Automatisierter Smartphone-Rollout abgeschlossen

2008 entschied die in Düsseldorf ansässige Apobank, ihre rund 600 Kunden- und Vermögensanlageberater mit Smartphones zu unterstützen. Die Geräte sollten in den mehr als 50 Filialen und Geschäftsstellen sowie direkt beim Kunden zum Einsatz kommen. Unter anderem können die Kollegen damit einfacher und schneller auf ihre E-Mails, Kontakte oder Kalendereinträge zugreifen.

Simultan und in möglichst kurzer Zeit wollten die Projektverantwortlichen die Smartphones ausrollen. Das Team um Projektleiter Ralf Baumann stellte bereits in der Vorphase fest, dass eine manuelle Installation und Konfiguration der Geräte nicht zu leisten war. "Die Geräte sollten auch nicht zusätzlich vom Endanwender angefasst werden", erklärt Baumann. Zwar erhielten die Anwender ihre Smartphones direkt - alles Weitere jedoch hatte automatisch zu laufen.

Realisieren ließ sich das nur mit Hilfe eines zusätzlichen Systems. Nach Prüfung verschiedener Produkte entschied sich die Bank für die Mobile-Device-Management-Lösung "ubi-Suite". Als Stand-alone-Lösung lässt sich das System im Unternehmen einführen ohne bereits bestehende Anwendungen zu beeinflussen. Das allein beschleunigte das Projekt um einiges, denn die Implementierung einer systemintegrierten Lösung hätte das Geldinstitut vier bis acht weitere Wochen gekostet.

Statt dessen stellte der Softwareanbieter ubitexx den neuen Server innerhalb eines Tages auf, so dass das Projektteam ihn auf die speziellen Anforderungen hin testen konnte. Die Suite sollte die Konfiguration der mobilen Geräte sowie die für den Datenaustausch zwischen Exchange und den mobilen Geräten erforderlichen eigenen Zertifikate verteilen. Außerdem musste Baumann die Smartphones einer Reihe wichtiger Sicherheitsrichtlinien unterwerfen, wie Passwort und Systemschutz, um die von der Bank und dem Gesetzgeber vorgeschriebene Compliance lückenlos zu erfüllen.

Für den Import der 600 Anwenderdaten in die neue Lösung passte der Hersteller eine bestehende Schnittstelle an die Systeme der Apobank an. Um die Daten aus dem Active Directory zu extrahieren wählte Baumann dort lediglich die entsprechenden Berater aus.

Anbindung Windows Mobile 6.x geplant

Aus technischer Sicht war das gesamte System binnen zwei Tagen betriebsbereit. Es folgten interne Administrationsarbeiten, wie Datenaustausch und Dokumentation der Systeme. Schließlich wollte die Apobank auch ihren Tochterunternehmen die Anbindung ihrer Windows-Mobile 6.x -Geräte ermöglichen.

Alle erforderlichen Einstellungen für die MDAs (MDA Mobile Digital Assistant) sowie die Mobiltelefonnummern der Mitarbeiter wurden zentral in dem neuen System erfasst. Anschließend sendete dieses eine verschlüsselte SMS mit Konfigurationslink an die neuen Geräte.

Das Passwort für das Zertifikat erhielten die Mitarbeiter auf getrenntem Weg."Wir haben die Smartphones mit einer Kurzanleitung an unsere Berater verschickt. Sobald sie den Link anklickten und sich per Passwort authentifizierten, installierte und konfigurierte das System automatisch Services und Anwendungssoftware inklusive Zertifikaten auf dem jeweiligen Apparat", erklärt Baumann das Prozedere. "So dauerte das Ausrollen der 600 MDAs nur zehn bis zwanzig Minuten - abhängig von der Übertragungsgeschwindigkeit."

Neben der raschen Einführung profitiert die Apobank heute von dem unkomplizierten Support durch das System. Die Berater der Bank dürfen ihre Smartphones auf persönliche Bedürfnisse anpassen. Diese Freiheit führt immer wieder zu Problemen. Etwa 40 bis 50 Helpdesk-Calls im Monat sind darauf zurückzuführen, schätzt Baumann. Versagt nun ein Gerät aufgrund einer Fehlkonfiguration, genügt ein Anruf beim Helpdesk, der Zugriff auf die Suite hat.

Der Benutzer erhält eine kurze Hilfestellung, wie er sein Gerät per Reset-Taste zurücksetzt und eine SMS mit dem Konfigurationslink. In der Regel dauert dies weniger als fünf Minuten und der Berater hat wieder sein firmengerecht konfiguriertes Smartphone mit allen wichtigen Informationen wie E-Mails, Kontakten und Kalendereinträgen. Lange Ausfallzeiten der mobilen Geräte gehören damit der Vergangenheit an.

Und nicht nur zeitlich, auch finanziell hält Baumann die gewählte Lösung für effizient: "Die Anschaffungskosten des Systems waren weit geringer als die kalkulatorischen Kosten für die manuelle Einrichtung der MDAs," sagt er. Dazu rechnet er nicht nur den Roll-out, sondern auch die anschließende Unterstützung durch den Helpdesk. Dadurch amortisiert sich die Investition innerhalb von wenigen Monaten.

Insgesamt setzt die Apobank 750 Smartphones vom Typ MDA Vario II für den mobilen Nachrichtenaustausch via Email-Push sowie den Abgleich persönlicher Daten wie Kontakte, Termine oder Aufgaben über PIM (Personal Information Manager) ein. 600 Geräte wurden mit Hilfe von ubi-Suite automatisch remote eingerichtet. Dazu gehören die Active-Sync-Funktion zur Kommunikation mit dem Exchange-Server, die Einstellungen für PIM und das Synchronisierungsintervall sowie die Zertifikate zur Benutzerauthentifizierung.

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Die Deutsche Apotheker- und Ärztebank beschäftigt rund 2.500 Angestellte in mehr als 50 Filialen und Geschäftsstellen in ganz Deutschland. Das Institut weist für das Geschäftsjahr eine Bilanzsumme von 41,2 Milliarden Euro aus. Die Hauptverwaltung liegt in Düsseldorf.