Für ein erfolgreiches Mobile-Device-Management (MDM) im Unternehmen sind neben technischen auch organisatorische und rechtliche Belange entscheidend. Das betont der Finanz Informatik Technologie Service (FI-TS). Der IT-Dienstleister für die Finanzindustrie hat kürzlich die selbst entwickelte Lösung "MDSM" eingeführt - und Erfahrungen sowie Empfehlungen in Form von sieben Tipps zusammengetragen.
So viel vorab: Wer mobile Geräte sicher und effizient in die IT-Infrastruktur eines Unternehmens einbinden will, sollte frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnen. Die unterschiedlichen To-dos müssen teilweise parallel angestoßen werden. Dabei sind folgende Punkte wichtig.
1. Mobility-Strategie
Zunächst muss jedes Unternehmen für sich definieren, welche Rolle das Thema Mobilität generell spielen und inwiefern MDM in eine Arbeitsplatzstrategie eingebettet werden soll. Dabei empfiehlt FI-TS, künftige Anforderungen in die Planung einzubeziehen. In der ersten Planungsphase müssen unternehmensspezifische Bedürfnisse evaluiert, der Status quo beurteilt und die Ziele für den MDM-Einsatz benannt werden.
2. ByoD - ja oder nein?
Die zweite wichtige Entscheidung lautet: Darf der Mitarbeiter sein eigenes privates Gerät beruflich verwenden, oder sollen firmeneigene Devices genutzt beziehungsweise angeschafft werden? Und: Welche Mitarbeiter benötigen überhaupt ein Mobilgerät?
Für und gegen Bring your own Device (ByoD) gibt es jeweils viele Argumente. FI-TS hat sich für Firmengeräte entschieden - mit der Begründung, dass diese Variante weniger Sicherheitsrisiken berge. Die Festlegung auf ein Betriebssystem erleichtere die Umsetzung.
3. Anbieter wählen
Auf dem Markt für MDM-Lösungen tummeln sich zahlreiche Anbieter. Die Unterschiede im Angebot seien oft marginal, so FI-TS. Der Dienstleister plädiert deshalb für einen Anbieter "mit Branchenfokus", weil dieser mit den spezifischen Anforderungen eines Industriezweigs vertraut sei und die wichtigen Features bereitstelle.
4. Technische Lösung
Eine MDM-Lösung umfasst im Wesentlichen folgende Funktio-nen: die Durchsetzung von Policies zur Absicherung des Endgeräts inklusive Daten und Apps, Richtlinien zur Trennung der beruflichen von der privaten Nutzung und zur Regulierung des Zugriffs auf interne sowie externe Daten, dazu Passwort-Bestimmungen und externe Gerätesteuerung für den Notfall. Ausführliche Beratung und ein sorgfältiger Vergleich der Lösungen sind unerlässlich.
5. Betriebsrat & Co.
Rechtlich handelt es sich bei MDM-Einführungen um Vertragsanpassungen oder Nutzungsvereinbarungen. Darin involviert beziehungsweise damit abgedeckt sind Pflichten und Rechte von Arbeitnehmern und -gebern sowie geldwerte Vorteile, aber auch das Fernmeldegeheimnis. Auf der organisatorischen Seite empfiehlt es sich, Betriebsrat, interne Kommunikation und Personalabteilung frühzeitig in die Planungen einzubeziehen, um Daten- und Mitarbeiterschutz, Personalschulungen, User-Support und begleitende Kommunikationsmaßnahmen abzustimmen.
6. Rollout und Testen
Ein Pilotprojekt mit einer begrenzten Zahl von Test-Usern könne bereits im Vorfeld des Rollouts gröbere Fehler aufdecken und die Benutzerfreundlichkeit der Lösung überprüfen, so FI-TS. Der Rollout selbst sollte von einem Monitoring des technischen Betriebs und der Admin-Prozesse begleitet sein. In dieser Phase lassen sich Nachbesserungen vornehmen sowie das User-Verhalten überwachen und eventuell durch Kommunikationsmaßnahmen unterstützen.
7. User-Support
Bei der Einführung eines MDM geht es nicht um die reine Technik. Hier stehen vor allem die Mitarbeiter im Blickpunkt. Die sind unbedingt frühzeitig über die neue Mobility-Strategie des Unternehmens zu informieren. Während und nach dem eigentlichen Rollout müssen sie umfassend geschult und beraten werden. Manche Mitarbeiter brauchen ja vielleicht ein wenig Zeit, um sich an die neuen Geräte und Handhabungen zu gewöhnen. Für ein erfolgreiches MDM ist zudem wichtig, dass sie nicht nur über die technische Bedienung aufgeklärt werden, sondern auch über ihre Rechte und Möglichkeiten.
Erfahrungen weitergeben
Jürgen Dick, Vice President Service Design bei FI-TS, hat den beschriebenen Prozess im eigenen Unternehmen gesteuert: "Wir haben den Rollout abgeschlossen und befassen uns bereits mit einer weiterführenden Roadmap", berichtet er. "Dank unserer Erfahrungen mit der Einführung können wir unseren Kunden heute mit Rat und Tat zur Seite stehen."