80 Prozent der Prozesse bis 2020 digitalisieren

Die Kassenärztliche Vereinigung Hessen (KV Hessen) hat sich das Ziel gesteckt, durch eine umfassende Digitalisierung dieser Aufgaben Arbeitsschritte zu optimieren und mit geringerem Kostenaufwand eine höhere Qualität zu erzielen: Kernprozesse wie die Widerspruchsbearbeitung sollen künftig um bis zu 25 Prozent effizienter ablaufen.

Herausforderung: Heterogen-gewachsene Datenbanken

Bisher mussten die Mitarbeiter der KV Hessen zu jedem zu bearbeitenden Widerspruchsfall Informationen aus bis zu zehn verschiedenen Datenbanken vergleichen, manuell zusammenführen und bearbeiten. Der Vorgang nimmt viel Zeit in Anspruch. Ursache für diesen aufwändigen Prozess war die fehlende Möglichkeit der horizontalen Skalierung: Aufgrund des interdisziplinären Qualifikationsprofils war es nicht möglich, weitere Mitarbeiter in der Widerspruchsabteilung einzustellen.

Aber auch die vertikale Skalierung - die Optimierung der Durchlaufzeit eines Widerspruches - blieb aufgrund der Vielzahl der Datenbanksysteme und Software-Applikationen problematisch. Für jeden Kernprozess existierten eigene Anwendungen, teilweise selbst entwickelt, zum Teil hinzu gekaufte Applikationen. Diese mussten beispielsweise für den Kernprozess der Abrechnung in jedem Quartal aufgrund neuer gesetzlicher Regularien modifiziert und angepasst werden.

Diesen Zustand wollte die KV Hessen im Frühjahr des vergangen Jahres ändern. "Uns war von Anfang an klar, dass eine reine Modernisierung der IT-Infrastruktur zu kurz gegriffen war. Wir wollten einerseits unsere Dateninformationsquellen konsolidieren, um damit alle Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten und unseren Mitarbeitern einfache, intuitive User Interfaces zur Verfügung stellen", beschreibt Alexander Bender, Bereichsleiter Innere Dienste der KV Hessen und verantwortlich für IT-, Personal-, Finanz- und innere Verwaltungsthemen, den Startschuss des Projekts.

Gleichzeitig sollte damit die Ausgangsbasis für eine umfassende Digitalisierung der Kernprozesse geschaffen werden, damit die KV Hessen zukunftsfähig bleibt und eine Vorreiter-Rolle als digitale Behörde unter den KVen in Deutschland einnimmt.

Lösung: Digitalisierung der Kernprozesse

Im ersten Schritt hat die Software AG gemeinsam mit Integrationspartner nterra das Master-Data-Managementsystem webMethods OneData eingeführt, um eine solide Datenbasis zu schaffen. Mithilfe des Prozessanalyse-Tools ARIS wurden Prozesse visualisiert und auf Optimierungspotenziale hin analysiert. Die Automatisierung, Ausführung und Integration erfolgte mit Hilfe der BPM-Suite und dem Integration Server der Software AG.

Als erster Anwendungsfall, der die Vorteile der Modernisierung und Digitalisierung demonstrieren sollte, wurde die Bearbeitung der Widersprüche identifiziert: Aus bislang zehn verschiedenen Datenquellen, die der Mitarbeiter durchkämmen musste, wurde ein einheitliches Widerspruchs-Cockpit, das alle relevanten Informationen übersichtlich zusammenfasst.

Die Widerspruchsfälle müssen nicht mehr einzeln an die Mitarbeiter verteilt werden, sondern werden zu 60 Prozent automatisch je nach definierten Geschäftsregeln zugewiesen. Dadurch konnte allein der Arbeitsaufwand, der täglich bei der Verteilung der Fälle entstand, von zwei Stunden auf 15 Minuten reduziert werden.

Ziel ist es, durch die neue Lösung und die Prozessoptimierung die Leistung der gesamten Abteilung um 25 Prozent zu steigern. Darauf aufbauend werden die Lösungen auf weitere Kernprozesse der KV Hessen angewendet, sodass weitere Bereiche der Organisation digitalisiert werden können.

ROI in zwei Jahren erwartet

Durch die Konsolidierung der Datenbanken und die Digitalisierung der Kernprozesse strebt die KV Hessen in der Widerspruchsbearbeitung bei den Anwaltskosten Einsparungen von bis zu 175.000 Euro pro Jahr und durch die Prozessoptimierung weitere 252.000 Euro an. Der Return on Investment der Software-Lösungen wird dadurch bereits im zweiten Jahr nach Einführung erreicht.

Von den offenen Widerspruchsfällen konnte bereits nahezu die Hälfte innerhalb kürzester Zeit bearbeitet und abgeschlossen werden. Daher plant Bereichsleiter Alexander Bender weiter: "Unser Ziel ist es, unsere komplette Organisation in den kommenden zwei, drei Jahren zu digitalisieren. Hierfür haben wir jetzt die optimale Ausgangsbasis geschaffen. Wir sehen uns hier deutschlandweit in einer ganz klaren Vorreiter-Rolle. Gleichzeitig sind wir sehr gut dafür aufgestellt, von dem Konsolidierungsprozess, der bereits zahlreiche Versicherer in Deutschland erfasst hat, zu profitieren, und uns als Marktführer zu etablieren."

Sein Zwischenstand auf dem Weg zum digitalen Unternehmen fällt daher auch positiv aus: Bis zum Jahr 2020 soll es gelingen, bis zu 80 Prozent der Prozesse zu digitalisieren.