Chaos statt Ressourcen-Planung

Sich seine Kräfte einzuteilen, um sie für die wirklich wichtigen Dinge zu verwenden oder um wenigstens ins Ziel zu kommen, ist für Unternehmen keineswegs der Normalfall. Abgearbeitet wird, was der Chef oder der Markt gerade vorgeben. Die Frage, ob man sich den langfristigen Zielen - so es die gibt - nicht schneller nähern würde, wenn man den Mitteleinsatz systematisch plante, wird ganz oft nicht gestellt.

Was ein großer Fehler ist, wie eine breit angelegte Studie jetzt herausfand. Planview, ein internationales Beratungsunternehmen mit Stammsitz in Austin, Texas, hat mehr als 600 Führungskräfte in 17 Ländern dazu befragt, ob und wie sie ihre personellen Ressourcen planen und managen.

Weniger Produktivität, weniger Krisen-Resistenz

Planung bezieht sich in diesem Fall nicht nur auf bestehende Projekte, sondern auch auf das langfristige Managen der Entwicklung neuer Produkte.

Wichtigstes Ergebnis: Unternehmen, die auf systematische Ressourcenplanung verzichten, sind weniger produktiv als andere, können Krisen schlechter bewältigen und bringen Produkte später auf den Markt.

Teilen ja, planen nein

Interessant: Viele Unternehmen sind sich darüber im Klaren, dass sie umfangreiche Ressourcen für Projekte bereitstellen, deren strategische Bedeutung unklar ist.

Grund ist, dass die Beteiligten so tief im Projekt drinstecken, dass die Frage nach dessen übergeordneter Bedeutung für das Unternehmen oder auch die Abteilung niemand mehr stellt.

Bemerkenswert ist auch, dass Ressourcen zwar häufig zwischen Projekten, Teams und Abteilungen geteilt werden, dieses Teilen aber längst nicht immer zentral gemanagt wird.

80 Prozent der Antwortenden sagten: Ja, wir teilen Ressourcen, aber nur 45 gaben an, sie nutzten dazu ein Planungstool. Die wenig überraschende Folge: Viele Fach- und Führungskräfte empfinden den Umgang mit Ressourcen - sprich die Verteilung der Mitarbeiter auf Projekte - in ihrem Unternehmen als chaotisch.

Den größten Schmerz bereitet den Unternehmen und ihren Machern - so ein weiteres Ergebnis - die Tatsache, dass ständig alle Pläne und Konzepte verändert und über den Haufen geworfen werden.

Kein Überblick, unklare Prioritäten

Zweithäufigste Stressquelle, Zitat: "Wir haben keinen Überblick darüber, welche Kapazitäten überhaupt vorhanden sind." Dritter Punkt: Die Nachfrage, also wie viele Mitarbeiter genau wofür gebraucht werden, ist ebenso unklar. Viertens: Die Setzung von Prioritäten bleibt völlig undurchschaubar.

Die Folgen dieser Probleme sind gravierend, Unternehmen fallen hinter ihre Wettbewerber zurück oder "verharren im Krisenmodus" wie die Autoren der Studie schreiben.

Firmen dagegen, die diese Probleme im Griff haben, werden als "reife Unternehmen" bezeichnet. Sie nutzen in der Regel Planungssoftware, sogenannte Project Portfolio Management Solutions. Und nicht, wie immer noch weit verbreitet, schlichte Excel-Tabellen.

Auf diesem Gebiet erfolgreiche Unternehmen haben noch andere Gemeinsamkeiten: Bei ihnen ist die Zuständigkeit für Ressourcen, will sagen die Personalplanung, klar geregelt. Sie sind auch klarer und besser als andere, wenn es darum geht, systematisch Prioritäten zu setzen. Sie erkennen schnell Flaschenhälse und Schwachstellen, steuern nach.

Firmen mit funktionierender Ressourcenplanung beschäftigen sich bei Problemen oder notwendigen Änderungen an Projekten mit szenarienbasierten Lösungen. Die Folgen besserer Planung sind mehr Produktivität, mehr Umsatz und geringere Kosten.