Arbeits-, Wartungs-, Kredit-, Partner-, Miet-, Kauf-, Leasing-, Liefer- oder Werkverträge: Unternehmen müssen nicht nur eine Vielzahl unterschiedlichster Vertragsformen verwalten und pflegen, sondern das auch in großer Zahl. Der Grund ist einfach - denn Verträge sind die Basis einer Zusammenarbeit zweier Parteien und dienen der gegenseitigen Absicherung.
Zu den Verträgen gesellen sich noch die sogenannten vertragsrelevanten Dokumente. Dazu zählen etwa E-Mails mit Ergänzungen, Korrekturen und Anmerkungen zu den Verträgen, verschiedene Vertragsversionen oder Verweise auf andere Vertragsdokumente.
Verträge revisionssicher archivieren
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Alle diese Dokumente müssen - so verlangt es der Gesetzgeber - revisionssicher archiviert werden. Ebenso wichtig ist es, dass berechtigte Personen bei Bedarf unternehmensweit Verträge und relevante Dokumente jederzeit schnell und einfach recherchieren und finden sowie darauf zugreifen können.
Damit kommen Firmen um die Einführung einer IT-Lösung für das digitale Vertrags-Management nicht herum. Unternehmen, die ein standardisiertes und formalisiertes digitales Vertrags-Management umsetzen, sollten laut dem Münchener Beratungshaus Pentadoc folgende Punkte beachten:
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Um alle Verträge in einem zentralen System zu verwalten, müssen Ablageorte, Speichersysteme und Datenbanken konsolidiert werden.
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Die Erfassung von Meta-Daten wie beispielsweise Vertragsbeginn und -ende, Lieferdaten, Zahlungstermine, Vertragswert, bringt mehr Transparenz in die gespeicherten Vertragsdokumente. Das gilt insbesondere für ältere Verträge.
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Reporting- und Analyse-Tools helfen der Geschäftsleitung dabei, schneller das zu finden, was sie sucht. Dafür sind Abfragen zu definieren und zu testen.
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Ein digitales Vertrags-Management sollte in ERP-, CRM- und E-Procurement-Lösungen sowie in andere Business-Applikationen integriert werden.
Vertrags-Management-Software braucht zentrales Repository
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Unternehmen, die eine Vertrags-Management-Lösung einführen wollen, müssen bei deren Auswahl einige wichtige Kriterien beachten. Das ist ein wichtiger Meilenstein in einem Vertrags-Managementprojekt. Sieben Tipps helfen dabei:
Erstens: Eine IT-Lösung für das digitale Vertrags-Management muss auf alle Arten von Verträgen anwendbar sein, auch wenn Unternehmen zunächst nur eine bestimmte Vertragsart im Fokus haben.
Zweitens: Die Lösung sollte, zum Beispiel durch Parametrisierung und Konfiguration (am besten ohne Programmierung), alle vertragsrelevanten Dokumente und Informationen im Vertragsprozess unterstützen. Dazu zählen beispielsweise Verträge, Vereinbarungen und Bedingungen, Gewährleistungen, Projekte, Angebote, Hypotheken, Darlehen, Versicherungen, geistiges Eigentum oder Lizenzen. Ebenso sollte die Anlage neuer Vertragstypen und der Aufbau durchgängiger End-to-End-Prozesse möglich sein.
Drittens: Ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg ist ein zentrales Repository, das komplexe Beziehungen mit allen vertraglichen Geschäftspartnern - etwa Kunden, Lieferanten, Vermittlern - abbildet. Ebenso von Bedeutung ist, dass sich Vertragshierarchien mit verschiedenen Niederlassungen und n:n-Beziehungen mit rollenbasierten Teilnehmern darstellen lassen, außerdem vertragsrelevante Zusatzinformationen.
Viertens: Eine Lösung für das digitale Vertrags-Management muss ein mehrsprachiges Vertragswesen und verschiedene Währungen unterstützen. Ebenso müssen alle Zugriffe und Interaktionen mit Hilfe umfassender Audit-Trails nachvollziehbar sein und der sichere Zugriff durch ein Berechtigungskonzept gewährleistet werden.
Best-Practice-Ansätze nutzen
Fünftens: Die zentralen IT-Architektur-Anforderungen müssen eingehalten werden. Ebenso sollte die Abbildung der Kernprozesse, wie Vertragserstellung, Vertragsarchivierung und Vertragsverwaltung, in der neuen Lösung anhand von Best Practices erfolgen.
Sechstens: Benutzerfreundlichkeit und Ergonomie der künftigen Lösung sind ebenfalls entscheidende Faktoren. Dadurch steigt die Akzeptanz bei den Endanwendern, etwa aus der Rechtsabteilung oder dem Finanzbereich. Diese zeichnen sich in der Regel nicht durch hohe IT-Affinität aus.
Siebtens: Nicht zuletzt spielt bei der Systemauswahl auch eine wesentliche Rolle, dass der künftige Software-Lieferant sowie an dem Projekt beteiligte System-Integratoren entsprechende Referenzprojekte vorweisen können.
Risiken minimieren, Vertragsprozesse optimieren
Betriebe, die diese Tipps bei der Einführung einer IT-Lösung für das Vertrags-Management berücksichtigen, profitieren laut Pentadoc von diversen Vorzügen. So erhalten sie eine transparente Sicht auf alle Verträge und Vertragsbedingungen. Dadurch lassen sich zum Beispiel Risiken, etwa die Nicht-Einhaltung von Fristen, reduzieren und Konventionalstrafen vermeiden. Ebenso werden Durchlaufzeiten für die Erstellung und die Verwaltung von Verträgen verkürzt sowie der Zeitaufwand für die Vertragsrecherche und -analyse. Außerdem lassen sich Vertragsvereinbarungen automatisiert erfüllen sowie Genehmigungsverfahren optimieren. Auch finanzielle Verluste, etwa aufgrund vergessener Vertragskündigungen gehören der Vergangenheit an.