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Unternehmen müssen sich mit neuen Regelungen zur lohnsteuerlichen Behandlung von Dienstwagen in Arbeitnehmerhand befassen. Grundlage dafür ist eine ganze Reihe von Entscheidungen des Bundesfinanzhofs (BFH) in den vergangenen Jahren, in denen sich der BFH uneinig mit den Finanzbehörden ist (Lesen Sie hier das gesamte Urteil).
Auswirkungen für Unternehmen klargestellt
Die Einzelfall-Urteile des in Steuerfragen obersten Gerichts ergaben zunächst ein schwer durchschaubares Bild mit Unschärfen über die praktischen Folgen. Das Bundesfinanzministerium hat dieses rechtliche Puzzle nun in einer Mitteilung an die obersten Finanzbehörden der Länder zusammengesetzt und stellt darin klar, wie sich die Entscheidungen für die Unternehmen auswirken.
Arbeitsweg mit Dienstwagen geldwerter Vorteil
Die Ausführungen des Ministeriums kreisen um die Lohnsteuerzuschläge, die für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit auch privat genutzten Dienstwagen erhoben werden. Neben der pauschal nach der Ein-Prozent-Regelung zu versteuernden Privatnutzung stellen die Fahrten zum Arbeitsplatz laut Einkommensteuergesetz einen separaten geldwerten Vorteil dar, der mit Zuschlägen zu versteuern ist.
BFH und Finanzbehörden uneinig
Die BFH-Urteile sorgten dabei für einige pikante Verwicklungen, weil die Finanzbehörden bisher eine abweichende Linie fahren und diese soweit wie möglich beibehalten wollen. Die Richter entschieden, dass der Zuschlag nur für die tatsächlich zwischen Wohnung und Arbeitsstätte getätigten Fahrten fällig wird – und zwar in Höhe von 0,002 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer.
BFH-Entscheidung nicht gesetzkonform
Eine vorteilhafte Entscheidung also für die Arbeitnehmer, die nach Ansicht der Finanzbehörden aber nicht im Einklang mit dem zu Grunde liegenden Gesetz steht. Der Fiskus möchte soweit wie möglich die bisherige Regelung weiter anwenden, nach der ein Zuschlag in Höhe von 0,003 Prozent des Listenpreises pauschal pro Entfernungskilometer im Monat zu entrichten ist.
Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber relevant
Faktisch führt diese Gemengelage nun dazu, dass beide Regelungen unter bestimmten Bedingungen anwendbar sind. Aus Arbeitgebersicht dürfte insbesondere der unterschiedliche Verwaltungsaufwand relevant sein: hier die vergleichsweise simple Pauschalabrechnung, da die mit einer Reihe von Dokumentationspflichten einhergehende Abrechnung der Einzelfahrten.
Zwei Verfahren - Lohnsteuerabzug oder Veranlagung
Das Ministerium skizziert die Lage nun so: Bis einschließlich 2010 vorgenommene Lohnsteuerabzüge sind nicht zu ändern, in offenen Fällen ist die BFH-Rechtsprechung grundsätzlich anwendbar. Ab 2011 gilt dies ohnehin, und zwar sowohl im Lohnsteuerabzugsverfahren als auch im Veranlagungsverfahren.
Arbeitgeber kann Methode vorgeben
Im Lohnsteuerabzugsverfahren sei der Arbeitgeber nicht zur Einzelbewertung der Fahrten verpflichtet, so das Ministerium. Es besteht also Wahlfreiheit zwischen 003-Prozent-Regelung und 002%-Regelung. In der Praxis kann ein Unternehmen seine Mitarbeiter beispielsweise an die 003%-Regelung binden, wenn ein Dienstwagen gestellt wird. Allerdings ist auf Einheitlichkeit zu achten.
Sämtliche von einem Mitarbeiter genutzten Autos müssen während eines Kalenderjahres nach einheitlicher Methode abgerechnet werden. In diesem Jahr ist ausnahmsweise einmalig eine Umstellung auf die BFH-Methode möglich. Bei der Veranlagung zur Einkommenssteuer bleibt es hingegen dem Arbeitnehmer unbenommen, auch im Kalenderjahr die Methode zu wechseln.
Belege sind aufzubewahren
Weil von Ministeriumsseite indes die 003-Prozent-Regelung bevorzugt wird, wird die Anwendung der BFH-Regelung an strikte Bedingungen geknüpft. So muss im Lohnsteuerabzugsverfahren der Arbeitnehmer für jeden Monat schriftlich festhalten, an welchen Tagen er mit dem Dienstwagen zur Arbeit gefahren ist – also mit konkreter Datumsangabe. Der Arbeitgeber muss diese Erklärungen als Belege zum Lohnkonto aufbewahren. Es geht dabei in Ordnung, wenn für den Lohnsteuerabzug die Erklärung des Vormonats verwendet wird.
Keine Ermittlungspflicht für Firmen
Der Zuschlag ist für jedes benutzte Fahrzeug eines Arbeitsnehmers gesondert zu erheben. Der Arbeitgeber unterliegt keiner Ermittlungspflicht über die Korrektheit der Angaben des Arbeitnehmers, sofern diese nicht offensichtlich falsch sind. Für jedes von einem Arbeitnehmer genutzte Fahrzeug ist eine Begrenzung auf 180 Fahrten jährlich vorzunehmen.
Im Veranlagungsverfahren gilt ebenfalls eine Dokumentationspflicht mit Datumsangabe. Der Arbeitnehmer muss zudem nachweisen, dass und in welcher Höhe der Arbeitgeber den Zuschlag ermittelt und versteuert hat. (CFOworld)