Prinzipiell versprechen sich die Finanzinstitute vom Auslagern einzelner IT-Funktionen die gleichen Vorteile wie Firmen aus anderen Branchen: Sie wollen Personalkosten senken, vom Know-how spezialisierter Fachkräfte profitieren, auf hoch entwickelte technische Ressourcen zurückgreifen und sich verstärkt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Die meisten Finanzinstitute stehen dem Thema deshalb insgesamt positiv gegenüber: Sie wollen ihre Outsourcing-Aktivitäten weiter ausbauen. BCG rechnet damit, dass der für Outsourcing ausgegebene Anteil am gesamten IT-Budget der Banken – derzeit acht Prozent – in Zukunft weiter steigen wird.
Allerdings dürfte das Wachstum moderat ausfallen: Gerade Banken sind beim Auslagern an eine ganze Reihe gesetzlicher Vorschriften gebunden, die solche Projekte zu einer hochkomplexen Angelegenheit machen. Außerdem müssen die Institute noch an ihren Outsourcing-Strategien feilen: Die Mehrheit berichtet, dass wichtige Ziele mit bestehenden Outsourcing-Projekten nicht erreicht wurden.
Probleme mit strategischen Zielen
Besonders schwer fällt den Banken offenbar die Umsetzung der strategischen Ziele beim Auslagern. So ist es nur wenigen gelungen, durch ein Outsourcing-Projekt die IT-Kosten insgesamt variabler zu gestalten oder IT-Risiken auf den externen Dienstleister zu übertragen.
Die befragten Institute räumten auch ein, dass sich das Management einer Outsourcing-Partnerschaft deutlich schwieriger gestaltete als geschätzt. Die Kosten für einen Wechsel des externen Dienstleisters oder ein Insourcing liegen meist deutlich über den Erwartungen. Die besten Erfahrungen mit Outsourcing haben Banken aus Großbritannien gemacht. Sie verfügen in der Regel über längere Praxis und entsprechende besseres Know-how als Banken auf dem Kontinent.
Ähnlich verhält es sich bei Offshore-Projekten: Nur eine Minderheit hat es geschafft, das wichtigste Ziel von Offshoring – eine deutliche Reduzierung der Personalkosten – zu erreichen. Einspareffekte durch die deutlich niedrigeren Löhne werden durch einen bis zu 40 Prozent höheren Management-Aufwand aufgewogen. Ein weiteres Problem bei vielen Offshore-Projekten sind Bedenken und Widerstände der eigenen Belegschaft.
Gesamten Zyklus eines Outsourcing-Projekts überwachen und planen
Um erfolgreich auszulagern, empfiehlt BCG den Banken ein zielgerichtetes Vorgehen, das den gesamten Zyklus eines Projekts abdeckt: Von der Formulierung einer Strategie über das Aushandeln von Verträgen, die interne Transformation, das Vertrags- und Beziehungsmanagement bis hin zur Evaluierung und der möglicherweise anschließenden Neugestaltung der Outsourcing-Partnerschaft.
Entscheidend, so die BCG-Berater, sei die Arbeit im Vorfeld eines Vertragsabschlusses. So sollten die Institute in allen IT-Bereichen genau prüfen, was ausgelagert werden kann. Wichtig: Outsourcing löste keine internen Probleme – ausgelagert werden sollten nur IT-Prozesse, die die Banken nicht nur gut verstehen, sondern auch gut kontrollieren können.
Eine weitere Empfehlung ist die Arbeit mit Business Cases, die für einzelne IT-Prozesse erstellt werden. Dabei sollte auch berücksichtigt werden, ob interne Optimierung ohne Outsourcing nicht effizienter wäre. Die Institute sollten auch darauf achten, dass Outsourcing-Lösungen den organisatorischen und kulturellen Anforderungen im Unternehmen entsprechen. Gerade bei Offshore-Lösungen können hier Probleme entstehen.
Erfolgreiches Outsourcing kann den Instituten auch dabei helfen, mehr Ressourcen für IT-Innovationen bereitzustellen. Derzeit stecken die Banken rund drei Viertel ihrer IT-Budgets in den laufenden Unterhalt. Nur 27 Prozent geben die Institute für IT-Innovationen, beispielsweise die Anwendungsentwicklung, aus. Die BCG-Berater warnen: Institute, die zu wenig in die die Weiterentwicklung ihrer IT investieren, laufen Gefahr, ihre Marktposition dauerhaft zu schwächen.
Für die Studie wurden die 25 führenden Bankhäuser Europas interviewt.