Nur jeder zehnte IT-Chef in Deutschland weiß, was ihn E-Mails wirklich kosten. In den Niederlanden hat jeder zweite den Überblick über seine Total Cost of Ownership (TCO) in diesem Bereich. Das Bewusstsein für die Gefahren durch Spam, Viren, Hacker und Pishing ist dagegen bei deutschen CIOs ziemlich ausgeprägt. 85 Prozent sagten, Viren seien für sie ein großes Thema.
Und obwohl sie den TCO für ihre Message-Management-Systeme nicht kennen, erwarten sie weitere Kostensteigerungen. Jeder zweite glaubt, dass Compliance-Anforderungen und Mailbox-Management in den kommenden drei Jahren zu höheren Ausgaben führen werden. Unternehmen, die ihre Messaging-Infrastruktur bereits ausgelagert haben oder ein Outsourcing in Betracht ziehen, gehen jedoch von einer Verringerung ihrer Kosten aus. Dagegen erwarten Firmen, die Lösungen im eigenen Hause pflegen, eher eine Erhöhung.
Ein Anbieter reicht
Die Umfrage zeigte auch, dass die meisten CIOs mehrere Anbieter von Software und Services für ihre Messaging-Systeme in Anspruch nehmen. Fast ein Fünftel gab an, mit vier oder mehr Anbietern zusammenzuarbeiten. Deutsche CIOs machen hier jedoch eine Ausnahme: 78 Prozent arbeiten mit nur einem Anbieter zusammen.
Das Bewusstsein dafür, dass die Zusammenarbeit mit nur einem einzigen Partner dazu beitragen kann, das System-Management weniger komplex zu gestalten, ist durchaus ausgeprägt. Die meisten Befragten nannten als Vorteile dieser Strategie die vereinfachte Umsetzung von Regeln für Nutzer und Nutzergruppen, die einheitliche Schnittstelle für die Administration, geringere Kosten für Kontrollaufgaben und die beschleunigte Reaktionsfähigkeit bei Zwischenfällen.
Schlecht gerüstet für Compliance
E-Mail wird inzwischen auch für den Versand von vertraulichen Finanzdaten genutzt. Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben sind deshalb auch besondere Aufbewahrungsfristen für diese Dokumente vorgesehen. Doch mit dem schnellen Zugriff hapert es. Nicht einmal die Hälfte der befragten CIOs traute sich zu, drei Jahre alte Buchungsbelege binnen 48 Stunden wieder finden.
Das Marktforschungsunternehmen Mori führte im Auftrag von BT die Befragung zum E-Mail-Management bei 112 IT-Verantwortlichen in der Finanzindustrie in Deutschland, Frankreich, den Niederlanden, Großbritannien und USA durch.