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Ob es um eng begrenzten Schulungsbedarf in Sachen SEO geht, die Einführung neuer Software oder das kritische Durchleuchten ganzer Prozesse - Entscheider ziehen aus unterschiedlichsten Gründen externe IT-Berater hinzu. Glaubt man unserer US-Schwesterpublikation CIO.com, geschieht das oft, wenn bereits Zeit- und Termindruck herrschen.
Daher lassen CIOs bei der Auswahl des freien IT-Beraters häufig Sorgfalt vermissen. Wie es besser geht, weiß Michael Chrusch, Senior Vice President von Signature Consultants. Mit ihm hat CIO.com gesprochen. Chrusch gibt folgende sieben Tipps:
1. Den Status abklären und festschreiben: Offenbar kann so etwas wie die in Deutschland bekannte Scheinselbstständigkeit auch in den USA problematisch werden. Chrusch rät dringend, Fragen zu Sozialabgaben, Steuern, Weisungsgebundenheit und anderem zu klären und dem freien IT-Berater vertraglich einen genau definierten Status zuzusichern.
2. Urheberrecht und intellektuelles Eigentum schützen: Der Schutz des geistigen Eigentums muss oberste Priorität genießen. Dieser Schutz wie auch die Sicherheit von Unternehmensdaten muss vertraglich festgeschrieben werden.
3. Ein klassisches Vorstellungsgespräch führen: Weil der freie IT-Experte möglicherweise Zugang zu sensiblen Daten bekommt, sollte sein Auftraggeber dieselbe Sorgfalt walten lassen wie bei einem Angestellten. Dazu gehört, den Freien zu einem klassischen Bewerbungsgespräch zu bitten.
4. Sich über Methode und Arbeitsweise des freien Beraters informieren: Chrusch führt nochmals das Beispiel SEO an. Wer einen freien IT-ler dafür anheuert, sollte sich mit dessen Methoden vertraut machen. Ziel ist, dass der Auftraggeber dem CEO selbst erklären kann, warum der Traffic auf der Website zuletzt um die Hälfte zurückging, und wie man es künftig besser machen wird.
5. Zumindest einen Standard-Vertrag aufsetzen: Kosten- und Zeitrahmen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten - Unternehmen sollten für die Zusammenarbeit mit Freien grundsätzlich zumindest einen Standard-Vertrag aufsetzen. Es spricht auch nichts gegen detailliertere schriftliche Vereinbarungen.
Vertraulichkeit nicht nur mündlich zusichern
6. Vertraulichkeit vereinbaren: Es ist gut möglich, dass der jetzt beauftragte freie Berater künftig für die Konkurrenz arbeitet oder das in der Vergangenheit bereits getan hat. Daher sollte Vertraulichkeit schriftlich zugesichert werden.
7. Sicherstellen, dass der Trainer auch trainiert: Sinn und Zweck eines freien Beraters ist nicht, dass er den Kunden auf ewig an sich bindet. Wer beauftragt ist, die Angestellten des Unternehmens im Umgang mit neuer Software zu schulen, muss das auch tun. Das heißt: die Mitarbeiter müssen nach dem Weggang des Freien fit genug sein.
In der heutigen IT-Welt hält Chrusch freie Experten aufgrund ihres oft sehr spezialisierten Wissens für unverzichtbar. Entscheider sollten ihre Wahl aber gut überlegt treffen.
Schlimmster Fehler der Freien: Unzuverlässigkeit
Ein kurzer Blick nach Deutschland: Im Frühjahr 2012 wollte die Münchener Projektbörse Gulp wissen, was deutsche Entscheider bei der Zusammenarbeit mit Freien kritisieren. Konkret ging es um die Frage, wie sich freie IT-Experten selbst ins Abseits katapultieren. Die Frage war schnell beantwortet: Unzuverlässigkeit.
Neun von zehn Befragten gaben an, sie würden nie wieder mit einem Freien zusammenarbeiten, der trotz Zusage kurz vor Projektstart abspringt. Für rund acht von zehn (81 Prozent) ist es ein Ausschlusskriterium, wenn der Freie das Projekt wegen eines attraktiveren Angebotes abbricht. Will der Externe während der Arbeit den Stundensatz erhöhen, wäre das jedoch nur für jeden Dritten ein Ausschlusskriterium.