkeiten, eigene Gedanken zu externalisieren und zu strukturieren.
Foto: Miro
Miro-Boards lassen sich unendlich erweitern und in einer hohen Auflösung exportieren. Die Oberfläche ist recht intuitiv und das Zeichnenwerkzeug funktioniert gut. Miro lässt sich mit Google, Slack, Dropbox und Microsoft Teams integrieren. (bw/wh)