Bestellungen oder Personalakten werden in vielen Firmen mittlerweile als elektronische Dokumente abgelegt. IT-Entscheider, die die elektronischen Akten mit eingeführt haben, sind allerdings oft unzufrieden mit der verwendeten Lösung. Das zeigt eine Umfrage der ECM-Unternehmensberatung Pentadoc. 64 Prozent der Befragten, die elektronische Akten einsetzen, halten deren Integrationsfähigkeit für mangelhaft. 60 Prozent finden sie nicht benutzerfreundlich genug. Vor allem die offenbar schlechte Integrationsfähigkeit halten die Pentadoc-Berater für bedenklich. Denn die Potenziale elektronischer Akten würden erst voll ausgeschöpft, wenn diese weitestgehend mit der firmenweiten IT-Struktur verknüpft seien.
Foto: Pentadoc
In die Marktforschungsstudie "Elektronische Akten in der Praxis" sind die Antworten von 334 Firmen eingeflossen, die Pentadoc übers Internet befragt hat. 57 Prozent von ihnen arbeiten schon heute mit elektronischen Akten. Laut den Studienautoren ein überdurchschnittlicher Anteil, der unter anderem durch die vielen Teilnehmer aus der Versicherungsbranche zustande komme. Gemäß anderen Studienergebnissen liege die Verbreitung elektronischer Akten branchenübergreifend bei etwa 30 Prozent.
Vor allem bei Versicherungen sind elektronische Akten oft schon seit Jahren im Einsatz. Jeder dritte Befragte arbeitet damit seit mindestens sechs Jahren, viele von ihnen sogar schon länger als zehn Jahre. CIOs, die erst jetzt auf den Geschmack kommen, sind allerdings auch nicht im Hintertreffen. Ein gutes Drittel beschäftigt sich erst seit weniger als zwei Jahren mit dem Thema.
Wer elektronische Akten einsetzt, tut dies in den meisten Fällen in der Verwaltung. Für die Marktforscher von Pentadoc ist das keine Überraschung: An dieser Stelle stehe die Vernetzung von Informationen aus verschiedenen Abteilungen im Vordergrund. Vorteile daraus ziehen könnten vor allem Controlling oder Rechnungswesen. Häufig werden auch in Vertrieb und Personalabteilung elektronische Akten angelegt.
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Mehr als die Hälfte der Firmen, die elektronische Akten nutzen, tun dies in Verbindung mit einem Workflow. Das hält Pentadoc für sinnvoll. Statt Vorgänge nur abzubilden, ließen sie sich so auch besser steuern. Der Einsatz statischer oder dynamischer Akten hält sich in etwa die Waage. Bei statischen Akten tragen Mitarbeiter von Hand Angaben ein, bei dynamischen werden Inhalte nach vorbestimmten Regeln automatisch ergänzt.
Kaum ein CIO will auf elektronische Akten verzichten
Von den IT-Entscheidern, die bisher noch auf elektronische Akten verzichten, will nur ein Viertel bei dieser Haltung bleiben. Die anderen 75 Prozent planen zumindest längerfristig deren Einsatz. Die Hälfte von ihnen will das Vorhaben schon innerhalb der kommenden zwölf Monate umsetzen. Auch die bisherigen Nicht-Anwender wollen elektronische Akten vor allem in den Bereichen einsetzen, in denen sie auch die Nutzer verwenden: Verwaltung, Personal und Vertrieb.
Mit elektronischen Akten sollen sich Vorgänge vor allem schneller bearbeiten lassen. Wichtig ist den Firmen auch, dass mit ihrer Hilfe alle Angaben zu einem Vorgang vollständig vorliegen und nicht erst von mehreren Stellen zusammengetragen werden müssen.