Eigentlich soll der Blackberry Zeit sparen und uns unterwegs Dinge erledigen lassen, die wir früher nur im Büro tun konnten. Doch wie oft hat man viel zu lange mit so manchen Funktionen zugebracht und sich gefragt, was daran nun zeitsparend war.
Gerade ist im Gabal Verlag ein interessantes Bändchen erschienen, das uns endlich all diejenigen Funktionen unseres Blackberrys erklärt, die wir brauchen können. Lothar J. Seiwert und Holger Wöltje haben "30 Minuten Zeitmanagement mit Blackberry" verfasst. Wir dürfen eine kleine Auswahl von Ratschlägen aus dem Buch auf CIO.de vorstellen:
1. Blackberry und PC richtig kombinieren
Die Autoren stellen unterschiedliche Methoden vor, um den Blackberry und den PC optimal zu kombinieren. Die erste nennen sie das "rote Telefon". Bei dieser Methode verwendet man für den Blackberry eine zweite E-Mail-Adresse, die nur ein kleiner Personenkreis kennt. Oder man setzt Filter ein, um auf dem Blackberry nur bestimmte Mails zu erhalten (findet man über die Menütaste, Optionen, E-Mail-Filter).
In einer zweiten Variante verwaltet ihr Sekretariat den Posteingang. Sie bekommen nur zu sehen, was ihnen das Sekretariat weiterleitet. Im Unterschied zum roten Telefon kennt diesmal ausschließlich das Sekretariat Ihre Blackberry-Adresse.
2. Meeting-Management mit dem Blackberry
Wer eine Besprechungsanfrage erstellen möchte, wählt beim Bearbeiten der Termindetails im Kalender über die Menütaste den Befehl "Teilnehmer einladen". So wird der Termin nach dem Speichern automatisch an die anderen Personen geschickt, die ihn so mit einem Klick im Kalender eintragen können. Das klappt bei allen Empfängern die mit dem Blackberry oder Outlook arbeiten.
Bei vertraulichen und privaten Terminen empfehlen die Autoren, beim Bearbeiten der Termindetails einen Haken in das Kontrollkästchen "Als privat kennzeichnen" zu setzen. Kollegen mit Zugriff auf Ihren Kalender sehen nur die Uhrzeit als blockiert, nicht aber den Betreff und andere Details des Termins.
3. Zeit sparen mit Sprachnotizen
Wer sich unterwegs dringend etwas merken muss, aber gerade nicht tippen kann oder möchte, kann das Problem mit einer Sprachnotiz lösen. Das Sprachnotizprogramm startet man über das Mikrofon-Symbol auf der Startseite oder über den Ordner Anwendungen. Mit einem Klick auf den Trackball startet man die Aufnahme, mit einem weiteren stoppt man sie. Die Autoren empfehlen, die Sprachnotiz anschließend an sich selbst oder das Sekretariat per E-Mail zu versenden.
4. Gute Betreffzeilen verfassen
Denken Sie beim Verfassen einer Betreffzeile doch einfach mal daran, wie froh Sie selbst über einen Betreff sind, der alle relevanten Informationen auflistet. Auf dem Blackberry sind die ersten zwei bis sieben Wörter einer Betreffzeile zu sehen und die sollten im Idealfall enthalten: das Thema, gegebenenfalls Projekt und Kunde und - falls vorhanden - das Fälligkeitsdatum.
Sprechen Sie zwei unterschiedliche Themen an, senden Sie bitte zwei E-Mails. Schließlich raten die Autoren, vor dem Versenden stets einen kurzen Moment in eine durchdachte Betreffzeile zu investieren.
5. Wochenplanung mit dem Kieselprinzip
Eine gute Wochenplanung vergleichen die Autoren mit dem Füllen eines großen Eimers. Planen Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst, solange am Wochenanfang noch genug Platz dafür ist. Sind die Ziegelsteine im Eimer, können Kieselsteinchen hineingefüllt werden und sich in den Lücken verteilen. Danach ist immer noch genug Platz für Sand und Wasser, wenn der Eimer randvoll mit Ziegelsteinen und Kieseln ist. Das heißt: Kleinigkeiten erst in die Wochenplanung aufnehmen, wenn die großen Projekte bereits eingeplant sind.
Die Autoren raten, den Kinobesuch mit der Tochter genauso ernst zu nehmen wie das Gespräch mit dem Chef. Wer sich regelmäßig um die vier Lebensbereiche Beruf, Kontakt, Ich und Sinn kümmert, ist ausgeglichener und kann starke Belastungen in einem der Bereiche besser kompensieren.
6. Für jede Situation den richtigen Ton
Die Alarme und Signale ihres Blackberrys lassen sich individuell einstellen. So kann man den Blackberry beispielsweise automatisch stumm schalten, wenn man ihn am Besprechungstisch aus dem Etui nimmt. Handelt es sich um ein Original-Holster von RIM, merkt das Gerät nämlich, ob es sich im Holster befindet oder nicht. Sie können in jedem Profil andere Signale für "Im Holster" und "Außerhalb Holster" festlegen. Passen Sie ihr Profil an, indem Sie bei den einzelnen Bereichen (Kalender, Telefon, Nachricht) das gewünschte Signal einstellen.
Der Band 30 Minuten Zeitmanagement mit Blackberry ist im Gabal Verlag erschienen. Er wurde von Lothar J. Seiwert und Holger Wöltje verfasst und kostet 6,50 Euro.