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Dumm gelaufen. Jahrelang haben IT-Abteilungen hart an der Standardisierung von Desktops und Notebooks gearbeitet. Und nun zeigt ein Scan des Unternehmensnetzes, dass einige Windows-7-Systeme im Netz hängen - obwohl nur Windows XP ausgerollt wurde. Und im Support trudelt das ein oder andere Ticket für eine Mail- und Netzwerkeinrichtung ein - für unternehmensfremde Rechner.
Das alles sind nur die Vorboten, meint David Johnson, Infrastruktur-Spezialist bei Forrester. Es zeigt, dass bereits einige Mitarbeiter ihre eigenen Geräte mitbringen. Aber es werden noch viel mehr werden, prophezeit Johnson. Allein schon deshalb, weil in der neuen Arbeitswelt immer mehr Mitarbeiter ständig erreichbar und unabhängig vom Arbeitsort sein wollen. Und zwar am liebsten mit dem gleichen Gerät wie Zuhause.
Bevor also eine Flut von privaten Geräten ans Unternehmensnetz brandet, sollten IT-Verantwortliche handeln. "Das ist eine willkommene Gelegenheit, sich damit auseinanderzusetzen, wie die Mitarbeiter heutzutage überhaupt arbeiten und welche Geräte sie nutzen (wollen)", erklärt Johnson. Er erläutert seine Vorgehensweise detailliert in dem Report "Five Steps to a Successful ByoC Program".
1. Finden Sie heraus, was die Mitarbeiter brauchen
Viele IT-Professionals haben ein hervorragendes Verständnis von Technologie und den zugehörigen Prozessen - kennen sich aber kaum aus mit Arbeitsstilen von Mitarbeitern und Produktivitätsmuster. Starten Sie daher eine Initiative, um herauszufinden, wie die Produktivität der Mitarbeiter entsteht.
Erfassen Sie dabei, welche Mitarbeiter einen Standard-PC bevorzugen und welche weniger am Schreibtisch arbeiten. Oder wer Social-Media-Tools nutzt und wie weit er bereit ist, in eigene Geräte zu investieren. Dabei erfahren Sie auch, welche Arbeitsstile ein erhöhtes Sicherheitsrisiko mitbringen. Und nebenbei: Finden Sie heraus, wie es manche Mitarbeiter schaffen, die IT zu umgehen ;-).
2. Entwickeln Sie daraus Arbeitsprofile
ByoD eignet sich nicht für jeden Mitarbeiter. Entwickeln Sie daher vier Profile von Arbeitsstilen, indem Sie die erfassten Mitarbeiter etwa nach Anzahl der benötigten Anwendungen und ihrer Mobilität gruppieren. Dann legen Sie fest, welche Geräte die Mitarbeiter idealerweise für ihren Arbeitsstil brauchen.
Wenn Sie an den Profilen arbeiten, ist es eine große Chance mit zu erfassen, welche Mitarbeiter ein großes Interesse an Technologie haben und wie sie innovative Wege finden, um produktiver zu sein. Dieses Wissen lässt sich später auf das Unternehmen ausweiten.
3. Erfassen Sie, wer am meisten von ByoD profitieren
Um festzulegen, wer am meisten davon profitiert, wenn er eigene Geräte einsetzt, zieht Johnson sechs Faktoren heran. Telearbeiter beispielsweise profitieren selten von einem standardisierten Support, weil es lange dauert, bis das Gerät eingeschickt und neu konfiguriert wurde. Für sie ist die Unterstützung aus dem Apple Store viel schneller und einfacher. Daher sind Telearbeiter häufig gute Kandidaten für ein ByoD-Programm.
Schwieriger ist es mit Mitarbeitern, die mit Kundenrechnungsdaten, Geschäftsgeheimnissen oder medizinischen Daten hantieren. Derjenige kann immer noch ein brauchbarer Kandidat sein und sein Rechner kann über lokale oder gehostete virtuelle Desktops integriert werden. Aber in extremen Fällen ist das Risiko zu hoch.
4. Definieren Sie eine Self-Support-Zone
Aus den beiden vorigen Schritten können Sie ein Verständnis davon entwickeln, welche Mitarbeiter potenziell selbst ihren Support leisten oder organisieren können. Für diese bauen Sie eine Self-Support-Zone auf. Mitarbeiter mit guten technischen Fähigkeiten und geringen Sicherheitsanforderungen sind die besten Kandidaten hierfür. Diese werden wahrscheinlich auch wenig Hilfe brauchen, um mit ihrem Computer produktiv zu sein.
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Die Self-Support-Zone kann anfangs klein sein. Aber Client-Virtualisierung, die Förderung einer Support-Community sowie Self-Service-Tools ermöglichen es, die Self-Support-Zone rasch zu erweitern.
5.Setzen Sie die Self-Support-Zone mit Client-Virtualisierung um
Dies ist die stärkste Option - aber sie muss gezielt nach Persönlichkeit und Arbeitsstil angepasst werden, weil eine falsche Technologie Mitarbeiter verwirren und ihre Produktivität hemmen kann. Indem Sie ByoD-Arbeiter mit einer standardisierten Windows-Umgebung über virtuelle Maschinen bedienen, trennen Sie sauber zwischen Arbeit und persönlichen Anwendungen und Daten und verbessern gleichzeitig Verwaltung und Wartung.
Dabei gibt es folgende Kernszenarien: Application Streaming liefert einmal einen sicheren Zugriff auf Anwendungen außerhalb der Firewall. Lokale virtuelle Desktops bieten die ideale Umgebung für Mitarbeiter, die viel reisen, während sich Server-gehostete virtuelle Desktops für Arbeiter vor Ort eignen.
In diesem Kontext ist Desktops-as-a-Service interessant. DaaS lässt sich schnell ausrollen und reduziert den Investitionsaufwand. Und man benötigt keine Experten für Client-Virtualisierung. Einige Firmen berichteten von guten Ergebnissen bei Anbietern wie tuCloud, Desktone und dinCloud. Ein Problem ist jedoch, dass Microsoft keine Lizenzen für kurzfristige Vermietungen von Windows-Desktops anbietet. Es ist also eine vollständige Windows-Lizenz für jeden Desktop zu erwerben.