5 Tipps für effizientere IT-Teams

Nur weil in einer IT-Abteilung eine Menge kluger und ambitionierter Angestellter arbeiten, heißt das noch nicht, dass das Team deshalb auch effizient arbeitet. Gründe dafür gibt es viele, häufig liegen sie überhaupt nicht im Einflussbereich des Teams.

Ineffizient arbeitende Teams verbessern

Shane O’Neill von unserer amerikanischen Schwesterpublikation CIO.com hat mit John Baschab von Technisource, einem Vermittler von IT-Mitarbeitern und -Diensten, gesprochen. Baschab glaubt, dass für ineffizient arbeitende Teams häufig vier Gründe verantwortlich sind:

1. Der erste sind starke Veränderungen im Business, wie ein rasantes Umsatzwachstum oder eine Firmenfusion.

2. Der zweite mögliche Grund ist ein schlechtes und ineffizientes Anbieter-Management.

3. Der dritte Grund ist ein schlechter Management-Stil, der die IT vom Business isoliert.

4. Schließlich kann auch ein ungenügendes Finanz- und Risikomanagement für die Ineffizienz in der IT-Abteilung verantwortlich sein.

Baschab hat fünf Tipps für CIOs, damit sie das Alignment von Business und IT im Unternehmen unterstützen und vorantreiben:

• 1. In einem ersten Schritt sollte man dafür ein IT Steering Committee gründen. In ein solches Committee holt man Führungskräfte aus unterschiedlichen Abteilungen, oft sind es der CEO, seine direkt an ihn berichtenden Manager und weitere Führungskräfte, die ein Interesse an IT haben. Das Committee sollte auch mitentscheiden, wenn neue IT-Manager eingestellt werden.

• 2. Baschabs zweiter Ratschlag lautet, die Prozesse für das Projektmanagement im Unternehmen zu überprüfen. Der CIO sollte eine zentrale Liste für alle anstehenden Projekte in der IT einführen und die einzelnen Projekte dann nach ihrem Wertbeitrag für das Unternehmen priorisieren. Hier muss ein IT-Verantwortlicher auch unbedingt berücksichtigen, wie viele Kapazitäten sein Team hat und darauf achten, nicht zu viele Projekte zu übernehmen.

• 3. Der dritte Ratschlag von Baschab bezieht sich auf die Anbieterbeziehungen. Er empfiehlt CIOs, möglichst günstige Verträge auszuhandeln und sich auch nach dem Vertragsabschluss weiter intensiv um die Beziehung zum Anbieter zu kümmern. Regelmäßig sollte man sich als IT-Verantwortlicher die Frage stellen, welche Anbieter gute Arbeit leisten und welche nur viel Geld kosten und regelmäßig den Zeitplan sprengen. Beschäftigt man solche Anbieter, sollte man nicht zögern, sich von ihnen zu trennen und zu einem produktiveren Wettbewerber zu wechseln.

Mittagessen mit Managern aus Fachabteilungen

• 4. Baschabs vierter Tipp zielt auf ein besseres Budget-Management. "CIOs sollten im Management zum Ansprechpartner werden, wie man durch den Einsatz von IT die Unternehmensausgaben senken kann", rät er. Entstehen Unregelmäßigkeiten im Budget, muss ein IT-Verantwortlicher diese erklären können. Auch über Ausgaben und Einnahmen, die seinen Bereich betreffen, muss der CIO bestens informiert sein.

• Coachin Silvia Maute über die drei großen V des Teambuilding
  Teamaufbau
  Coachin Silvia Maute legt dem Teambuilding zunächst einmal "drei große V" zugrunde, nämlich Vertrauen, Verantwortung und Veränderung. Das heißt konkret ...
  Vertrauen
  Vertrauen beinhaltet, sich etwas zu trauen. Sich eine Rolle als Teamführer zuzutrauen. Das hat mit Selbstwert zu tun. Wer diesen Punkt für sich klären kann, so Maute, erreicht den nächsten fast von selbst: "Wer sich selbst vertraut, strahlt das aus. Und das hat positive Auswirkungen auf das Vertrauen anderer in ihn – und umgekehrt."
  Verantwortung
  Verantwortung wiederum hat mit "Antwort" zu tun. Wer die Verantwortung für eine Aufgabe oder ein Team übernimmt, braucht Feedback von den Teammitgliedern. Wichtig: dieses Feedback muss ein "Wir" ausdrücken – "wir als Team" wollen dieses oder jenes erreichen. Teambildung scheitert, wenn bei Problemen oder Fehlern die Verantwortung auf Einzelne projiziert wird.
  Veränderung
  Veränderung stellt die Frage, was das Team nicht nur durch das jeweilige Projekt erreichen, sondern möglicherweise auch im ganzen Unternehmen verändern will. Jeder Einzelne im Team wird sich durch Projekt und Teamarbeit selbst verändern, etwa neue Kenntnisse entwickeln und neue Kollegen kennenlernen. Doch der Blick sollte darüber hinaus reichen.
  Rausbleiben aus dem Dschungel
  Spektakuläre Teambuilding-Events wie etwa Survival-Trips im Urwald oder gemeinsames Bungee-Jumping hält die Coachin nicht für notwendig. Zumindest nicht für den Anfang eines Teams. "Ziel kann ja nicht sein, jemanden, der sich nicht traut, als 'Loser' dastehen zu lassen", mahnt sie. Zwar sei Emotionales wichtig – es schweißt zusammen, wenn das neu aufzubauende Team auch mal miteinander gelacht hat. Doch hier sei Augenmaß gefragt.
  Extra-Tipp Tagebuchschreiben
  Noch ein Tipp der Coachin: Tagebuch schreiben. Und zwar nicht am PC, sondern mit der Hand auf Papier. "Durch den Akt des Schreibens verarbeitet man Dinge und kriegt sie aus dem Körper raus", sagt Maute, "damit ist Tagebuchschreiben auch eine Form von Burnout-Prävention."
  Coachin Silvia Maute
  Silvia Maute ist Mentalcoachin in München und Pfaffenhofen. Sie arbeitet mit Informatikern, Bankern, aber auch Spitzensportlern.

  5. Wie sein erster Ratschlag bezieht sich auch Baschabs fünfter Tipp auf das Verhältnis von Business und IT. Das gesamte IT-Team muss sich bemühen, einen guten Draht zu den Fachabteilungen zu halten. Wer sich in dieser Sache nicht bemüht, den hält Baschab nicht für beförderungswürdig. CIOs empfiehlt er, beim Mittagessen den Kontakt zu Managern aus den Fachabteilungen zu suchen - mindestens zweimal in der Woche.