Zeitmanagement-Experte Jason Womack stückelt den Tag für effektiveres Arbeiten in 15-Minuten-Pakete. Zeit spart er unter anderem mit Smartphone-Shortcuts.
Einige Menschen nehmen es sich immer wieder mal vor: produktiver werden, weniger Dinge aufschieben und dafür ab sofort effektiver arbeiten. Doch sobald man wieder im Büro sitzt, sind diese Vorsätze oft sehr schwer einzuhalten.
Produktivitätsexperte Jason Womack - Autor von "Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More" - hat Meridith Levinson von unserer amerikanischen Schwesterpublikation CIO.com verraten, wie wir unser Zeitmanagement effektiv verbessern können. Schwierig ist es seiner Meinung nach deshalb, weil wir uns bestimmte Verhaltensweisen schon so zur Gewohnheit gemacht haben, dass sie sich nur schwer abstellen lassen. Doch unmöglich ist es nicht.
Erster Tipp: die 15 Minuten-Regel
Teilen Sie Ihren Arbeitstag in 15-minütige Blöcke ein. Foto: Regor Imperator - Fotolia.com
Womack empfiehlt, den Arbeitstag in 15-minütige Blöcke zu unterteilen. Wer acht Stunden arbeitet, hat 32 Blöcke zur Verfügung, bei zehn Stunden sind es 40. 15 Minuten sollen die Blöcke deshalb dauern, weil man in dieser Zeit etwas schaffen kann und sie kurz genug sind, um sie im Zeitplan unterzubringen. Womack setzt in seinem Job beispielsweise durch, dass ursprünglich einstündige Meetings eine Viertelstunde später beginnen, aber trotzdem zur vollen Stunde enden. Wer sich bemüht, schafft das Pensum auch in 45 Minuten, sagt er. Und die übrige Viertelstunde spart man für eine andere Aufgabe.
Zweiter Tipp: zum Punkt kommen
Viele verschwenden laut Womack ihre Zeit damit, an etwas zu arbeiten, das eigentlich längst abgeschlossen ist. Oft seien sie sich der Zeitverschwendung überhaupt nicht bewusst. Wenn der Produktivitätsexperte zum Beispiel in einem Sachbuch liest, tut er das so lange, bis er etwas vom Autor gelernt hat. Womack sagt, er investiere dafür zwei bis drei 15-minütige Blöcke. Sobald er weiß, was er sich vom Lesen des Buches erhofft hat, legt er es beiseite und arbeitet an etwas anderem.
Die 10 größten Zeitfresser
Platz 10: Bürokratie Es könnte alles so schön sein: Die Tür ist zu, das Telefon klingelt nicht und das Projekt läuft. Aber immer wieder hindert die Verwaltung den Mitarbeiter daran, effizient zu sein. Acht Prozent der Befragten gaben an, jeden Tag ein bis zwei Stunden mit Bürokratie und Verwaltungsangelegenheiten zu kämpfen. Hier ein Formular, dort ein Antrag - da geht schnell viel Zeit drauf. Nur ein Viertel der Befragten gab an, sich überhaupt nicht damit befassen zu müssen.
Platz 9: SMS und Nachrichten schreiben Vrrmvrrm vibriert das Smartphone in der Tasche. Darauf will geantwortet werden, egal, ob die erhaltene Nachricht beruflich oder privat ist. Das frisst Zeit: Jeder zehnte gab an, täglich ein bis zwei Stunden mit SMS oder anderen Nachrichtendiensten zuzubringen. Und genau so viele verbringen sogar mehr als zwei Stunden täglich damit, Nachrichten zu tippen. Natürlich verzichten viele auch während der Arbeitszeit nicht auf die Kommunikation per SMS. Und das frisst jede Menge Zeit.
Platz 8: Facebook und Co. Ohne Social Media geht es nicht mehr, da sind sich alle Entscheider einig. Aber mit Social Media geht jede Menge Zeit drauf: Elf Prozent der Befragten verbachten ein bis zwei Stunden auf Facebook, Twitter und Co. Und satte drei Viertel der Befragten waren bis zu zwei Stunden aktiv in Sozialen Netzwerken unterwegs. Natürlich ist Netzwerken auf diese Art auch wichtig für die Karriere. Aber der Umgang mit Xing und anderen sollte nicht den aktuellen Job gefährden.
Platz 7: Pendeln Wer nicht gerade das Glück hat, zuhause arbeiten zu dürfen, der muss jeden Tag ins Büro pendeln. Auch das kostet Zeit: 13 Prozent der Befragten sagten, dass sie jeden Tag viel Zeit mit Pendeln zubrächten. Da kann es hilfreich sein, auf öffentliche Verkehrsmittel umzusteigen. Wer schon unterwegs seine Mails sichtet, kann sich im Büro selbst auf Wichtigeres konzentrieren. Oder man kommt einfach mal ohne Stau und entspannter an. Das macht jeden produktiver.
Platz 6: Kollegen Es gibt Tage, da muss man sich im Büro ganz genau auf die Arbeit konzentrieren und kommt kaum mit der Arbeitszeit aus. Die gesprächige Kollegin hat aber nichts anderes zu tun, als uns fesselnd die kurze Pause zu stehlen.
Platz 5: Meetings Spätestens, wenn das Meeting bei Tagesordnungspunkt 27 angekommen ist, weiß man, warum Meetings auf Platz 5 der größten Zeitfresser gelandet sind. Sie ziehen sich hin, sind oft überflüssig und bringen meist wenig Problemlösendes mit sich. Fast jeder Fünfte (18 Prozent) hockt über eine Stunde am Tag in einem Meeting, 70 Prozent sogar bis zu zwei Stunden. Da hilft nur: Entweder die Meetings selbst reduzieren oder die Zahl der Teilnehmer. Oft genug sitzen einfach die falschen Menschen im Raum, die mit der Sache nur am Rand zu tun haben.
Platz 4: Vor-sich-Herschieben Auf Platz 4 landet die Prokrastination, auch das Vor-sich-Herschieben genannt. Fast jeder Vierte (19 Prozent) packt die Dinge nicht sofort an und verbringt jeden Tag ein bis zwei Stunden damit, eben nicht in die Excel-Tabelle zu schauen. Laut Studie gingen zehn Prozent der Befragten Probleme und Herausforderungen sofort an. Dass die Prokrastination nur begrenzt hilfreich ist, wissen alle Beteiligten selbst am Besten. Wie man den inneren Schweinehund besiegt und Zeit spart, verrät die Studie leider nicht.
Platz 3: Fernseh gucken Platz 3 frisst nun nicht gerade Zeit im Job, zugegeben. Es gibt wohl nur wenige Berufe, in denen es erlaubt ist, fernzusehen. Aber ausgiebiger Fernsehkonsum wirkt sich trotzdem aus. 26 Prozent sagten, dass sie jeden Tag ein bis zwei Stunden vor dem Fernseher verbrachten und immerhin 16 Prozent sogar mehr als zwei Stunden. Das frisst Zeit für andere, persönliche Dinge wie E-Mails schreiben, online shoppen und Netzwerken. Stattdessen fällt das dann in die Arbeitszeit. Wer auf den Plasma häufiger verzichten kann, der ist im Job garantiert auch effizienter.
Platz 2: Surfen Wie viele Katzenvideos kann man sich an einem Tag anschauen? Hier noch eine Witz-Seite, dort noch mal schnell Nachrichten und Fußball-Ergebnisse checken: Schon surft man an einem einzigen Tag mehr als zwei Stunden im Netz. 80 Prozent gaben an, so viel Zeit mit Surfen zu verbringen, der Rest immerhin noch ein bis zwei Stunden. Wer sich hier disziplinieren kann, der arbeitet schneller und konzentrierter. Aber was ist der Zeitfresser Nummer Eins?
Platz 1: E-Mail-Flut Im Minutentakt kommen sie hereingeflattert, reißen aus der Konzentration und stören den geregelten Ablauf: E-Mails. Ein Drittel der Befragten bearbeitet jeden Tag ein bis zwei Stunden die Post, und 22 Prozent sogar mehr als zwei Stunden. Dabei sind viele E-Mails unwichtig, bestehen aus langen Konversationen, die unüberlegt kopiert werden oder enthalten kaum Infos. Da hilft nur noch Zero-Email. Oder einfach mal das Postfach schließen.
Dritter Tipp: Ablenkungen vermeiden
Ablenkungen zu vermeiden ist ein schon oft gehörter Produktivitätstipp, doch Womack hat zu diesem Thema zwei ganz konkrete Empfehlungen. Wer vermeiden möchte, dass ein Kollege oder der Vorgesetzte einen zu einem bestimmten Thema mit Fragen kontaktieren und so von der Arbeit ablenkt, sollte sie ganz gezielt acht bis fünf Minuten vor einem Termin aufsuchen.
So bleibt keine Zeit für lange Gespräche. Womack empfiehlt dann etwa folgenden Text: "Ich arbeite gerade an mehreren Themen und habe um 11 ein Meeting, deshalb versuche ich, alle Unterbrechungen zu vermeiden. Ich wollte vor dem Meeting fragen, ob sie eine Frage haben oder mir etwas sagen wollen, bevor ich ins Meeting gehe und mich dann mit meinen Aufgaben beschäftige?"
Große Aufgaben stückeln
Der Trick mit dem Gespräch kurz vor einem Termin lässt sich auch umgekehrt anwenden. Braucht man etwas von einem Kollegen und möchte Smalltalk vermeiden, ruft man einfach dann beim Kollegen an, wenn der in ein paar Minuten in einen Termin gehen muss.
Vierter Tipp: Aufgaben nach Verben organisieren
Womack empfiehlt, die täglichen Aufgaben nach Verben zu organisieren. Die Verben anrufen, aufsetzen, durchsehen, vorbereiten und einen Termin ansetzen stehen für Aufgaben, die sich in der Regel in 15 Minuten erledigen lassen. Verben wie planen, diskutieren, entwickeln und implementieren stehen für größere Projekte. Diese Aufgaben sollte man in kleinere Arbeitsschritte aufteilen. So kommt man leichter in die Gänge und fühlt sich nicht mehr so überwältigt von einer Aufgabe.
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Tipp 4 Die Nutzung von Video so einfach wie möglich gestalten
Tipp 3 Video-Lösungen innerhalb des Unternehmens bewerben
Tipp 2 Herausfinden, wer von Videokonferenzen profitieren soll
Tipp 1 Die örtliche Verfügbarkeit von Videokonferenzen genau planen
Fünfter Tipp: Auf Extra-Zeit vorbereiten
Wer demnächst wieder auf einen verspäteten Flieger oder im Wartezimmer eines Arztes wartet, sollte nicht entnervt reagieren. Man sollte diese Zeit lieber als Extra-Zeit betrachten, in der sich Arbeit erledigen lässt. Womack rät, zu solchen Gelegenheiten Aufgaben mitzunehmen, damit man dann einen Anruf tätigen, eine E-Mail verschicken oder einen Vorschlag überarbeiten kann.
Sechster Tipp: Shortcuts beim Smartphone nutzen
Mit iPhone-Shortcuts lässt sich viel Zeit sparen. Foto: Apple
Durch Tastaturkürzel lässt sich beim Tippen von E-Mails sehr viel Zeit sparen. Womack hat in seinem Smartphone viele Shortcuts abgelegt, mit denen er E-Mails beantwortet, die ihn häufiger erreichen. Wenn ihn jemand zum Beispiel nach Tipps fragt, wie man Microsoft Outlook effektiver nutzen könnte, muss er nur den Shortcut "OL" eintippen und seine Antwort erscheint. So spart er viel Zeit und muss Fragen nicht mehrfach beantworten oder erst im Gesendet-Ordner nach der passenden E-Mail suchen.
Tipps für mehr Produktivität trotz Sommerloch
Wissen ist Macht Ein Investment in die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter erhöht nachweislich deren Lernbereitschaft, Engagement und Produktivität. Wenn Sie also merken, dass Ihr eigener Workload während der Sommermonate etwas abflacht, dann nutzen Sie die Gelegenheit und erkundigen Sie sich über Weiterbildungsmöglichkeiten, die Ihren Skills zuträglich sind. Wenn Sie keine Möglichkeit haben physisch an Kursen teilzunehmen, versuchen Sie es doch einmal mit E-Learning.
Frischluft-Office Ist Ihr Büro im Sommer mehr Sauna als Office? Dann nichts wie raus - wenn Sie können! Der Vitamin-D-Schub wird sich nicht nur positiv auf Ihre Produktivität, sondern auch gleich noch auf ihre Laune auswirken.
Neue Ideen Eigentlich ist die Sommerzeit ja Ferienzeit. Wenn Sie dennoch im Büro sitzen (müssen), können Sie das Sommerloch auch dazu nutzen, neue Ideen zu entwickeln oder Projekte anzugehen, die Sie bisher aus Zeitmangel außen vor lassen mussten. Auch vorarbeiten kann sich lohnen, denn die nächste Stress-Hochsaison kommt bestimmt. Dass sich die Entwicklung neuer Ideen positiv auf Ihre Karriere auswirken kann, ist ein nicht zu verachtender, positiver Nebeneffekt.
Flexibles Arbeiten Der um sich greifende Urlaubswahn und das Mehr an Sonne sorgt auch dafür, dass Familienfeste, Hochzeiten und andere Feierlichkeiten im Sommer stattfinden. Wer flexible Arbeitszeiten nutzen kann, sollte das also tun - so können Sie Freizeit mit Familie und Freunden verbringen und trotzdem produktiv sein.
Sommer-Dresscode Ein simples Mittel, um die Motivation und Leistungsbereitschaft in Büros ohne Klimaanlage anzuheizen: ein Sommer-Dresscode. Auch Unternehmen, bei denen es sonst sehr förmlich zugeht, sollten sich in dieser Hinsicht auf Ihre Mitarbeiter zu bewegen. Denn mehr Komfort und Freiheit in den heißen Monaten heißt in der Regel auch mehr Produktivität.