Foto: Apleona
Der Fleck glänzte zuerst auf dem Teppich; dann im Auge des Hausmeisters; dann in dessen Handy-Kamera; dann in der Datei, die den Fleck mit den Standortdaten des Hausmeister-Beacon kombinierte; dann in der Mustererkennung, die Milchkaffee erkannte; dann in einer SMS; und schließlich im Lappen der Putzkraft. In seiner kurzen Lebenszeit hat der Fleck den Teppich verschmutzt; nicht jedoch das Hausmeister-Handy, keinen On-Premise-Speicher und keinen Auftragszettel. "So ein Kaffeefleck soll nur noch in der Cloud eine Spur hinterlassen", sagt CIO Bernhard Götze: "Und auch da können wir ihn wegputzen, wenn der Kunde das will."
Götze ist seit September 2017 CIO bei Apleona und hat als erstes verordnet, dass bitte gar nichts mehr im firmeneigenen Rechenzentrum landet. Klingt radikal. Relativiert sich allerdings anhand der Firmengeschichte. Das Unternehmen Apleona gibt es erst seit zwei Jahren. Es hat im Juli 2018 offiziell den IT-Carveout aus dem Konzern Bilfinger Berger vollzogen und konnte bis dahin noch dessen Systeme nutzen. Kein eigenes Rechenzentrum zu betreiben, hatte das Management schon beschlossen, bevor Götze kam. "Aber erst jetzt ist wirklich nix mehr on premise", sagt der CIO.
12.000 User betreuen die rund 100 IT-Mitarbeiter rund um Götze, davon 8.000 in Deutschland. Schweiz, Österreich und UK sind ebenfalls noch große Landeseinheiten, Polen und Russland folgen. "Danach wird es sehr kleinteilig", sagt Götze. Etwa die Hälfte der IT-Kollegen steuert aus der Unternehmenszentrale in Neu-Isenburg die Cloud. Der Rest arbeitet über die Welt verteilt. Rund 800 Applikationen betreibt Apleona im Augenblick noch. Das Unternehmen ist über Jahre gewachsen - da seien viele Best-of-Breed-Lösungen entstanden, sagt Götze: "Jetzt müssen wir mehr als 20.000 Mitarbeitern erklären, dass es für das Gesamtunternehmen besser ist, auf Standards zu gehen."
Daten-Lake
Zuletzt sei ihm auf der "Expo Real", Europas größter Fachmesse für die Immobilienbranche, wieder klar geworden, woran die Kollegen alles arbeiten: Sie messen den Kohlendioxid-Anteil der Luft, um die Nutzung von Meeting-Räumen zu ermitteln. Sie bauen Sensoren unter Stühle, um deren Belegung zu erfahren. Sie leiten Besucher per Barcode in die richtigen Räume. Sie versenden Staumeldungen, wenn die Kameras vor der Kantine lange Schlangen erkennen. Ihre Sensoren messen Licht, Temperatur, Seife im Spender, Handtücher, etc. "Alle unstrukturierten Daten sollen in einem Daten-Lake landen - in der Cloud natürlich", sagt der CIO.
Strukturierte Daten liegen schon dort: SAP und Navision werden von IBM gehostet. Salesforce und Office 365 liegen bei den Anbietern direkt: "Alles was native in der Cloud war, bleibt natürlich auch in der Cloud", sagt der CIO. Das Besondere an Götzes Lösung: Alle Daten wandern auch zum Cloud-Anbieter Box. Apleona ist Boxkunde seit September 2017. Das war Götzes erster Deal. Der CIO hatte den Wunsch, eine zentrale Datenplattform zu schaffen, auf der alle Informationen abgelegt werden. Box kann auf alles zugreifen, also auch auf SAP und Navision. "Bis zu hundert Änderungen können so nachvollzogen werden", sagt Götze.
Künftig alle Daten immer auf mobilen Devices verfügbar
Für die 12.000 User ändert sich dabei erst mal nichts. Auf ihren Computern haben sie jetzt zusätzlich ein Laufwerk, so wie früher auf dem File-Server. Im nächsten Schritt will Götze auch Laufwerk c synchronisieren, so dass dann alle Daten immer auf mobilen Devices verfügbar sind. Das alles ließe sich natürlich auch mit G-Drive oder One Drive erledigen. "Die sind mir aber zu User-zentrisch", sagt Götze: "Der Vorteil von Box ist, dass man deren Lösung besser administrieren kann."
Wer den sogenannten "Governance Layer" dazugekauft, kann festlegen, welche Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen dürfen. "Daran ist unser CISO äußerst interessiert", sagt Götze: "Er achtet darauf, dass wir auch wirklich der Owner der Struktur sind, dass wir sehen können, wer auf welche Daten zugreift - und dass Personaldaten geheim bleiben."
Apleona hat einen 3-Jahres-Vertrag mit Box. "Ich mach mir jetzt keine Gedanken mehr, ob ich noch irgendwelchen Storage brauche", sagt der CIO: "Unser Unternehmen wird von keinem Kunden höher bewertet, nur weil wir die schöneren File-Server haben." Waren die anderen drei großen IT-Dienstleister traurig, dass sie den Cloud-Deal nicht bekommen haben? "Nein", sagt Götze: "Das ist alles viel entspannter geworden. Vielleicht auch, weil die Provider wissen, dass der Kunde morgen wieder wechseln kann."
Konkret:
Salesforce hat mit Box kein Problem. "Wäre ja auch komisch, wenn die anfangen, gegen eine Cloud-Lösung zu argumentieren", sagt Götze.
IBM hatte auch nichts dagegen. "IBM selbst ist unser größter Kunde", sagt Paul Chapman, CIO von Box: "400.000 Accounts von denen laufen bei uns."
Microsoft fand Box nicht ganz so ideal. "Klar, die hätten natürlich gerne alles auf One Drive", sagt Götze: "Denen musste ich dann eben sagen, sorry, ich muss vermeiden, dass wir in ein Vendor-Lock-in geraten."
Insgesamt hält sich die Trauer vielleicht auch deswegen in Grenzen, weil es gar nicht so viel zu verdienen gibt im Cloud-Geschäft mit Apleona. Die Box-Kosten sollen so hoch sein wie früher die Storage-Kosten. Das will Götze so haben, damit der Return on Invest schon durch die Reduktion der File-Systeme erfolgt. Außerdem: "Wenn Mitarbeiter ihre Daten leichter teilen können oder besser finden - da sieht jeder sofort den Mehrwert."
Apleona Group GmbH
Die Lünendonk-Liste "Führende Facility-Service-Unternehmen in Deutschland" weist für Apleona 2016 einen Gesamtumsatz von 2.244 Millionen Euro aus, wovon 1.434 Millionen Euro auf Deutschland entfallen. Lünendonk bezeichnet das Unternehmen als Marktführer im Bereich Facilitymanagement in Deutschland. Weltweit werden nach Angaben des Unternehmens mehr als 20.000 Mitarbeiter beschäftigt.