Bachmann gibt Microsoft den Vorzug vor SAP

"In den letzten zehn Jahren ist Bachmann stark gewachsen," berichtet Robert Burkhardt, seit Anfang 2023 CIO des Unternehmens, über die Hintergründe des ERP-Umbaus. Die Strukturen, auch in der IT, hätten mit der raschen Expansion jedoch nicht mithalten können. Es musste also ein neues ERP-System her.

Die Bachmann Group baut und verkauft intelligente Stromverteilungslösungen - vom klassischen Dreifachstecker über smarte Stromverteiler in Rechenzentren bis zu integrierten Apps, um Ressourcen zu buchen. Der Kundenstamm reicht von Handwerkern über Data Center bis hin zu Möbelherstellern.

Ein technischer Schuldenberg

Bis dahin hatte Bachmann Microsoft Navision als ERP-Lösung im Einsatz, mit mehreren Mandanten und verschiedenen Datenbanken. Burkhardt: "Die Technologie war veraltet und die Datenbanken wurden nicht mehr supportet." Zudem sei Navision über die Jahre stark individualisiert worden, so dass es fehleranfällig geworden war. Resultat: mehrere Ausfälle und manuelle Workarounds.

Für mehr Deep Dives, Hintergründe und Strategien aus der CIO-Community, abonnieren Sie unsere CIO-Newsletter.

Dieses System war laut dem IT-Chef wenig geeignet, die digitale Transformation von Bachmann zu unterstützen. Also überlegte das Management 2021, wie weiter vorgegangen werden sollte. Navision musste ersetzt werden - aber womit? "Da fand der große Vergleich von SAP und Microsoft statt," so Burkhardt.

SAP versus Microsoft

"In dieser Zeit wurde intensiv verglichen und mit vielen Referenzkunden gesprochen," so der CIO. Am Ende fiel die Wahl auf Microsoft. Warum?

Eine prägnante Aussage der damaligen Verantwortlichen: Bei SAP kaufe man 150 Prozent, wähle daraus 95 Prozent, die passen, und ergänzt die fehlenden fünf Prozent. Bei Microsoft kaufe man 80 Prozent und ergänze die fehlenden 20 Prozent.

"Microsoft ist also besser an unser Unternehmen angepasst und ich bezahle nur das, was ich brauche," erklärt Burkhardt. SAP biete dagegen zwar einen größeren Funktionsumfang, der in der Regel aber nicht in Gänze gebraucht werde. Nachgearbeitet werden, müsse trotzdem.

Zudem wollte Bachmann laut dem IT-Chef kein reines ERP-System, sondern eine Plattform: "Sie sollte uns bei der Digitalisierung unterstützen und in die Zukunft begleiten können." Microsoft Dynamics 365 sei so eine Plattform, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren.

"Besonders charmant dabei war auch, dass die Nutzererfahrung in D365 einigermaßen nahtlos ist," sagt Burkhardt mit Blick auf die Gestaltung des User Interface im Microsoft-Universum. Bachmann nutze das gesamte Ökosystem des US-Softwarekonzerns mit vielen Tools, die der Anbieter zur Verfügung stellt.

Dazu zählt neben Microsoft 365 und dem ERP-System auch das Power-Plattform-Portfolio. Burkhardt: "Das bietet uns nicht nur Analyse- und Visualisierungsmöglichkeiten mit Power BI und automatisierte Workflows mit Power Automate. Vielmehr möchten wir damit das Thema Citizen Development im Unternehmen etablieren."

Perspektivisch eröffne die Entscheidung für Microsoft Bachmann auch, Azure IoT in den Produktionshallen zu implementieren. "Es ist also alles aus einem Guss." Zwar biete auch SAP ein ähnliches Ökosystem an, aber das laufe immer über Schnittstellen zu Drittanbietern, die es zu verwalten gilt.

Mehr Zukunftssicherheit

Stichwort Perspektive: Bachmann will sich laut Burkhardt künftig stärker in Richtung eines datengetriebenen Unternehmens entwickeln. "Das heißt, Daten zu interpretieren und nutzenstiftend für unser Unternehmen und unsere Partner einsetzen zu können," so der CIO. Dafür biete Microsoft bereits einige Funktonen mit künstlicher Intelligenz, etwa im Bereich Open AI und Private GPT in Azure.

"Diese Features sind heute schon verfügbar. Wir nutzen sie zwar noch nicht, haben aber die Möglichkeit, sie genau dafür einsetzen zu können," so Burkhardt. Das biete dem Unternehme einen gewissen Grad an Zukunftssicherheit.

Zudem offeriert Microsoft laut dem IT-Chef mit AppSource Business einen Pool von rund 8.000 Anwendungen für Unternehmen. "Diese Apps können wir relativ einfach anbinden und nutzen, um Prozesse weiter zu optimieren. Aber auch D365 erhält immer mehr Funktionalität. Wir rollen beispielsweise gerade Invoice Capture in der Buchhaltung aus, um papierbasierte Rechnungen einfacher zu erkennen und auszulesen." Die Anwendung Records Management nutzt Bachmann, um Rechnungen entsprechend den rechtlichen Vorgaben revisionssicher zu archivieren.

Gleicher Aufwand

"Bezüglich der Lizensierung, der Einführung und des laufenden Betriebs sind die Aufwände und die Kosten vergleichbar, ob man S/4HANA oder D365 einführt," resümiert Burkhardt. Die Unterschiede lägen im Detail. SAP etwa sei im Finance-Bereich sehr stark. Gerade deutsche Unternehmen bekämen dort eine startklare Umgebung an die Hand.

Die eher US-fokussierte Lösung von Microsoft erfordert laut dem CIO in Sachen Finance mehr Aufmerksamkeit. So musste das Projekt-Team etwa bei Logistik und Produktionsplanung nacharbeiten.

"Dafür bietet Microsoft mehr Internationalität. Es ist einfacher, deren Lösung international anzuwenden und auszurollen," so Burkhardt. Bei SAP steche dagegen der "deutsche Blickwinkel" stärker hervor.

Kein Big Bang

Der Rollout von Microsoft Dynamics bei Bachmann ging nicht auf einmal vonstatten. "Wir haben uns für einen schrittweisen, hybriden Ansatz entscheiden. An einigen Standorten haben wir also heute noch Navision im Einsatz, während andere bereits zu D365 gewechselt sind."

2022 startete Bachmann gemeinsam mit der Nürnberger IT-Beratung Cosmo Consult als Implementierungspartner die Migration. Das Projekt wurde größtenteils agil aufgesetzt. "Das Team arbeitete hauptsächlich nach dem Scrum-Prinzip, es wurden aber auch ein paar klassische Meilensteine gesetzt," berichtet der CIO.

Im September 2022 wurde das Unternehmen Opfer einer Ransomware-Attacke. Burkhardt: "Das hat dann für ein paar Monate die Prioritäten verschoben und wir haben uns ganz auf den Wiederaufbau konzentriert."

Anfang 2023 lief das Migrationsprojekt wieder an. "Da hat das Team noch mehr Gas gegeben und konnte bereits am 1. April des Jahres den ersten Go-Live mit D365 abschließen," so der CIO. Dabei handelte es sich um eine neue Vertriebsniederlassung in der Schweiz.

Im Juli 2023 führte das Projektteam einen breit angelegten Probe-Go-Live durch. Burkhardt: "Da haben wir alles komplett einmal durchgespielt, von der Datenmigration bis zur Nutzung der neuen Funktionalitäten." Das gab dem Team Gelegenheit, Fehler zu entdecken und auszubessern.

Anfang Oktober migrierte Bachmann vier Gesellschaften von Navision auf Microsoft Dynamics. Das waren die Central Services des Hauptsitzes sowie Vertriebsgesellschaften in Deutschland, Frankreich und Großbritannien. Anschließend folgte eine sogenannte Hypercare-Phase bis Ende November. "Die Umstellung verlief fast geräuschlos und wir hatten nur einen Tag Downtime. Klar gab es danach noch ein paar Kleinigkeiten und die Lernkurve für die Nutzer geht noch weiter, aber es war mir wichtig, dass das Projekt abgeschlossen wird, damit das Team im Dezember und Januar durchatmen konnte," so Burkhardt.

Das Ziel lautet, bis Ende 2026 an allen Bachmann-Standorten Dynamics auszurollen. Im Laufe des Projektes waren insgesamt bis zu 50 Menschen an dem Projekt beteiligt. Im Schnitt kam etwa ein Drittel davon vom externen Dienstleister.

Expertise schaffen

"Am Anfang des Projekts wussten wir noch gar nicht, welche Skills wir eigentlich brauchen," berichtet Burkhardt. Dieses fehlende Know-how sei ein Risiko für den Erfolg des Projekts gewesen. Also begann die Bachmann-IT 2023, ein ERP-Team mit D365-Wissen aufzubauen.

Inzwischen umfasst das Team sechs Kolleginnen und Kollegen. "Diese Einheit soll über die Rollout-Phase hinaus bestehen bleiben und wachsen, da ich es für wichtig halte, viele Dinge intern abwickeln zu können," so der IT-Chef. Das umfasse etwa Release-, Test- und Anwendungs-Management sowie Weiterentwicklungen und Optimierungen. Zudem fungierten die Experten dort als Übersetzer für alle ERP-Themen zwischen IT und Business, da sie sowohl das System als auch die Prozesse kennen.

Bachmann will laut Burkhardt bei kommenden Feature-Rollouts nicht ständig auf fremde Hilfe angewiesen sein. Statt komplette Projekte auszulagern, soll externe Expertise zunehmend in Form von punktueller Expertenberatung genutzt werden.

Das Business abholen

Bei agilen Methoden werden die Anwender bereits von Anfang an stark in das Projekt miteinbezogen. Es gab Product Owner aus jedem Fachbereich, die von Fachexperten aus ihren Teams unterstützt wurden. Burkhardt: "Diese tauschten sich eng mit der IT aus, etwa darüber, ob Prozesse von Microsoft übernommen werden können, oder ob sie angepasst werden müssen." Scrum-Master begleiteten die Teams dabei methodisch.

Key-User, die das Wissen um ihre Prozesse mitbrachten, wurden ebenfalls früh eingebunden. "Product Owner und Key-User haben wir früh im neuen System trainiert," so der CIO. Wenn möglich, sollten die neuen Prozesse übernommen werden. Darauf folgte die Test-Phase, an der weitere Kolleginnen und Kollegen beteiligt waren.

Kurz vor dem Go-Live schulte das Team schließlich die gesamte weitere Belegschaft auf einem Test-System nach dem Train-the-Trainer-Prinzip durch die Key-User. Für den Fall, dass im Nachgang noch Fragen auftauchten, bot die IT bis Ende 2023 eine wöchentliche "Sprechstunde" an.

Widerstand gegen den Wechsel gab es laut Burkhardt wenig aus der Belegschaft. "Da die User die Probleme des alten Systems natürlich selbst bemerkt hatten, war dort auch der Wunsch da, auf eine neue Lösung zu wechseln," so der CIO. Zudem habe die Geschäftsführung die Initiative regelmäßig als wichtigstes und größtes Projekt bei Bachmann im gesamten Unternehmen forciert und unterstützt.

Lessons Learned

Ein Wermutstropfen des Projekts für Burkhardt war die relative Intransparenz der agilen Vorgehensweise: "Im Vergleich zu klassischen Entwicklungsmethoden habe ich keinen konkreten 'Earned Value' - also: wie viel Aufwand und Geld haben wir Stand heute verbraucht und wie ist der tatsächliche Fortschrittsgrad?" Diese Kennzahlen habe er nicht erfassen können.

Daher baute das Team um den CIO die Meilensteine in das Projekt ein. "So hatten wir greifbare Ziele, auf die wir hingearbeitet haben, und wir konnten vor allem erkennen, ob wir im Verzug sind."

Zudem stemmten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Projekt zusätzlich zum Tagesgeschäft. "Manchmal war es schwierig, richtig zu priorisieren, etwa zwischen Projekt-Aufgaben und Kundenanfragen. Das führte zeitweise zu Mehrbelastung im Team. Hier ist es wichtig, dass sich alle trauen, frühzeitig die Hand zu heben, damit die Situation gemeinsam gelöst werden kann."