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Schnelles Handeln ist in der aktuellen Corona-Krise auch in Sachen IT-Management das Gebot der Stunde. CIOs und IT-Verantwortliche sollten sieben Sofortmaßnahmen ins Auge fassen.
1. Homeoffice-Modell
CIOs müssen hier zügig den CEO beraten und dem Unternehmen zeigen, wie Remote-Arbeitsmodelle am besten funktionieren, bevor sich jede einzelne Abteilung ihre eigenen Kollaborations-Tools aussucht. Zusätzliche Lizenzen und der Ausbau von Netzwerkkapazitäten, um mehr Zugriffe zu ermöglichen, sind dabei nötig. Probleme mit langsamen Internetverbindungen bei den Mitarbeitern zu Hause können CIOs beispielsweise abfedern, indem sie 4G-/5G-Modems bereitstellen oder die Kosten für leistungsstärkere Internettarife und Datenpakete erstatten.
2. Cyber Security / Sicherheit
Remote Working schafft zusätzliche Risiken. Die erhöhte Nutzung von VPN-Zugängen erschwert die Sicherheitsüberwachung von Netzwerken. CIOs müssen in enger Zusammenarbeit mit ihren IT-Security-Verantwortlichen das Thema Sicherheit priorisieren. Remote-Zugänge zu sensiblen Daten oder Software-Entwicklungsumgebungen sind abzusichern und Multifaktor-Authentifizierungen für Remote-Arbeiter einzuführen.
Zudem gilt es, die Aufmerksamkeit der Beschäftigten auf sichere Remote-Working-Abläufe, das Erkennen von Bedrohungen und Eskalationsabläufe zu lenken. Notfallpläne (Disaster Recovery, Nachfolgepläne für externe Dienstleister, Backups für Technologierisiken, etc.) sind sofort zu testen. Unternehmen, die keine solchen Notfallpläne haben, müssen diese rasch erstellen und prüfen.
3. Kritische Infrastruktur, Systeme und Prozesse
CIOs sollten sich einen Überblick darüber verschaffen, welche Systeme und Anwendungen am wichtigsten sind, und deren Stabilisierung priorisieren. Es gilt, einen Vorrat an notwendigen Ersatzteilen und Hardware anzulegen und einen Bereitstellungsprozess zu konzipieren, um diese Güter dorthin zu bringen, wo sie gebraucht werden.
Außerdem müssen CIOs neben den dringlichsten Aufgaben (schnelles Aufstocken der Infrastrukturkapazität, der Netzwerkbandbreite und der VPN-Zugänge) auch verschiedene Szenarien entwickeln und testen, einschließlich extremer Anwendungsfälle. Die Entwicklung von Anwendungsfällen hilft dabei, den Arbeitsumfang abzuschätzen und zu klären, wie viel zusätzliche Netzwerkkapazität und wie viele Lizenzen notwendig wären.
4. Verlagerung der Geschäftsprozesse
Die besondere Belastung der IT-Systeme geht von bestimmten Kanälen aus: Callcenter, Helpdesk, Websites und Apps für Verbraucher. CIOs sollten Websites und Apps für Verbraucher durch Kapazitätserweiterungen auf eine höhere Nutzung vorbereiten und im Kundenservicebereich Selbstbedienungstools und IVR-Systeme einführen (Interactive Voice Response). Sie können auch mehr Leitungen bereitstellen, die eigens für Covid-19-Anrufe reserviert sind.
Außerdem besteht die Möglichkeit, Systeme so auszuweiten, dass auch Kundenservicemitarbeiter von zu Hause arbeiten können, und den Helpdesk entsprechend aufzustocken, um das gestiegene Anfragevolumen zu bewältigen. CIOs sollten Helpdesk- und Callcenter-Anfragen sortieren, auf Muster untersuchen und prüfen, ob zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind.
5. An Transformationszielen festhalten
CIOs müssen auch die Zeit nach der Krise im Blick haben und an ihren übergeordneten Transformationszielen festhalten, zum Beispiel an Programmen in den Bereichen Daten, Cloud und Agile. Die Umstellung auf die Cloud bietet die nötige Flexibilität, um die aktuellen Spitzen sowie die veränderten Anforderungen von Mitarbeitern und Kunden schnell und kosteneffizient zu bewältigen. Das Ziel muss für CIOs lauten, die Krise nicht nur zu überstehen, sondern gestärkt aus ihr hervorzugehen. Es gilt, Initiativen und Programme weiterzuverfolgen, die dem Unternehmen zu einer stärkeren Technologieorientierung verhelfen.
6. Cash Burn Rate und Budget-Review
CIOs müssen zu unternehmensweiten Sparzielen beitragen und gleichzeitig krisenrelevante Projekte und strategische Innovationsprojekte weiterfinanzieren. Beginnen Sie mit einer Bewertung der laufenden und bevorstehenden IT-Projekte und schauen Sie sich auch die Betriebsausgaben an mit dem Ziel, freien Cash- Flow zu generieren. Zu den kurz- und mittelfristigen Einsparpotenzialen zählen das Kündigen oder Anpassen von Support- und Wartungsverträgen für unkritische Applikationen, das Herunterfahren von Cloud-Ressourcen sowie der Umstieg auf Open-Source-Technologien bei Datenbanken und der IT-Infrastruktur.
7. Souverän, einheitlich und verbindlich kommunizieren
CIOs müssen Unsicherheiten in den Entscheidungsgremien und in der Belegschaft entgegenwirken. Diese stiften häufig Angst und Verwirrung. Abhilfe schafft ein Kommunikationsprogramm, das sowohl dem Topmanagement als auch den Angestellten deutlich macht, wie sich die Lage darstellt und welche Maßnahmen ergriffen werden. Regelmäßige Briefings sorgen für eine Routine, die Vertrauen schafft. Verzögerungen größerer Vorhaben müssen geplant und kommuniziert werden.
Ausblick
Die wirtschaftlichen Folgen von Covid-19 sind noch nicht annähernd klar, aber es ist davon auszugehen, dass es nach der Krise nicht weitergeht wie vorher. Die geschäftlichen Auswirkungen der Corona-Pandemie werden CIOs zwingen, Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern. Dazu gehört auch, feste ungenutzte Kapazitäten auf den Prüfstand zu stellen und Initiativen zurückzustellen. Wie Unternehmen jetzt auf die neuen Anforderungen von Mitarbeitern und Kunden reagieren, dürfte ihre Wettbewerbsfähigkeit auf Jahre hinaus prägen.