ChatGPT automatisiert Prozesse der Sozialstiftung Bamberg

Die Sozialstiftung Bamberg, ein führender Anbieter im Gesundheitswesen mit 5.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, verfügt über ein breites Spektrum an Einrichtungen, darunter ein Klinikum mit 1.136 Betten, mehrere medizinische Versorgungszentren (MVZs), ein Zentrum für Senioren, eine Akademie und eine Reha-Tochter. Wie in vielen Kliniken und Gesundheitsunternehmen sind personelle und finanzielle Ressourcen knapp", erklärt Holger Eichhorn, Leiter Technisches Infrastruktur Management (TIM), "was sich auch in einer Unterdimensionierung unser IT zeigt."

Entsprechend langsam und umständlich waren die IT-Prozesse vor dem Mitte 2021 angestoßenen Standardisierungsprojekt: "Das Onboarding pro neuem Mitarbeiter dauerte bis zu 15 Minuten, da klare Standards fehlten, um über 200 verschiedene Berufsgruppen effizient in unser IT-Netzwerk zu integrieren", so der IT-Leiter. "Gleichzeitig waren manuelle Meldungen aus der Personalabteilung fehleranfällig und neue Mitarbeiter konnten sich oft erst drei Monate nach Dienstbeginn anmelden."

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Auch bei den Admins sei das Leid der manuellen Account-Verwaltung spürbar gewesen. Bereits einen simplen Benutzernamen zu definieren, sei zu einem Akt der Geduld und Koordination geworden, schildert Eichhorn die Ausgangssituation - und fügt hinzu: "Dabei müssen beim Onboarding teilweise über 130 neue Mitarbeiter angelegt werden, insgesamt werden pro Jahr etwa 40.000 IT-Tickets bearbeitet und davon entfallen mehr als 10.000 auf Verwaltungsvorgänge."

Die Reise zur Standardisierung

Um zu verhindern, dass die IT in den täglichen Verwaltungsaufgaben ertrinkt, startete Eichhorn im Jahr 2020 mit der Einführung eines neuen Ticketsystems. "Wir begannen mit einem klaren Fokus: dem Eintritt eines neuen Mitarbeiters", berichtet der CIO.

Doch das war nur der Anfang. Schritt für Schritt erweiterten Eichhorn und sein Team die Bemühungen auf weitere Prozesse wie Austritt, Namensänderungen, Elternzeit und mehr. Parallel dazu identifizierten sie in Workshops zusammen mit der Personalabteilung Dienstgruppen, Abteilungen und definierten passende IT-Rollen mit einer akribischen Beschreibung dessen, was im jeweiligen Prozess genau zu geschehen hatte. Die Erkenntnisse flossen dann in das Personalverwaltungssystem und das IT-Ticketsystem ein.

"Damit entstand ein Automatismus, der bei jedem festgelegten Prozess strukturierte Daten aus der Personalabteilung an die IT lieferte", schildert Eichhorn. "Das Ticketsystem dokumentierte jede Änderung transparent und verlässlich. Es wurde zur Schaltzentrale, die nicht nur Formulare für die Mitarbeiter bereitstellte, sondern auch externe Programme starten kann, um Vorgänge zu automatisieren." Das gesamte Team war von Anfang an in die Konzeption und Umsetzung dieser Systeme eingebunden, was den Erfolg des Projekts wesentlich beeinflusste.

Die Evolution durch KI

Mit dem Weggang des internen IT-Mitarbeiters, der die erste Version des Automatismus, den AD-Automat, entwickelt hatte, geriet das Projekt allerdings etwas ins Stocken. Zwar wurde ein externer Programmierer beauftragt, aber auch kleine Fortschritte zogen sich über Monate hin.

Dann trat ChatGPT auf die Bühne. Mit Hilfe des GenAI-Tools entwickelte das TIM-Team den AD-Automat selbst weiter. Monatelange Programmierarbeit wurde so auf wenige Wochen verkürzt, ohne die Hilfe eines externen Entwicklers nutzen zu müssen.

Mit dem Ergebnis, dass die Lösung heute nicht nur Eintritte und Namensänderungen automatisiert, sondern neben Active Directory auch Exchange, Datenbanken und REST-APIs bedient. "Seine 14.800 Zeilen Code sind das Herzstück von 53 automatisierten IT-Services, die unsere Organisation zukunftsfähig gemacht haben." , erklärt Eichhorn stolz. "Dies wäre ohne die kontinuierliche Unterstützung und das herausragende Engagement meines Teams nicht möglich gewesen."

Die Integration in die Software-Anwendungen sei dabei erfreulich reibungslos verlaufen, freut sich der CIO. Sowohl die Personalabteilung als auch das IT-Ticketsystem hätten sich den Bedürfnissen angepasst. "Und dank eines engagierten Mitarbeiters aus der Personalabteilung, selbst ein IT-Enthusiast, wurden nicht nur IT-Prozesse, sondern auch andere interne Abläufe mit-standardisiert", erklärt Eichhorn. Doch damit nicht genug: "Im Rahmen der laufenden Projekte zum Krankenhauszukunftsgesetz bauen wir auf unserem Rollenkonzept auf und erweitern es projektbezogen, was die Arbeit erheblich erleichtert und zum schnelleren Projektverlauf führt."

Der Wertbeitrag des Teams

Heute profitierten neue Mitarbeiter von einem reibungslosen Start und bekämen bereits in ihrer Willkommensmappe ihre Zugangsdaten, so der CIO der Sozialstiftung Bamberg. Alle benötigten Zugriffe seien sofort verfügbar und vollständig dokumentiert. Nachträgliche Änderungen bei Bestandsmitarbeitern könnten innerhalb von Sekunden umgesetzt werden.

Auch kostenseitig kann sich das Projekt sehen lassen: Fielen für die Umsetzung durch den externen Programmierer noch zirka 20.000 Euro an, waren es mit ChatGPT dann nur noch 20 Dollar pro Monat.

Besonders stolz ist Eichhorn auf die Leistung seines Teams, das sich auf die neue Situation eingelassen und gemeinsam die Umstellung getragen hat. "Ohne die enge Zusammenarbeit und das großartige Engagement meiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wäre all dies nicht möglich gewesen. Die Auszeichnung gehört nicht mir allein, sondern dem gesamten Team."

Jury-Kommentare

"Großartig. Mit KI und begrenzten Ressourcen Mehrwert geschaffen!"

"Auch hier werden viele transformatorische Aspekte vorangetrieben, ohne dabei auch die Kernaufgabe eines insgesamt verlässlichen Service-Portfolios aus dem Auge zu verlieren."