Die tägliche Flut an E-Mails lässt sich kaum eindämmen oder gar abstellen. Mit einer einfachen Abwesenheitsnotiz kann man sich aber schnell etwas Freiraum schaffen, wie folgendes Beispiel zeigt:
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
aufgrund der absurd großen Anzahl an ungelesenen E-Mails in meinem Postfach habe ich beschlossen, das "Hamsterrad" der E-Mail-Beantwortung zu verlassen und mich stattdessen auf meine eigentliche Arbeit zu konzentrieren.
Sobald ich morgen wieder meine E-Mails lese, erhalten die Nachrichten höchste Priorität, die:
nicht mehr als 100 Worte umfassen.
in der Betreffzeile einen eindeutigen Zweck angeben.
mir erlauben, eine der folgenden Antworten zu geben: "Stimme zu", "stimme nicht zu" oder "benötige weitere Informationen".
Für dringende Angelegenheiten bin ich nach 15 Uhr für einen zehnminütigen Skype4Business Anruf verfügbar. Wahrscheinlich können wir die Sache so schneller und effizienter lösen.
Danke für euer Verständnis.
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Zu viele E-Mails verhindern die Konzentration auf das Wesentliche
Eine solche automatische Antwort ist eine gute Möglichkeit, ständige Unterbrechungen zu vermeiden. Die Abwesenheitsnotiz fungiert als elektronischer Kokon und ermöglicht es Beschäftigten, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: ihren Job.
Noch einmal: Bis zu 28 Stunden in der Woche verbringen Mitarbeiter mit der Beantwortung von E-Mails, anstatt ihrer eigentlichen Arbeit nachzugehen! E-Mails sind ein großartiges Werkzeug für die Dokumentation von Aktivitäten und Gesprächen, für "Ja"- oder "Nein"-Fragen oder um Meetings und Besprechungen zu vereinbaren.
Aber sie haben auch einige Nachteile: Sie sind ein schlechtes Forum, um Fragen zu stellen, Unklarheiten auszuräumen oder Ideen zu diskutieren. Besonders fatal sind Bemühungen, via E-Mail einen Konsens herzustellen. E-Mails sind nicht das geeignete Mittel für eine unmittelbare, zügige Kommunikation. Dafür lassen sich am besten ein Chat Programm oder ein Telefonat nutzen.
Wer konzentriert arbeiten möchte, sollte seine E-Mails erst mal liegen lassen. Es ist praktisch unmöglich, dringende Aufgaben zu erledigen, wenn Outlook mit der kleinen roten Zahl neben dem Symbol mit dem Briefumschlag ständig signalisiert, dass neue Nachrichten warten.
Ist die Ablenkung durch E-Mails beseitigt - zumindest vorübergehend - lässt es sich konzentriert arbeiten. Dann ist Platz für neue Ideen, kreative Lösungen oder ganz einfach für das Tagesgeschäft. Auch ein "Bitte-nicht-stören"-Zettel an der Tür kann hier Abhilfe schaffen.