Der Begriff des Dokuments hat sich in den vergangenen zehn Jahren mit dem Einzug elektronischer Medien massiv verändert. IDC schlägt daher folgende Definition vor: "Ein Dokument ist jede Information, die in jeder beliebigen, abrufbaren Form aufgezeichnet und gespeichert wird."
Neue Begrifflichkeiten sind das Eine, das Andere ist der Umgang damit. Die Analysten erwarten, dass das Managen von Dokumenten zunehmend komplexer wird: So wächst nicht nur die Menge an Informationen, auch staatliche Regulierungen oder Compliance-Vorgaben wie der Sarbanes Oxley Act stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen.
Datenspeicher wachsen um 60 Prozent im Jahr
Herausforderungen, denen die Verantwortlichen in den Firmenleitungen nach Ansicht von IDC nicht gewachsen sind. So gehen die Analysten davon aus, dass die Kosten für das Dokumenten-Management unterschätzt werden. Die befragten CFOs bezifferten sie auf etwa fünf bis 15 Prozent des Jahresumsatzes.
Dass sie damit zu niedrig liegen dürften, begründen die Analysten mit dem rasanten Anstieg an Daten, die Jahr für Jahr verarbeitet werden müssen. So sollen die Datenspeichervolumen bis 2008 pro Jahr im Schnitt um 60 Prozent wachsen, bei Finanzdienstleistern wie Börsen oder Investmentbanken sogar um 100 Prozent.
Viele Firmen haben deswegen nur eine ungefähre Vorstellung von den Kosten durch Dokumenten-Management, weil jeder Dokumentenprozess nur im Kontext seiner jeweiligen Abteilung betrachtet wird, so die Expertise. Dadurch fehlt es an Transparenz. Und Kosten, die sich nicht beziffern lassen, lassen sich auch nicht kontrollieren.
Die Analysten plädieren, dem allgemeinen Trend entsprechend, für möglichst viel Digitalisierung von Dokumenten und den Einsatz entsprechender Tools. Eventuell sollten die Prozesse outgesourct werden. "Durch die Integration von Buchhaltungssystemen, Data Warehouses und elektronischen wie papiergebundenen Dokumenten ergeben sich ganz neue Möglichkeiten, unternehmensweit Dienstleistungen zu erbringen, Kosten zu senken, die finanzielle Kontrolle zu straffen, Dokumente an neue gesetzliche Bestimmungen anzupassen und den eigenen Wettbewerbsvorsprung zu wahren", so die Autoren der Expertise.
Beispiel Druck-Kosten outsourcen: Wer das großvolumige Drucken von Rechnungen, Kontoauszügen, Direct Mailings und anderem auslagert, könne bis zu 20 Prozent sparen. Beispiel Digitalisierung: Hochautomatisierte Finanzdienstleister wickeln ihre Neuemissionen bereits zu 98 Prozent papierlos ab.
Als weiteres Argument für die Digitalisierung führen die Analysten die Mitarbeiterzufriedenheit an: In dem Maße, in dem die Papierberge auf dem Schreibtisch sinken, steige die Arbeitszufriedenheit. Die Experten sprechen sich dafür aus, pro Desktop mehrere Flachbildschirme bereitzustellen, damit die Angestellten mehrere Dokumente gleichzeitig ansehen können – was allerdings die versprochenen Einsparungen verringern dürfte.
Papier weckt Vertrauen, Bits und Bytes tun es nicht
Bei aller Begeisterung für das papierlose Büro räumen die Analysten denn auch ein, dass auf dem Weg dort hin noch einige Hindernisse überwunden werden müssen. Nicht zuletzt geht es dabei auch um schwer kalkulierbare subjektive Größen wie das reine Gefühl: "Das Vertrauen in die bewährte Papierform stellt ein Phänomen dar, das noch lange Zeit bestehen und schwer abzubauen sein wird." Viele Firmen gehen einen Mittelweg: Um die emotionale Bindung an das Medium Papier zu nutzen, wird es etwa bei der Korrespondenz mit Kunden verwendet, während das Dokumentenarchiv digitalisiert arbeitet.
Unterm Strich, so die Analysten, werden sich automatisierte Finanz-Reportings mit integriertem Document-Management-Workflow aber durchsetzen. Das liegt schon allein an der immer größeren Datenmenge, die analysiert und klassifiziert werden muss, und daran, dass strengere Kontrollen und größere Effizienz das Einhalten gesetzlicher Vorgaben erleichtern.
IDC hat für die Expertise "CFOs entdecken das verborgene Sparpotenzial in den Dokumentenprozessen" im Auftrag von Xerox mehrere Studien durchgeführt und zusammengefasst. Europaweit wurden insgesamt 956 Entscheider aus Unternehmen und Organisationen mit mehr als 500 Angestellten befragt. Unter den Interviewten waren 143 Chief Financial Officers.