Bosch installiert neue Rechnungserfassung

Das Bosch Communication Center, die Shared Services Organisation der Bosch Gruppe, hat eine neue Software zur Rechnungserfassung eingeführt. Das Unternehmen nutzt das System, um aus den Rechnungen von über 20.000 verschiedenen Zulieferern die Daten zu erfassen, auszulesen und weiterzuverarbeiten. Pro Jahr bearbeitet das System für Bosch über 300.000 Rechnungen, die in den verschiedensten Formaten und Sprachen vorliegen.

Die Thematik ist nicht neu für die Bosch-Gruppe. Bevor sich der Konzern für die Installation der Software "eFlow Invoice Reader" von TIS entschied, arbeitete man bereits mit einer anderen Lösung.

Was aus dem notwendig gewordenen Wechsel zu lernen ist, erklärt Daniel Meyer, Leiter Produktmanagement beim Bosch Communication Center, der beide Lösungen kennen gelernt hat. Er weist darauf hin, dass sich ein wesentliches Augenmerk auf die Erkennungs- und Verarbeitungsqualität des Systems richten sollte.

Einfache Bedienung wesentlich

Mangelt es hier, zieht dies unnötigen Aufwand und vermeidbare Kosten nach sich. Denn was die OCR-Software nicht automatisch erfassen beziehungsweise auslesen kann, wandert weiter in die manuelle Nachbearbeitung. Die Eintragungen von Hand wiederum verzögern nicht nur den Prozessablauf, sondern erhöhen auch das Fehlerpotenzial bei der Rechnungserfassung. Sie müssen daher so gering wie möglich gehalten werden.

Ein weiterer Punkt ergibt sich ebenfalls aus der Handhabung der manuellen Eingaben. "Diese sollte so einfach und benutzerfreundlich wie möglich sein", rät Meyer. Kann die Software beispielsweise bestimmte Felder nicht auslesen, sollten diese klar erkennbar auf den Bildschirmen der Mitarbeiter erscheinen und intuitiv abgearbeitet werden können. Langes Suchen durch die Maske mündet wieder nur in verlorener Zeit oder möglichen Fehleintragungen.

Wichtig, und von Bosch bei der neuen Lösung umgesetzt, ist die Sicherstellung einer hohen Datenqualität. "Wir haben diverse Plausibiliäts- und Vollständigkeitschecks integriert", berichtet Meyer. Neben der automatisierten Prüfung nach Umsatzsteuerrichtlinien führen unter anderem Plausibilitätsprüfungen der Netto-, Brutto und Steuerbeträge sowie die Bestellnummer-Erkennung zu einer höheren Güte der Daten. Bei Bosch werden dazu die eingehenden Dokumente außerdem mit Lieferantenstammdaten und offenen Bestellpositionen gematched.

Der Konzern legte außerdem Wert auf eine angemessene Auflösung der eingesannten Rechnungen. Die Dokumente werden als Bilddateien (TIF-Format) abgelegt. "Eine bestimmte Auflösung ist erforderlich, um sicherzustellen, dass das Bild von der Software optimal erkannt wird", weiß Meyer.

Vorarbeit beschleunigt Umsetzung

Was die Auswahl der Software betrifft, kann er nur so viel Klarheit wie möglich empfehlen. Das beginnt bereits mit den Begrifflichkeiten: "Jeder versteht zum Beispiel etwas anderes unter einer Erkennungsrate", betont Meyer. Für den einen bezieht sie sich auf den Anteil der vollständig ausgelesenen Dokumente, für andere auf die Wahrscheinlichkeit, bestimmte Felder vollständig auszulesen. Nicht zuletzt muss auch berücksichtigt werden, ob Rechnungen in mehreren Sprachen und Formaten eintreffen, die Software dies also bewältigen kann.

Nachdem die Ablösung der alten Lösung beschlossen war, führte das Bosch Communication Center diverse technologische Tests von Produkten verschiedener Lösungsanbieter durch. Die Entscheidung fiel schließlich für den "eFlow Invoice Reader" von TIS. Dass die neue Lösung bei Bosch bereits nach zweimonatiger Einführungszeit lief, lag dabei auch an dem Umstand, dass das Unternehmen nicht bei Null beginnen musste und klare Vorstellungen hatte. Zudem stand das weiterverarbeitende System - der SAP Rechnungseingangsmonitor - zur Verfügung.

Heute sind es rund 300.000 Rechnungen, welche das Communication Center für die Bosch-Gruppe in Deutschland ausliest und an die nachgelagerten Systeme übergibt. Die Bearbeitungszeit pro Rechnung ist gesunken, die Erfassungsgenauigkeit der Daten gestiegen. Geplant ist nun, die Nutzung von eFlow als zentralisierter Plattform auszubauen und zukünftig bis zu 800.000 Rechnungen zu verarbeiten, auch außerhalb von Deutschland in weiteren europäischen Ländern.

Die Bosch-Gruppe umfasst die Robert Bosch GmbH und ihre mehr als 300 Tochter- und Regionalgesellschaften in rund 50 Ländern. Mit Kraftfahrzeug- und Industrietechnik sowie Gebrauchsgütern und Gebäudetechnik erwirtschafteten rund 271000 Mitarbeiter im Geschäftsjahr 2007 einen Umsatz von 46,3 Milliarden Euro.

Das Bosch Communication Center bietet international Business Process Outsourcing Dienstleistungen in den Bereichen Kundenservice, Vertrieb und Administration bis hin zur Überwachung von mobilen und stationären Objekten. Die Gesellschaft arbeitet an 13 Standorten in acht Ländern in Europa, Asien und Südamerika und beschäftigt rund 3.000 Mitarbeiter.

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