Foto: Zippel Media
Wenn Unternehmen sich für eine SaaS-Lösung für ihr Kernanwendungen entscheiden, geben drei Gründe den Ausschlag: Geringere Kosten, schnellere Implementation und weniger Administrationsaufwand – in dieser Reihenfolge. Bei Zippel Media sahen die Prioritäten etwas anders aus: „Ich war schon immer vom SaaS-Konzept überzeugt“, sagt Daniel Zippel, in Personalunion CAO (Chief Administration Officer) und COO (Chief Operation Officer) bei Zippel Media.
„Allerdings spielt bei Mietsoftware die Verlässlichkeit des Software-Anbieters eine noch eine größere Rolle als bei traditioneller Lizenz-Software.“ Bei der Wahl von SAP als Software-Partner hatte er keine Bedenken: „SAP ist ein Unternehmen mit zertifizierten Lösungen, Tausenden von Installationen und Support weltweit“, sagt Zippel, „für die SaaS-Lösung eines kleinen Anbieters ohne eine solche Expertise und mit nur lokaler Präsenz hätten wir uns wohl nicht entschieden.“
Zippel Media mit Sitz in Heppendorf bei Köln ist auf Werbung und Marketing, die Planung und Gestaltung von Produktinformationen sowie das Kommunikationsmanagement für Handel und Industrie spezialisiert und betreibt das Internet-Portal „Transparentcom.“ (www.transparentcom.de). Das Portal ermöglicht als zentrale Plattform den schnellen und einfachen Austausch von Medien-Informationen zwischen Handel und produzierendem Gewerbe.
„Wir sind in unserer Branche Innovationsführer und mit der Einführung des Portals hat sich unser Umsatz im letzten Jahr verfünffacht“, erzählt IT-Manager Zippel. Knapp 90 Mitarbeiter beschäftigt sein Unternehmen – Tendenz steigend. Vor dem Hintergrund des starken Wachstums und weiterer Expansionspläne stieß die vorhandene IT-Architektur an ihre Grenzen.
Die historisch gewachsene IT-Landschaft war äußerst heterogen: HR outgesourct an einen Dienstleister, die Finanzbuchhaltung bei Datev, die Auftragsabwicklung mit einer selbstentwickelten FileMaker-basierten Applikation, der Einkauf zum größten Teil auf Basis von Excel-Tabellenblättern. „Wir haben deshalb eine Software gesucht, die integriert unseren kompletten Prozessablauf unterstützt“, sagt Zippel.
Etwa vier Monate hat es gedauert, die Business By Design Lösungen zu implementieren. Dafür waren SAP-Berater im Haus, die in Zusammenarbeit mit Key-Usern aus allen Unternehmensbereichen die Prozessabläufe im ERP-System abgebildet haben. „Wir mussten praktisch keine Abstriche machen; alle unsere Arbeitsabläufe ließen sich in die Software integrieren“, blickt der COO zurück.
Wichtig war ihm dabei vor allem, dass die Software jederzeit schnell an veränderte Prozessabläufe angepasst werden kann und einfach skalierbar ist. „Wir mussten vor allem unser Wachstum auf die Straße bringen, ohne dabei von der Software ausgebremst zu werden“, formuliert COO Zippel es pointiert.
Monatspauschale statt eigene Ressourcen bereit halten
Denn als kleiner Mittelständler weiß er zu schätzen, dass der Betrieb des Systems seine eigenen IT-Ressourcen nicht belastet: kein Aufwand für Eigenbetrieb, Hosting, Administration oder Updates. Statt dessen eine pauschale Monatsgebühr pro ERP-User. Etwa 50 seiner Mitarbeiter nutzen die ERP-Mietlösung.
Die Anwendung läuft im Rechenzentrum der SAP in Walldorf. „Wir müssen uns nur noch darum kümmern, dass die Netzwerkverbindung steht – für alles andere sorgt SAP; inklusive Datensicherung und stets ausreichender Rechenleistung und Plattenplatz.“ Seine eigenen IT-Mitarbeiter können sich jetzt wieder vermehrt um die Kunden kümmern, etwa den Anschluss an das Portal Transparentcom.
Mit der kompletten Integration aller Unternehmensaufgaben in die ERP-Lösung und dem großen Funktionsumfang des Systems sind viele bisher manuelle Arbeitsschritte oder doppelte Eingaben überflüssig geworden. Mussten früher Rechnungen erneut in der Fakturierung erfasst werden, erledigt das ERP-System das jetzt automatisch aus den Auftrags- und Projektdaten.
Jetzt Übersicht in Echtzeit
Ebenso fließen alle relevanten Daten automatisch in die Lohn- und Gehaltsabrechung und Finanzbuchhaltung ein. „Vor allem aber haben wir jetzt jederzeit eine komplette Übersicht über den aktuellen Stand – in Echtzeit“, freut sich der COO.
„Basierend auf dem Berechtigungskonzept erhalten alle Mitarbeiter exakt die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen“, sagt Zippel. Management und Controlling können Berichte, Abfragen und Übersichten erstellen, die nicht nur Auskunft über Kunden, Lieferanten- und Buchhaltung zusammenführen, sondern gleichzeitig Projektstände, -budgets und Kosten einbeziehen und eine Transparenz ermöglichen, die mit der ehemaligen IT-Architektur nicht im Ansatz möglich war. „Wir kümmern uns jetzt nicht mehr um die IT, sondern wieder um unser Kerngeschäft“, resümiert COO Zippel zufrieden.