Carve-Out von Zeiss zu Airbus

Im Jahre 2012 traf die Zeiss Gruppe, ein Konzern für Medizintechnik, Brillengläser und Objektive, die strategische Entscheidung, sich von der damaligen Tochter Carl Zeiss Optronics zu trennen. So ging die Airbus DS Optronics GmbH im Oktober 2012 aus der Optronics Sparte von Zeiss. Im Übernahmevertrag mit der Airbus Group wurde eine Übergangsphase von zwei Jahren vereinbart, in denen das Unternehmen vollständig aus der Zeiss Gruppe ausgegliedert werden sollte.

Für das neu ins Leben gerufene Projektteam stellte jeder Mutterkonzern - der alte und der neue - einen Projektleiter für die IT zur Verfügung, hinzu kam Jochen Scheuerer als IT-Verantwortlicher beim Tochterunternehmen. Dabei wurden ganz klare Vorgaben definiert, wann welche Etappen und Anforderungen erreicht werden mussten. "In Sachen IT gab es aus Airbus-Sicht kein Task-in-Projekt, das heißt die IT sollte eigenverantwortlich laufen", erklärt Jochen Scheuerer, Director Information Technology, die Ausgangssituation.

Scheuerer ist bereits seit einiger Zeit im Unternehmen, kennt Strukturen und Prozesse in- und auswendig und verantwortete den IT Carve-Out. Bis zu diesem Zeitpunkt war die IT zu einhundert Prozent Bestandteil des Systems der Zeiss Gruppe.

Zwar war das SAP-System der Optronics-Division ein eigenes, aber komplett in die IT-Landschaft von Zeiss implementiert - mit allen Sicherheitsrichtlinien, Prozessen und Services, die bei einem Großkonzern zu erwarten sind. Auch im Netzwerk-Bereich gab es einen eigenen File-Server, das Mailsystem kam ebenso wie ein konzernweites Management-System von Zeiss. "Während des Verkaufs gab es das Ziel, eine eigenständige IT innerhalb einer eigenständigen GmbH zu schaffen. Natürlich war dies an Vorgaben gebunden, nämlich: Es darf nicht zu viel kosten, muss leistungsfähig sein und dem Leistungsportfolio von Zeiss entsprechen. Darüber hinaus hatten wir recht freie Hand", fasst Scheuerer die Ausgangssituation zusammen.

Erfolgreiche Startphase

Im Projektteam wurde eng zusammengearbeitet, eine detaillierte Bestandsaufnahme der bestehenden Systeme und Applikationen gemacht, Ziele definiert und ein genauer Ablauf der einzelnen Teilprojekte festgelegt. Oftmals wird jedoch in der Planung unterschätzt, wie viel Zeit bestimmte Workstreams im Projekt erfordern. Kommen noch lange Evaluierungs- und Benchmarkphasen hinzu, dann entsteht großer Druck.

Daher war die Unterstützung eines externen IT-Beratungsunternehmen mit Projekterfahrung wichtig. Denn aufgrund der Historie und der IT eines Großkonzerns wie Zeiss im Hintergrund, war das IT-Team unter Scheuerer nur bedingt projekterfahren - konnte man sich in der Vergangenheit bei komplexen Fragestellungen doch an die Kollegen im Konzern wenden.

Also macht sich Scheuerer auf die Suche nach einem geeigneten Partner. "Die cellent AG und Zeiss arbeiten seit fast zwanzig Jahren in ganz unterschiedlichen Leistungsbereichen wie SAP-Beratung, Infrastrukturlösungen und Individual-Softwareentwicklungen zusammen, die Berater unterstützen den Konzern umfassend. Daher fiel die Entscheidung zugunsten der cellent AG sehr schnell" erklärt Jochen Scheuerer.

Matthias Bernard, Director Senior Account Manager beim Stuttgarter Dienstleister cellent ergänzt: "Die sehr gute langjährige Zusammenarbeit und die gemeinsamen Erfolge haben den Zeiss Konzern davon überzeugt, dass wir schnell, flexibel und kompetent agieren können und der geeignete Partner für diesen IT Carve-Out sind."

Komplettes Active Directory aufsetzen

Im ersten Schritt setzte das Projektteam des Dienstleisters ein komplettes Active Directory auf, das es möglich macht, ein Netzwerk entsprechend der realen Struktur des Unternehmens oder seiner räumlichen Verteilung zu gliedern und neu aufzubauen. Objekte wie Benutzer, Gruppen, Computer, Dienste, Server, Drucker und Scanner und deren Eigenschaften werden hiermit einfach und übersichtlich strukturiert und verwaltet.

Bestimmte Dienste der Zeiss Gruppe sollten auch in Zukunft weiterhin nutzbar sein: "Wir mussten damit rechnen, bestehende SAP-Applikationen oder Anti-Viren-Lösungen bis zu einem festgelegten Zeitpunkt nutzen zu müssen und haben deshalb bewährte Security- und Compliance-Richtlinien berücksichtigt", erklärt Scheuerer.

Von Lotus Notes zu Outlook Exchange und SharePoint

Teil der IT-Transformation war die Lotus Notes Migration zu Exchange und Outlook an allen drei Standorten. Denn das Ziel innerhalb der zweijährigen Übergangszeit war die Einführung eines einheitlichen Mailsystems mit Outlook. Um eine einheitliche Infrastruktur zu schaffen, wurde zunächst auf Lotus Notes migriert und die in der Zeiss Gruppe bestehende Notes Infrastruktur übernommen.

Nach einer Laufzeit von einem halben Jahr wurde dann die Lotus Notes Plattform nach Outlook Exchange migriert. "Wir hatten erwartet, dass wir als Optronics an das Mailsystem von Airbus angeschlossen werden, allerdings haben wir eine eigenständige lokale Version etabliert. Für uns war es eine tolle Chance, die Exchange Umgebung selbst zu managen - zuvor wurde die Notes Umgebung bei Zeiss von einem Dienstleister betreut", so Scheuerer.

Besonderheit bei der Migration des Mailsystems war die Auslandslokation in Südafrika, denn aufgrund von rechtlichen Anforderungen sollte dort eine unabhängige Infrastruktur aufgebaut werden, die aber den gleichen Anforderungen standhalten musste. Für Südafrika wurde die Migration dementsprechend angepasst und alle Mails bis auf die letzten Monate bereits vorab migriert - am eigentlichen Tag der Umstellung folgte nur noch das Delta. Aufgrund der längeren Vorbereitungszeit konnte der Standort in Irene in nur drei Tagen migriert werden.

Aktuell treibt Jochen Scheuerer die Migration von Lotus Notes zu Microsoft Sharepoint voran, um auch hier von State-of-the-Art-Technologie zu profitieren. Nach der Pilotphase soll Sharepoint auch für Collaboration, Knowledge Management und das Intranet verwendet werden.

Somit ist es bereits während der Einführung wichtig, ein ausführliches Governance-Konzept und einen Trainingsplan für die Mitarbeiter aufzusetzen. Dabei muss sichergestellt sein, dass die SharePoint-Umgebung ausfallsicher konzipiert ist und die Datenhaltung für die Standorte in Oberkochen, Wetzlar und Südafrika getrennt ist.

Die Transformation der IT geht weiter

Momentan teilt sich das vierzehnköpfige IT-Team von Jochen Scheuerer auf zwei Hauptaufgaben auf: Ein Teil betreut das SAP-System, denn die Wertschöpfungskette im Unternehmen ist zu 80 Prozent auf SAP ausgelegt. Dabei ist fast die gesamte Suite von SAP im Einsatz und wird vom IT-Team selbst angepasst und weiterentwickelt. Die zweite Hälfte des Teams kümmert sich um die klassische IT, das Management der Windows Serverlandschaft, Exchange Server Management sowie Verschlüsselungstechniken. Zwei Mitarbeiter betreuen zudem den lokalen Help Desk, der den Mitarbeitern von Montag bis Freitag zur Verfügung steht.

Vom Airbus-Konzern bleibt man bis heute relativ unabhängig, wie Jochen Scheuerer erklärt: "Wir haben bis heute nur eine kleine Standleitung zu Airbus, über die wir ins Intranet gelangen und beispielsweise die neuesten Pressemittelungen oder Policies anschauen können, es gibt aber keine direkte IP-Integration."

An neuen IT-Projekten mangelt es nicht. Im nächsten Schritt soll SAP Hana-Technologie eingesetzt werden und im November live gehen - damit wird die Optronics Sparte aus Oberkochen die erste Division im gesamten Airbus-Konzern sein, die auf Hana-Technologie setzt. "Wir freuen uns natürlich, dass wir bislang gemeinsam mit cellent alle Projekte "in quality, in time und in budget" realisieren konnten", so Jochen Scheuerer. Denn bei vielen IT Carve-Out Projekten ist dies alles andere als selbstverständlich.

Neben den genauen Vorgaben, wann welche Teilprojekte abgeschlossen sein müssen ist es zu Beginn eines Projekts oft schwer abzuschätzen, wie groß der zeitliche Aufwand sein wird. Beispielsweise kann man zur Migration von hundert Personen in Outlook etwa drei Stunden veranschlagen. Tatsächlich werden daraus allerdings schnell drei Tage - Zeit, die an anderer Stelle fehlt und kompensiert werden muss.

Verdoppelt man die Anzahl der Jobs, die migriert werden oder begrenzt man die Migration nur auf die Mails der letzten Jahre und holt den Rest dann später nach - hier ist ein ständiges Abwägen an der Tagesordnung, um die Vorgaben zu erfüllen. "Trotz aller Herausforderungen ist es mit der cellent AG bei der Zug-um-Zug Migration von Systemen, Anwendungen, Daten und Benutzern gelungen, einen unterbrechungsfreien Geschäftsbetrieb zu gewährleisten und parallel unser IT-Team mit dem Ziel zu schulen, den späteren Betrieb und die Weiterentwicklung selbständig fortführen zu können. Das hat sich bezahlt gemacht und auch bei Airbus herumgesprochen. Wir planen schon eifrig an neuen gemeinsamen Projekten", resümiert Jochen Scheuerer.