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Wir verbringen mehr Zeit mit unserem E-Mail-Posteingang als jemals zuvor, heißt es in einer neuen Daten-Auswertung von Boomerang. Boomerang, ein Anbieter einer Erweiterung für Googlemail, hat fünf Millionen E-Mails seiner Nutzer analysiert und aus dieser Analyse einige Zahlen und Fakten veröffentlicht. Das Thema trifft einen Nerv, denn wer will nicht weniger Zeit mit E-Mails verbringen und produktiver arbeiten.
Im Durchschnitt erhält jeder 147 E-Mails pro Tag und verbringt mehr als zweieinhalb Stunden täglich mit seinem elektronischen Postfach. Insgesamt 71 dieser E-Mails löschen wir unmittelbar, was insgesamt knapp fünf Minuten beansprucht. Im Gegenzug erhält man jedoch durchschnittlich zwölf Nachrichten pro Tag, die mehr Zeit und Arbeit verlangen. Mit diesen zwölf Mails beschäftigt man sich fast 90 Minuten lang.
Archivieren einer E-Mail dauert sieben Sekunden
Boomerang hat in seiner Auswertung auch untersucht, wie viel Zeit die unterschiedlichen Reaktionen auf eine neue E-Mail beanspruchen. Das Löschen einer Nachricht dauert rund drei Sekunden, das Archivieren sieben Sekunden. Knapp elf Sekunden dauert die Entscheidung, sich erst zu einem späteren Zeitpunkt mit einer Nachricht zu beschäftigen. Das Schreiben einer E-Mail dauert durchschnittlich rund 72 Sekunden.
Die Boomerang-Analyse enthält außerdem eine Formulierungsempfehlung für Betreffzeilen. Wer E-Mails mit einem der folgenden Wörter in der Betreffzeile verschickt, hat gute Chancen auf eine Antwort:
Gelegenheit
Demo (Vorführung)
kontaktieren
Kosten
Konferenz
Absage
Auch die Begriffe mit dem gegensätzlichen Effekt hat Boomerang bei seiner Auswertung ermittelt. Mit den folgenden Wörtern hat man schlechtere Aussichten auf eine E-Mail-Antwort:
bestätigen
eintreten
Unterstützung
Redner
Presse
Einladung
E-Mails früh morgens verschicken
Aus der Analyse leitet Boomerang drei Empfehlungen für einen effektiveren Umgang mit E-Mails ab:
Bei einem überquellenden Posteingang muss man regelmäßig "Nein" sagen und solche Entscheidungen zügig treffen.
E-Mails ohne Werbe- oder Marketing-Hintergrund sollte man vor den regulären Arbeitszeiten oder zur Mittagszeit versenden, rät Boomerang. Dann sei die Chance auf eine Antwort am größten. Diesen Ratschlag gibt das Unternehmen aber nicht ganz uneigennützig - mit der Erweiterung Boomerang lässt sich festlegen, wann eine Nachricht an den Empfänger verschickt werden soll.
Auf wichtige E-Mails sollte man zügig antworten. Das ist effektiver als die Antwort vor sich herzuschieben.
Zwei weitere interessante Tipps für einen produktiveren Umgang mit E-Mails hat Unternehmensberater Markus Worch gegeben:
Die automatische Benachrichtigung für eintreffende E-Mails sollte man abschalten. So lässt man sich nicht ablenken und aus anderen Aufgaben herausreißen.
Komplexere oder kritischere Informationen, die sich am Telefon oder persönlich besser regeln lassen, sollte man auf diese Kommunikationskanäle verlagern. Das spart Zeit und verhindert eine Kette aus E-Mails zu einem komplexen Thema.