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Jeder bekommt gerne genau das, was er auch bestellt hat. Auch ein CIO, der Architekturen in Auftrag gibt. Allzu oft liefern die Systemarchitekten aber nicht das gewünschte Ergebnis. Für derartige Reibungsverluste macht Jeff Scott, Senior Analyst bei Forrester Research, in unserer Schwesterpublikation CIO.com Kommunikationsprobleme verantwortlich.
Die Architekten im Unternehmen sind demnach manchmal sehr verliebt in die Eleganz ihrer Lösungen und schrammen so an den Business-Zielen der IT-Chefs vorbei. Die CIOs wiederum versäumen es manchmal, klare Ansagen zu machen und ihre Wünsche explizit zu machen.
Scott sieht allerdings klar die Enterprise Architects (EA) in der Bringschuld. Auch aus einem Eigeninteresse an ihrer Perspektive in den Firmen müssten EA-Teams darauf bedacht sein, in einer Linie mit den Vorgaben des CIOs zu arbeiten. Die erste Herausforderung dabei: Verständnis dafür entwickeln, dass die Tätigkeit von EAs im Unternehmen Probleme lösen und nicht unbedingt Architekturen von technologischer Perfektion und Schönheit schaffen muss. "Der CIO stört sich nicht daran, wenn die architektonische Struktur ein bisschen chaotisch ist, solange seinen Anliegen begegnet wird“, schreibt der Analyst. Das entsprechende Credo: Die Form folgt der Funktion.
Vom eigenen Potenzial überzeugen
Die zweite Herausforderung sei es, den CIO permanent vom strategischen Potenzial der Architekten zu überzeugen. Dabei ist es nach Einschätzung Scotts klug, dem CIO Tools aus dem Bereich Business Architecture für seine IT-Management-Aufgaben schmackhaft zu machen. Dies befördere auch den Austausch über strategische Ziele der IT und könne verhindern, dass die Zusammenarbeit sich in kurz gedachten taktischen Problemen verliere. Vier Empfehlungen hat Scott für EAs parat, um eine engere Verzahnung mit den Bestrebungen des CIOs zu erreichen.
1. Mithilfe eine IT-Capability-Map Zielgebiete identifizieren: Eine Capability-Map ist, grob gesagt, ein Unternehmensmodell, das Potenziale und für den Geschäftserfolg nötige Prozesse und Funktionen den jeweils passenden IT-Ressourcen zuordnet. Noch gröber definiert: eine Art IT-Rechnung, die Hardware, Software und IT-Services für jedes einzelne Geschäftsziel bilanziert.
Forrester empfiehlt dieses Instrument schon seit einiger Zeit, um Business-IT-Alignment zu verbessern. Analyst Scott schließt sich im CIO.com-Artikel abermals an. Die Architekten könnten durch speziell auf die IT-Abteilung zugeschnittene Capability-Maps den strategischen Dialog mit dem CIO in Schwung bringen.
Ein erster Schritt sei dabei die Entwicklung einer Karte, die sich mit den Sichtweisen des CIOs deckt. Im zweiten Schritt könnten auf dieser Grundlage verschenkte Potenzial sichtbar gemacht werden, die Entwicklung oder sofortiges Handeln erfordern.
SWOT-Analyse hilft
2. Durch SWOT-Analyse Verbesserungsbedarf erkennen: Auf die Capability-Map aufsetzen kann dann eine SWOT-Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken, um Verbesserungsmöglichkeiten zu verdeutlichen. Ziele mit hoher Priorität lassen sich so identifizieren. Außerdem lässt sich feststellen, ob Lösungen besser vom EA-Teams oder von externen Teams entwickelt werden sollten.
3. Den Beitrag zur Wertschöpfungskette beleuchten: Der Forrester-Analyst rät Architekten dringend dazu, ihren Wertbeitrag für den CIO transparent zu machen. Das ist mit etwas Aufwand verbunden, denn zum Tragen kommen die EA-Initiativen in aller Regel nur in Kombination mit den Taten anderer – etwa Experten, die zum Design einer Lösung beitragen. Die Mühe lohnt sich nach Einschätzung aber in jedem Fall.
4. Ergebnisse mit einer Capability Evolution-Roadmap aufzeigen: Roadmaps erstellen Architekten gerne, weiß Scott. In aller Regel aber deshalb, um rein technologische Entwicklungen zu veranschaulichen. Sie sollten nach Forrester-Ansicht ebenfalls Roadmaps nutzen, um Fortschritte im Hinblick auf die Lösung geschäftlicher Ziele durch ihre Entwicklungen zu belegen. Das helfe dem CIO mehr, als lediglich über vereinzelte Projekte und Anstrengungen unterrichtet zu werden.
Spreadsheets helfen nicht bei der Kommunikation
Scotts Fazit: Am erfolgreichsten seien EAs, wenn sie proaktiv Verständnis für die Herausforderungen aus CIO-Sicht an den Tag legten. Noch wichtiger aber sei, dass sie die Kommunikation so leicht verständlich wie möglich halten. Mit Daten übersäte Spreadsheets helfen IT-Chefs in aller Regel nicht weiter. Informationen sollten idealerweise via Business-Tools zum Information Sharing mitgeteilt werden.