E-Mail und andere Zeitfresser

5 Tipps für mehr Produktivität am PC

24.07.2023 von Andrea König und Robert Strohmeyer
E-Mail-Benachrichtigung abstellen oder nicht genutzte Anwendungen ausblenden: Schon einfach Tricks verhelfen zu mehr Konzentration bei der Arbeit am Rechner.
Mit gezielten Einstellungen und Apps vermeidet man Ablenkungen am PC.
Foto: Jacob Lund - shutterstock.com

Wie haben unsere Arbeitstage ausgesehen, bevor es das Internet gab? Robert Strohmeyer von unserer amerikanischen Schwesterpublikation PC World kann sich nicht recht daran erinnern. Er ist sich aber sicher, dass es anders war als heute: Denn wer heutzutage nicht gerade in einer Mine arbeitet, ist ständig Produktivitätsräubern wie Facebook, Twitter und anderen Internetseiten ausgesetzt.

Auch wer sich von den sozialen Netzwerken und Webseiten fernhält, findet keinen vollständigen Schutz vor Zeitverschwendern. Bestimmte Einstellungen im E-Mail-Programm, bei Skype oder anderen Kollaborationsprogrammen stören regelmäßig die Konzentration. Mit ein paar Handgriffen verstummen die Störungen jedoch.

Tipps für mehr Produktivität
Wissen ist Macht
Ein Investment in die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter erhöht nachweislich deren Lernbereitschaft, Engagement und Produktivität. Wenn Sie also merken, dass Ihr eigener Workload während der Sommermonate etwas abflacht, dann nutzen Sie die Gelegenheit und erkundigen Sie sich über Weiterbildungsmöglichkeiten, die Ihren Skills zuträglich sind. Wenn Sie keine Möglichkeit haben physisch an Kursen teilzunehmen, versuchen Sie es doch einmal mit E-Learning.
Frischluft-Office
Ist Ihr Büro im Sommer mehr Sauna als Office? Dann nichts wie raus - wenn Sie können! Der Vitamin-D-Schub wird sich nicht nur positiv auf Ihre Produktivität, sondern auch gleich noch auf ihre Laune auswirken.
Neue Ideen
Eigentlich ist die Sommerzeit ja Ferienzeit. Wenn Sie dennoch im Büro sitzen (müssen), können Sie das Sommerloch auch dazu nutzen, neue Ideen zu entwickeln oder Projekte anzugehen, die Sie bisher aus Zeitmangel außen vor lassen mussten. Auch vorarbeiten kann sich lohnen, denn die nächste Stress-Hochsaison kommt bestimmt. Dass sich die Entwicklung neuer Ideen positiv auf Ihre Karriere auswirken kann, ist ein nicht zu verachtender, positiver Nebeneffekt.
Flexibles Arbeiten
Der um sich greifende Urlaubswahn und das Mehr an Sonne sorgt auch dafür, dass Familienfeste, Hochzeiten und andere Feierlichkeiten im Sommer stattfinden. Wer flexible Arbeitszeiten nutzen kann, sollte das also tun - so können Sie Freizeit mit Familie und Freunden verbringen und trotzdem produktiv sein.
Sommer-Dresscode
Ein simples Mittel, um die Motivation und Leistungsbereitschaft in Büros ohne Klimaanlage anzuheizen: ein Sommer-Dresscode. Auch Unternehmen, bei denen es sonst sehr förmlich zugeht, sollten sich in dieser Hinsicht auf Ihre Mitarbeiter zu bewegen. Denn mehr Komfort und Freiheit in den heißen Monaten heißt in der Regel auch mehr Produktivität.

Die meisten Menschen lassen sich am häufigsten vom Eintreffen neuer E-Mails ablenken. Sobald wir über eine neue Nachricht informiert werden, unterbrechen wir unsere Arbeit und klicken in den Posteingang. Strohmeyer rät: Wenn der Job es nicht ausdrücklich erfordert, dass man unmittelbar auf E-Mails antwortet, sollte man deaktivieren, dass neue Nachrichten durch eine Einblendung oder einen Ton angekündigt werden.

Häufig lässt man sich auch davon ablenken, mit dem Tabulator von einem geöffneten Programm zum nächsten zu springen und sich auf keines voll und ganz zu konzentrieren. Ein simpler Tipp wäre zum Beispiel, das Fenster zu maximieren, mit dem man gerade arbeitet. Wem das nicht reicht, der kann mit einem speziellen App nachhelfen. JediConcentrate ist ein simples Tool, das alle Bildschirme bis auf den aktiven schwärzt. Man kann es ganz einfach mit der F12-Taste ein- beziehungsweise ausschalten.

Wer sich voll und ganz auf das Schreiben eines Dokuments konzentrieren möchte, sollte die App OmmWriter ausprobieren. Mit dieser App werden System-Mitteilungen und die Task-Leiste blockiert und nicht mehr angezeigt.

Produktiver mit der Pomodoro-Technik

Manchmal ist es gar nicht unbedingt das Internet selbst, das einen ablenkt, sondern die vielen anderen Applikationen auf dem PC. Wer sich voll und ganz auf das Internet konzentrieren möchte, sollte auf den Vollbild-Modus wechseln. Bei Firefox, dem Internet Explorer und Google Chrome gelangt man durch die F11-Taste in den Vollbild-Modus.

Wer keinen kompletten Arbeitstag ohne Ablenkungen übersteht, sollte sich seine Zeit besser einteilen und Kompromisse schließen. Nehmen Sie sich zum Beispiel vor, 25 Minuten lang konzentriert zu arbeiten und sich dann fünf Minuten lang bewusst ablenken zu lassen. Die Technik nennt man die Pomodoro-Technik. Pomodoro ist das italienische Wort für Tomate. Der Erfinder der Methode nutzte zum Abmessen der Zeit eine Küchenuhr in Form einer Tomate. Im Büro lässt sie sich auch mit einem guten Timer umsetzen, beispielsweise dem SnapTimer für Windows.