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BI soll unternehmensweit dazu dienen, Entscheidungen auf Basis tiefgehender Datenanalyse zu treffen. Das scheitert oft genug daran, dass die Tools zu schwierig zu bedienen sind. Weil es nicht einfach genug geht, verzichten viele Mitarbeiter auf die Arbeit mit BI. Dabei führt BI umso schneller und sicherer zum Erfolg, je mehr Anwender es in den Firmen gibt.
Cindi Howson, Gründerin des Softwaretest-Instituts BIScorecard, hat sich in einer Studie für das Netzwerk BeyeNetwork ausführlich mit dem Thema einer bequemen BI-Nutzung auseinandergesetzt. „Trotz der kritischen Rolle von BI-Tools wird das Instrument immer noch wenig angenommen“, schreibt sie im Fazit. „Die Tools erscheinen als schwierig in der Anwendung, mit größtenteils wenig ansprechenden Interfaces.“ Dabei komme einer übersichtlichen und einladenden Oberfläche eine wichtige Bedeutung zu, weil BI im Arbeitsablauf der Mitarbeiter mit anderen Entscheidungsalternativen konkurriere. Das heißt: Mitarbeiter hören lieber auf ihr Gefühl oder fragen schnell bei einem Kollegen nach, wenn ihnen die Datenabfrage via BI zu umständlich und mühsam erscheint.
Unternehmen sind nach Howsons Einschätzung gut beraten, bei der Auswahl von BI-Tools den Aspekt der Anwenderfreundlichkeit stark zu gewichten. Das gilt in mehrfacher Hinsicht: Eine BI-Lösung sollte einfach einzusetzen und zu verbessern sein. Es sollte einfach sein, Inhalte wie Reports und Dashboards zu kreieren. Es sollte einfach sein, diese Inhalte aufzurufen und mit ihnen zu interagieren. Anders formuliert: Die Anwendungen sollten so laufen, wie die Anwender es erwarten – mit möglichst wenig Zeitaufwand und wenigen Clicks.
Das Vorbild schlechthin ist Google. Howson befragte die Studienteilnehmer nach dem Schwierigkeitsgrad verschiedener Tools, der auf eine Skala von eins für sehr schwer bis vier für sehr einfach zu bewerten war. Ein hoher Wert ist also gut. Mit einem Durchschnitt von 3,72 lag Google ganz vorne, gefolgt von E-Mail mit 3,66. Deutlich hinter iPod, Facebook und Microsoft Excel rangieren die BI-Tools mit 2,91. Nur Transaktionssysteme sind aus Sicht der Nutzer schwieriger zu bedienen.
An der Bedeutung des Faktors Bedienkomfort lässt Howsons Studie wenig Zweifel. In Firmen, die sehr einfach zu handhabende BI-Tools im Einsatz haben, nutzen 35 Prozent der Mitarbeiter BI. In Unternehmen mit sehr komplizierten Tools sind es hingegen nur 22 Prozent.
Ständiges Nutzen macht BI-Tools nicht weniger leidig
Als wichtigsten Faktor für einen breiten und erfolgreichen BI-Einsatz sehen die Unternehmen die Datenqualität. 86 Prozent der Befragten stuften sie als sehr wichtig oder essentiell für einen Erfolg ein. Dahinter folgt aber schon die Anwenderfreundlichkeit mit 79 Prozent – noch vor der Fähigkeit eines Tools, Daten aus verschiedenen Quellen zu kombinieren, vor Personalisierung der Daten, einer anschaulichen Chart-Darstellung und einer schnellen Response-Zeit. 32 Prozent der Befragten halten den Bedienkomfort für essentiell.
Die Resultate der Studie sind darüber hinaus in mancher Hinsicht überraschend: Howson selbst erwartete vorab, dass die Nutzerfreundlichkeit vor allem für Business-User von großer Bedeutung sei. Das ist sie zwar, aber nicht weniger wichtig ist sie für die IT-Abteilung, die mit der Entwicklung des BI-Umfeldes in technischer Hinsicht zu tun hat.
Falsch ist außerdem die Annahme, dass tagtägliches und mehrstündiges Arbeiten mit den Tools alle Probleme löst. Im Gegenteil: Die Klagen der so genannten Power User sind sogar lauter als jene der Gelegenheitsnutzer, die nur selten in die BI-Analyse eintauchen. „Das bestätigt den Eindruck, dass die Anbieter den Bedienkomfort zu oft zu Gunsten zusätzlicher Features opfern“, schreibt Howson.
Insgesamt zeichnet die Studie ein höchst differenziertes Bild. Die Anwendergruppen unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht in ihren Ansprüchen an eine einfache BI. Für die Analysten in der Finanzabteilung etwa genießen Datenqualität und Kombinierbarkeit von Daten aus verschiedenen Quellen eine deutliche größere Bedeutung als die Anwenderfreundlichkeit, die für sie lediglich Priorität Nummer Fünf ist. Männer über 55 Jahren, die schon viele Jahre mit BI arbeiten, murren selten über den Schwierigkeitsgrad der Tools. Eines aber hält Howson noch pauschal fest: Auch wenn BI-Tools einfacher in der Handhabung werden, sollte nicht auf Schulungen verzichtet werden. Unabhängig vom Bedienkomfort wollen die Mitarbeiter erklärt bekommen, wie genau mit den Tools umzugehen ist.