Collaboration ohne Microsoft

Bayer migriert auf Windows 7 und Microsoft Outlook beziehungsweise Exchange. Im Zuge dessen musste das Management festlegen, welches Werkzeug die Mitarbeiter künftig für die Zusammenarbeit nutzen sollen. Nach einigem Hin und Her entschieden sich die vier IT-Verantwortlichen des Konzerns für jene Lösung, die Bayer MaterialScience bereits konzernweit und Bayer HealthCare in Teilbereichen einsetzen: "Connections" von IBM. Neben BMS-CIO Kurt De Ruwe tragen diesen Beschluss Matthias Moritz, CIO von Bayer Healthcare, Markus Hartmann, CIO von Bayer CropScience, sowie Daniel Hartert, Bayer-CIO und Geschäftsführer von Bayer Business Service (BBS).

Ausschlaggebend war die Einfachheit der Software. "Wir haben uns bei der Auswahl auf die Perspektive des Endanwenders konzentriert", erklärt De Ruwe. Bayer MaterialScience (BMS) setzt die Lösung bereits seit gut zwei Jahren ein, und das mit wachsendem Erfolg. Die Zahl der Mitarbeiter, die sich weltweit damit vernetzen, ihr Profil einstellen, Wissen teilen oder Probleme diskutieren, steigt kontinuierlich. Sie liegt heute bei rund 8000. Auch gründen die BMS-Mitarbeiter immer mehr themenbezogene Gruppen - offene und geschlossene gleichermaßen.

Erst mal ohne Schulungen

Damit hat sich bestätigt, was De Ruwe seinerzeit vermutete: Was simpel zu bedienen ist, wird auch genutzt. Ganz bewusst hatte er damals auf spezielle Trainings verzichtet. Zwei Pilotabteilungen - die IT sowie Forschung und Entwicklung - erhielten den Zugang zu der Software. Fertig. Wer Fragen hatte, konnte fragen, wer ausprobieren wollte, konnte ausprobieren, und wer skeptisch war, konnte abwarten. Erst heute, nachdem sich die Nutzung verbreitet hat, gibt es gezielte Schulungen zum richtigen Umgang mit der Lösung.

"Die Technik trägt nicht den größten Anteil an dem Erfolg des Tools", sagt De Ruwe. "Aber sie ist wichtig." Mindestens genauso wichtig ist jedoch, die Einstellung der Kollegen zu berücksichtigen - zu ändern. "Wir wollen auf Dauer eine Umgebung schaffen, in der die Mitarbeiter ihr Wissen leicht austauschen können und wollen", so der CIO. Natürlich, das ideale Umfeld für Kommunikation sei nach wie vor das persönliche Gespräch - die meisten Informationen fließen wahrscheinlich in der Kantine oder Kaffeeküche. "Aber die Leute aus Pittsburgh und Hongkong werden sich nun mal nie an der Kaffeemaschine begegnen."

Mit der Einführung des Collaboration-Tools im gesamten Konzern beschränkt sich die Übertragung und Vermittlung bald nicht mehr nur auf einzelne Tochtergesellschaften. Einmal installiert, unterstützt die Software dann den Dialog über die Grenzen der Geschäftsbereiche hinweg. Insgesamt beschäftigt Bayer weltweit über 110.000 Mitarbeiter - einem Großteil wird das System ab Beginn nächsten Jahres zur Verfügung stehen. "Wenn einer der BMS-Kollegen eine Frage hat, wird er sie in Zukunft auch an Leute von Bayer HealthCare oder CropScience stellen können", sagt De Ruwe. Probleme können so schneller gelöst und Innovationen effizienter entwickelt werden. "Damit liefern wir einen echten Mehrwert für das gesamte Unternehmen."