Ob Drogerie, Fastfood-Franchising oder Einzelhandel – die Branche erweitert ihre Kommunikations-Infrastruktur um leistungsfähigere Mail-Systeme. Mit den bekannten Vorteilen: einfache Erreichbarkeit der Mitarbeiter, Schutz sensibler Unternehmensdaten, Einsparungen im Personalwesen und eine bessere Kontrolle von Netzwerk-Risiken wie Viren und Spam. Hinzu kommt eine einheitliche Kommunikation mit Lieferanten, Franchise-Nehmern, Vertriebspartnern und Kunden.
Offenbar haben die bekannt niedrigen Margen aber manchen Retailer davon abgehalten, in eine Corporate E-Mail-Lösung zu investieren. Immerhin ziehen die gängigen Messaging-Lösungen wie Lotus Notes oder Microsoft Exchange zumeist hohe Lizenzgebühren für anspruchsvolle Collaboration-Features nach sich, die unter Umständen nur selten benötigt werden. Um Organisationen mit mehreren tausend Mitarbeitern durchgängig mit einer Messaging-Lösung zu versehen, sind auch viele und skalierbare Server-Systeme unumgänglich. Es verwundert daher nicht, dass im Handel weder die Ressourcen noch die Budgets für herkömmliche Messaging-Installationen bereitstehen.
Riskante Variante: öffentliche Portale
Einzelne Retail-Organisationen verließen sich sogar auf öffentliche E-Mail-Portale, die dem Unternehmen die benötigten E-Mail-Adressen zur Verfügung stellten. Dabei sind öffentliche Portale nach wie vor eine riskante Alternative. Der Versand vertraulicher Informationen wie POS-Reports oder Personaldaten über externe Accounts erscheint zwar als eine günstige Vorgehensweise, setzt jedoch den Anwender dem Risiko von Datendieben, Spam, Phishing-Attacken und anderen Bedrohungen aus. Im Gegensatz dazu hält ein zentrales eigenes Messaging-System vertrauliche Daten innerhalb des abgesicherten Unternehmens-Netzwerkes.
Neben dem Open-Source Messaging, das sich immer massiver gegen Hersteller wie IBM und Microsoft wendet, gelten Messaging-Appliances als wirtschaftliche Grundlage einer „Always-On“ Infrastruktur. Am Markt wird bereits eine Verfügbarkeit von 99,999 Prozent gewährleistet, was eine maximale Downtime von 6 Minuten pro Jahr bedeutet. Mit so genanntem „Day Zero“ Virus-Scanning, einer Verschlüsselung zwischen Client und Server sowie der Authentifizierung berechtigter Absender sollte sich ein recht hoher Grad an Sicherheit erreichen lassen.
Die Einstiegs- und Wartungskosten von Appliance-Lösungen liegen bei weniger als 3 Euro pro Mitarbeiter im Monat, so eine Aussage des Herstellers Mirapoint. Der Anwender erhält dafür eine sichere und zuverlässige Mail-Infrastruktur, die gegen Datendiebstahl, Viren und Spam schützt. Wie herkömmliche Messaging-Software verfügen auch solche Mail-Appliances über Policy-Filter, mit denen Retailer vertrauliche Informationen innerhalb ihrer Organisation verteilen und diese Weiterleitung nach Absender und Empfänger auch nachverfolgen können. In bürokratischen und stark reglementierten Geschäftsumgebungen gewinnen solche Details zunehmend an Bedeutung.
Kriterien für ein Appliance-System
Doch welche Kriterien sollte ein Appliance-System erfüllen? Zunächst muss es über eine Web-basierte Komponente verfügen, die sich als sicher, zuverlässig und einfach zu bedienen erweist. Die Schnittstelle zum E-Mail-System, für die Mitarbeiter häufig nicht sichtbar, muss sich maßgeschneidert an die betrieblichen Prozesse anpassen lassen. Zudem müssen unternehmensweite Mail-Lösungen den Inhalt von Mails (sowohl gesendet als auch empfangen) blockieren können, welche gegen Unternehmens-Richtlinien oder Vorschriften am Arbeitsplatz verstoßen. Wünschenswert ist auch die Unterstützung mobiler Endgeräte, die wie der Blackberry im Retail zunehmend an Verbreitung gewinnen.
Wie die Praxis immer wieder bestätigt, bedeutet die effektive Kommunikation mit Lieferanten und Vertrieb eine schwierige Aufgabe. Eine durchgängige Kommunikations-Plattform ermöglicht die Standardisierung von Nachrichten und die Übertragung zeitkritischer Informationen. Doch bleibt der Anwender mit seinem Risiko wieder allein: Auch bei der Wahl zwischen herkömmlicher Messaging-Software, Open-Source Lösung oder dem Appliance-Ansatz bringt eine falsche Entscheidung überzogene Umsetzungskosten, einen explodierenden Administrationsaufwand und eine deutlich höhere Komplexität mit sich. Es bleibt also spannend.
Bernhard Schoon, Fachjournalist in München