Der Weg zu einem effizienteren Rechnungseingangs-Management führt laut IAO über die Zusammenarbeit mit Partnern von außerhalb. Moderne IT und ein höherer Grad an Automatisierung verbessern gleichzeitig die Prozess-Qualität.
Die Forscher bemängeln, dass in der öffentlichen Verwaltung häufig die Macht der Gewohnheit regiere, und das Rechnungs-Management deshalb dezentral ablaufe. Die eingeschliffenen Prozess-Ketten seien indes langwierig, aufwendig und intransparent.
Welche Effekte mittels zentraler, IT-gestützter Erfassung erzielt werden können, untersucht die Studie an zwei Beispielen: dem Bau- und Liegenschaftsbetrieb Nordrhein-Westfalen (BLB) und der Stadt Duisburg.
Beim BLB machten die Analysten ein Spar-Potenzial von 39,8 Prozent aus (1,94 Millionen Euro). In der Verwaltung der 500.000-Einwohner-Stadt Duisburg könnten nach IAO-Einschätzung 26,5 Prozent oder 252.000 Euro weniger an Kosten anfallen.
Die besten Ergebnisse lassen sich laut Studie mit einer Lösung erzielen, bei der die Rechnungen zentral beim externen Partner eintreffen. Dieser scannt nur die Kopfdaten ein, nicht die einzelnen Posten. Das gesammelte Material leitet der Partner an die Verwaltung zurück.
Weniger Fehler, mehr Transparenz
Allein in diesem Teil-Prozess könnte der BLB bis zu 87 Prozent an Kosten sparen (1,45 Millionen Euro). In Duisburg wäre es ein Viertel der Kosten (210.000 Euro).
Darüber hinaus sprechen drei qualitative Gründe für neue Lösungen. Erstens eine durch Automatisierung erheblich reduzierte Fehler-Rate. Zweitens das vollständige Erfüllen der Transparenz-Kriterien für die doppische Buchführung. Drittens die Chance, wegen des höheren Tempos Skonto-Vorteile auszunutzen.