Foto: Bundespolizei
Die Polizei des Bundes (vormals Bundesgrenzschutz) hat ein Projekt zur Digitalisierung ihrer Beschaffung angestoßen. Diese umfasst bei der Behörde 80 Bewirtschafter, 80 Leitwege-IDs und 80 Rechnungsempfangsstellen sowie unterschiedliche Standorte für Rechnungseingang und -bearbeitung. Die Bundespolizei kann dabei an teilweise bereits digitalisierte Abläufe anknüpfen. Unterstützung leistet der Dienstleister Mach aus Lübeck.
Ausgangspunkt war der hohe manuelle Aufwand, den die Sachbearbeiter bei der Klärung von Zuständigkeiten hatten. Deshalb hat die Bundespolizei zunächst eine automatisierte Zuordnung der richtigen Stellen eingeführt. Die Beamten nutzen jetzt Entscheidungstabellen auf Basis eines Software-gestützten Regelwerks.
Ersten Schritt zur Automatisierung gemacht
"Durch den Einsatz regelbasierter Entscheidungstabellen hat sich unser manueller Zuordnungsaufwand im E-Rechnungsprozess deutlich verringert", sagt Thomas Sawatzki, Fachadministrator bei der Bundespolizei. "Die händische Zuordnung der E-Rechnung an die weiteren Mitzeichnungsebenen fällt nun in einigen Fällen weg. Damit ist der erste Schritt zur Automatisierung gemacht - weitere werden folgen."
Die Behörde hat damit die Basis für eine Automatisierung mit der Lösung Mach live! smartDecision geschaffen. Diese setzt voraus, dass Daten und Prozesse digitalisiert sind. Die nötigen Informationen werden zum Beispiel über E-Akten oder ERP-Systeme bereitgestellt. Die Mach-Anwendung greift auf die Daten des Beschaffungs- und Rechnungsprozesses zu und erstellt auf dieser Basis maschinenlesbare Geschäftsregeln. Daraus entstehen automatisierte Laufwege-Steuerungen oder Lane-Belegungen im Rechnungs- und Beschaffungsprozess.
Der vormalige Bundesgrenzschutz (BGS) wurde Anfang Juli 2005 in Bundespolizei (BPOL) umbenannt. Für die Behörde arbeiten rund 51.000 Bedienstete, damit ist sie die größte deutsche Polizeibehörde. Ihr Hauptsitz ist Potsdam.
Bundespolizei | Prozessdigitalisierung
Branche: Öffentliche Hand/Public IT
Use Case: Manuellen Aufwand senken
Lösung: Mach live! smartDecision
Anbieter/Dienstleister: Mach, Lübeck