Foto: AXA Konzern AG
Wenn ein CIO jedes Jahr Millionen aus seinem Budget verprassen würde, könnte er das sicher nicht ignorieren. Doch genau das ist beim schlechten Outsourcing-Management der Fall, schreibt Stephanie Overby in einem Beitrag für unsere amerikanische Schwesterpublikation CIO.com.
Die Outsourcing-Berater von TPI haben vorgerechnet, dass der typische Outsourcing-Deal jährlich zwischen fünf und 30 Prozent an Wert einbüßt. Schuld daran wäre eine ineffektive Governance. In einer Studie der International Association of Outsourcing Professionals sagten 63 Prozent der Befragten, dass ihrer Meinung nach ein Viertel ihres Outsourcing-Vertragswertes für schlechte Governance draufgeht.
Die Governance wird beim Outsourcing gerade deshalb immer wichtiger, weil Outsourcing-Investitionen immer komplexer werden - es gibt häufig mehrere Orte, mehrere Funktionen und mehrere Anbieter. Stephanie Overby gibt sechs Ratschläge für das richtige Management des Outsourcing-Deals.
1. Stärken und Schwächen analysieren. Viele denken, dass Ihre Outsourcing-Governance gut ist. Das ist sie aber in den wenigsten Fällen. Stephanie Overby rät zu einer Analyse der Stärken und Schwächen. Bei den Dingen, in denen man schlecht ist oder die man nicht zur Kernkompetenz machen möchte, sollte man über Outsourcing nachdenken.
2. Einblicke verschaffen, nicht nur den Überblick. Wenn CIOs den Wertbeitrag eines Outsourcing-Deals vermissen, sollten sie die Management-Hierarchie überprüfen. Stephanie Overby empfiehlt für bessere Prozesse, die Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Anbieter auf allen Ebenen zu fördern. Am besten spreche man direkt mit beiden Seiten, die sich täglich mit dem Outsourcing-Deal beschäftigen. Diese Personen wissen, welche Probleme es gibt und haben vielleicht sogar Lösungsvorschläge.
Realistische und messbare Metriken nutzen
3. Über SLAs nachdenken. SLAs können dazu dienen, ein Geschäftsmodell auszubalancieren. So verhindert man, dass der Auftraggeber dem Anbieter zu viele Aufgaben überträgt und verhindert gleichzeitig, dass der Anbieter zu wenig leistet oder zu viel Geld verlangt. Um den Wert des Outsourcing-Deals zu verbessern, sollte man sich die Strukturen der SLAs ansehen und sich überlegen, ob sich durch eine alternative Struktur vielleicht bessere Resultate erzielen lassen.
4. Wert definieren. Overby empfiehlt, sich darüber klar zu werden, was man erreichen möchte. Sollen Kosten gesenkt werden? Oder möchte man vielleicht die Prozesse verbessern? Dafür entwickelt man am besten realistische und messbare Metriken um festzustellen, ob der gewünschte Wertbeitrag erreicht wird. Falls nicht, muss man nachforschen, woran das liegt.
5. Governance-Profis einstellen. Die meisten Outsourcing-Governance Teams sind schlecht aufgestellt. Dazu isolieren CIOs die Governance-Abteilung oft, weil sie sie nicht ordentlich in die IT integrieren. Einfach ist das Rekrutieren von neuen Kollegen nicht: Viele Unternehmen haben Probleme damit, intern und extern die richtigen Mitarbeiter für Governance-Aufgaben zu finden.
6. Sich um ständige Verbesserungen bemühen. Sind solide Governance-Prozesse etabliert, ist die Arbeit damit noch nicht getan. Regelmäßig muss die Effektivität dieser Maßnahmen gemessen werden, um Möglichkeiten zur Verbesserung zu identifizieren, mahnt Stephanie Overby. Erst wenn die Outsourcing-Governance in allen Bereichen gut funktioniert, kann man darüber nachdenken, ob sich auch Kosten senken lassen.