Die Digitalisierung sorgt für eine hohe Dynamik in der Geschäftswelt. Das führt dazu, dass Beschäftigte immer mehr Arbeitszeit in Projekten verbringen. Im Schnitt sind es 35 Prozent, wie eine Studie des Beratungshauses PAC und des Personaldienstleisters Hays zeigt. Der Einsatz agiler Projektmethoden wie Scrum oder Kanban für das Team- und Aufgabenmanagement sind daher aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken.
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Bei Scrum geht es darum, innerhalb kurzer Zeit (im Sprint) ein vorab definiertes Zwischenziel zu erreichen. In der Regel werden dabei mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeitet. Die Kanban-Methode priorisiert Aufgaben als sogenannte Tickets mit Hilfe von Service-Klassen und visualisiert den Workflow und somit den Arbeitsfortschritt. Sie eignet sich besonders zur Abwicklung kleinerer, teambezogener Projekte. Diese werden mittels eines Kanban-Boards strukturiert abgebildet.
Das Board ist dabei in Spalten (mit frei wählbaren Bezeichnungen) unterteilt, in denen ein Arbeitspaket von links nach rechts wandert und die seinen jeweiligen Status anzeigen. Bei Kanban ist die Anzahl der Arbeitspakete begrenzt, an denen gleichzeitig gearbeitet werden kann. Eventuelle Engpässe in der Organisation sind so leichter zu identifizieren und besser zu visualisieren.
Agiles Projektmanagement mit Office 365 Planner
Steigern lässt sich die Effizienz des Kanban-basierten Aufgabenmanagements durch ein modernes, einfach zu bedienendes IT-Werkzeug, mit dem die Mitglieder eines Teams jederzeit und von überall auf ihre Tickets zugreifen können - ob nun am Desktop-PC oder mobil per Smartphone und Tablet. Das Mittel der Wahl ist hier Microsofts Office 365 Planner. Mit dieser Cloud-basierten Anwendung für das Aufgabenmanagement lassen sich Tickets durch Teammitglieder auch von unterwegs planen und bearbeiten. Das ermöglicht eine effektiv strukturierte, zügige Projektabwicklung und zugleich die Verbesserung des eigenen Zeitmanagements- ein echter Mehrwert also.
Mit Microsoft Planner lassen sich Arbeitspakete für ein Team zentral erstellen, verwalten und koordinieren und eine konkrete Aufgabe kann mehreren Teammitgliedern zugewiesen werden. Das Microsoft Tool stellt alle nötigen Funktionen zur Verfügung, um Pläne zu erstellen und zu beschreiben, Start- und Fälligkeitsdatum festzulegen, Teams zu bilden sowie Aufgaben zuzuweisen und ihren Status zu aktualisieren.
Zu einer Aufgabe lassen sich auch Dokumente, Präsentationen oder Grafiken hinzufügen und die Dateien gemeinsam bearbeiten, aber auch Kommentare eingeben, was die Kommunikation und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams optimiert. Um noch bessere Ergebnisse zu erzielen, bietet Microsoft Planner auch die Möglichkeit, Kriterien für das Qualitätsmanagement zu integrieren sowie die Option Unteraufgaben hinzuzufügen. Letzteres ermöglicht, Qualitätsziele festzulegen.
Agile Verknüpfung mit Office 365
Ein weiterer großer Pluspunkt von Microsoft Planner ist die nahtlose Integration in Office 365. Ein Plattformwechsel erübrigt sich damit und alle erstellten Informationen lassen sich problemlos mit anderen Office-Produkten verarbeiten und bei Bedarf auch auswerten.
Hervorzuheben ist an dieser Stelle die Einbindung in die Benutzeroberfläche von Microsoft Project für Office 365 über eine eigene Schaltfläche. So lassen sich Projektpläne aus Office 365 Planner mit einer Aufgabe in Microsoft Project Online verknüpfen. Der Nutzer kann jederzeit problemlos zwischen den beiden IT Tools hin- und herwechseln.
Die einfache und komfortable Handhabung des Microsoft Planners, die denen anderer gängiger Office-Produkte wie Outlook ähnelt, ist ein weiterer Vorzug. Anwender erlernen den Umgang mit dem Tool dadurch schnell und fast ohne Schulungsaufwand, was Kosten spart.
Wie Sie besser auf Agile umstellen
Sie wollen in Ihrem Unternehmen agiles Projektmanagement mit Office Planner 365 realisieren? In diesem Fall sollten Sie unbedingt auch organisatorische Maßnahmen wie die Einführung von Rollenkonzepten in Ihre Überlegungen mit einbeziehen. Denn der Administrationsaufwand lässt sich auf diese Weise deutlich reduzieren - eine gesteigerte Effizienz ist die Folge.
Vor der Einführung agiler Projektmethoden wie Kanban oder Scrum, sollte das hierfür nötige Wissen beispielsweise im Rahmen von Workshops vermittelt werden. Auch die Implementierung selbst sollte mit begleitenden Schulungen einhergehen. All das erfordert vor allem eines: Knowhow. Wenn Sie damit nicht "inhouse" dienen können, sind Sie gut damit beraten, sich einen erfahrenen Partner an Bord zu holen, der die nötige Kompetenz in Sachen agile Methoden und Office 365 mitbringt. Sprechen Sie noch heute mit Bechtle!